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I medici che si avventurano in uno studio privato spesso trovano l’idea dell’assicurazione di fatturazione molto intimidatoria, poiché spesso si presume che sia un processo molto complicato. E ‘mia intenzione di prendere un po’ del mistero fuori del processo in modo che troverete crescente comfort con e la comprensione di tutti gli aspetti della fatturazione di assicurazione. Seguire questi sei passaggi per raggiungere il successo nel processo di presentazione dei reclami.

Fase 1: Preparare per Credentialing

Credentialing è un processo che le compagnie di assicurazione utilizzano per garantire che si sono qualificati per servire sul loro pannello. Le compagnie di assicurazione spesso elencano i loro fornitori di credenziali sui loro siti Web e i loro clienti utilizzano spesso il sito Web della compagnia assicurativa per trovare fornitori che accettano la loro assicurazione nella zona locale.
Se non sei accreditato come fornitore presso la compagnia assicurativa, potresti avere la possibilità di fatturare la società come fornitore fuori rete, ma non c’è alcuna garanzia che il tuo reclamo venga accettato. In realtà dipende dalla politica del paziente se pagano per il provider out-of-network. La maggior parte delle compagnie di assicurazione governative come Medicare, Medicaid e Tricare non pagherà alcun fornitore di rete.
Considera di chiedere a un terapeuta esperto in uno studio privato di guidarti mentre segui questo processo. La loro saggezza circa le compagnie di assicurazione locali può essere estremamente prezioso. Ci sono anche consulenti che forniranno buoni consigli e raccomandazioni per voi in cambio di una tassa di consulenza o di coaching.

• Considera di ottenere un numero di identificazione fiscale separato / configurarti come azienda. I. E. John Doe, Ph. D. LLC. Utilizzare questo numero per credenziali con l’assicurazione e ottenere l’assicurazione malpractice.
• Ottenere l’assicurazione negligenza.
• Ottieni un numero NPI.
• Essere concesso in licenza nello stato in cui si forniscono servizi.
• Conosci il tuo codice di tassonomia se hai intenzione di essere un fornitore di Medicaid o Medicare.
• Crea un profilo con CAQH.org Molte compagnie di assicurazione utilizzano questa società come database di credenziali. Tienilo aggiornato almeno ogni sei mesi, ed essere sicuri e aggiornarlo non appena la licenza o l’assicurazione malpractice viene rinnovata per l’anno.
• Hai già una sede pratica? Credentialing include il tuo indirizzo di pratica.

Passo 2: Credentialing con l’assicurazione

Se fate qualche ricerca, ci possono essere alcune aziende/individui là fuori che farà tutto il vostro legwork credentialing a pagamento. A seconda della quantità di tempo che dovete spendere per credentialing, può avere senso economico avere qualcun altro fare il lavoro di ufficio, mentre si fanno i soldi trattare i vostri clienti.
Se in precedenza lavoravi per una clinica più grande, potresti pensare di essere già un fornitore di pannelli con una compagnia assicurativa, ma in molti casi, probabilmente lavoravi sotto il contratto del tuo vecchio datore di lavoro con la compagnia assicurativa. NON DARE PER SCONTATO! Se non si dispone di un contratto dalla compagnia di assicurazione con il tuo nome su di esso, probabilmente non sono credentialed, e reclami saranno negati.
Essere consapevoli del fatto che il processo di credentialing può richiedere mesi, a seconda della compagnia di assicurazione, e che molte compagnie di assicurazione potrebbero non accettare nuovi fornitori sui loro pannelli. Anche altri possono richiedere almeno tre anni di licenza prima di consentire di essere sul loro pannello. Inoltre, le compagnie di assicurazione potrebbero non accettare nuovi fornitori sui pannelli nella tua zona. Se questo è il caso, continuare ad applicare ogni sei mesi a un anno nel caso in cui si aprono disponibilità.

• Contattare il servizio relazioni fornitori delle compagnie di assicurazione e richiedere una richiesta di credenziali. Sapere se si sta credentialing come un gruppo o come un singolo fornitore.
• Assicurati che tutte le sedi di pratica siano accreditate.
• Rivedere il contratto prima di firmarlo. Essere consapevoli dei loro requisiti di documentazione, requisiti di presentazione dei reclami (molti richiedono la presentazione di reclami elettronici), processo di appello per reclami negati, programma di pagamento, codici CPT rimborsabili per la licenza/specialità, codici di diagnosi che ti verranno rimborsati, codici modificatori, se presenti, e quanto tempo hai da una data di servizio per presentare un reclamo alla compagnia assicurativa.
• Conserva una copia del contratto su file e aggiungi eventuali addendum del contratto a quel file.
• Accesso: Dopo aver ricevuto le credenziali, ti sarà consentito l’accesso alla parte del fornitore del sito Web dell’assicurazione. Creare un nome utente e log-in per i siti web delle compagnie di assicurazione, e imparare il modo per aggirare. I loro siti Web sono utili per visualizzare le informazioni sulla politica del cliente, guardare i reclami già pagati, i reclami in cue e il processo per i ricorsi.
• Registrare i numeri di telefono della compagnia di assicurazione per le relazioni con i fornitori, il reparto sinistri e le pre-autorizzazioni del servizio. Crea un file master con tutte queste informazioni disponibili a portata di mano, insieme ai tuoi nomi utente e password. Conservalo in un luogo sicuro, poiché il tuo login accederà ai pagamenti dei sinistri passati che includeranno i tuoi numeri proprietari e la diagnosi a cui nessun altro ha bisogno di accedere.

Passo 3: Avere un sistema di gestione pratica in atto

• Consideratherapyappointment per gestire la pianificazione, i record, il deposito di reclamo di assicurazione, la fatturazione dei pazienti, la segnalazione dei redditi, i promemoria dei pazienti, le statistiche di pratica, i dati demografici dei pazienti e le biografie dei pazienti. Crea un ufficio praticamente senza carta.
• Richiedi EPS (servizio di pagamento elettronico) ed ERA (consulenza sulle rimesse elettroniche) tramite la tua compagnia assicurativa.Se sei già impostato con TherapyAppointment, puoi impostare i tuoi EOBS per scaricarli automaticamente nel nostro sistema e postarli automaticamente sull’account del paziente a un grande risparmio di tempo per qualsiasi pratica!

Passo 4: Conoscere il piano assicurativo del cliente

Alcune compagnie di assicurazione possono delegare la gestione di alcuni dei loro piani o di alcuni servizi all’interno dei piani (come la salute comportamentale) ad altre società. La mancata realizzazione di questo potrebbe comportare un reclamo presentato alla società sbagliata o non essere accreditata dalla società che gestisce i benefici per la salute mentale, che si tradurrà in un rifiuto di reclamo o pagamento ritardato.
Non date per scontato che il vostro paziente è un esperto sulla propria polizza assicurativa. In realtà, assumere il contrario. Il vostro paziente conta su di voi per essere l’esperto!

• Chiedi al paziente di fornirti il nome della compagnia assicurativa, il numero ID e il numero del gruppo per telefono o con altri mezzi in modo da poter verificare la loro assicurazione. Se usi la terapiaappuntamento, hai la possibilità per il paziente di inserire queste informazioni nei tuoi dati automaticamente attraverso il nostro portale online, riducendo il tempo al telefono e semplificando la fatturazione assicurativa.
• Chiamare la compagnia di assicurazione o accedere al sito web di assicurazione per vedere se il paziente ha un piano di assicurazione attiva e per verificare è servizi di salute mentale si prevede di fornire sono coperti dal loro piano.
• Rivedere i copays/coassicurazione che è responsabilità del paziente di pagare ad ogni sessione. Sapere se c’è una franchigia ancora da soddisfare dal paziente per i servizi. Se il paziente ha una franchigia in vigore per il vostro tipo di servizi, il paziente dovrà pagare la tariffa contrattuale per i vostri servizi fino a quando la loro franchigia è stata soddisfatta. TherapyAppointment ti ricorda qual è l’importo copay del cliente ogni volta che fornisci i servizi al cliente.
• Verifica che il piano assicurativo del paziente copra il trattamento che stai fornendo (ad esempio la terapia coniugale spesso non è coperta da piani assicurativi, ma può essere coperta da programmi di assistenza dei dipendenti). TherapyAppointment fornisce una sezione speciale memo per ogni paziente al fine di mantenere tutte le note su assicurazione e rinvii che avete bisogno.
• Ottenere una pre-autorizzazione o una pre-certificazione per le procedure che lo richiedono prima della prestazione dei servizi. I test psicologici richiedono quasi sempre una preautorizzazione da parte della compagnia assicurativa. Alcune compagnie di assicurazione possono consentire di chiedere pre-autorizzazioni attraverso il loro sito web; altri richiedono di chiamarli per ottenere l’autorizzazione. Registrare le date di inizio e fine dell’autorizzazione, i codici CPT coperti dall’autorizzazione e il numero di sessioni autorizzate. È anche utile prendere nota di chi hai parlato con l’azienda insieme al numero di telefono nel caso in cui sia necessario chiamare di nuovo o avere reclami negati. TherapyAppointment ti offre l’opportunità di tenere traccia di tutti questi dati. Vi informiamo quando la sessione pre-certificata si sta esaurendo o timing out. Inseriamo automaticamente il numero di autorizzazione su ogni richiesta di fatturazione assicurativa.
• Chiedere alla compagnia di assicurazione se l’assicurazione del paziente richiede il rinvio di un medico. Vale la pena scoprirlo! TherapyAppointment fornisce i mezzi per presentare reclami con il numero NPI del medico di riferimento in modo da ottenere il rimborso.
• Determina se questo paziente ha un piano assicurativo fuori dallo stato. Anche se la società è uno che si sono credentialed con, si potrebbe scoprire che il tasso di rimborso è diverso; potrebbe essere necessario previa autorizzazione; o forse, potrebbe essere richiesto di firmare un contratto single-case con la società out-of-stato. E ‘ abbastanza comune per out-of-stato prevede di prendere più tempo del solito per pagare quando accettano il vostro reclamo.
• Conferma dove devono essere inviate le richieste. O trovare il numero ID elettronico e l’indirizzo postale reclami in modo da poter garantire la richiesta è presentata correttamente.

Fase 5: Prima visita del paziente

• Effettuare una copia della carta di assicurazione e del numero di patente di guida. Tienilo in archivio.
• Chiedi loro di firmare una dichiarazione che ti dà la loro “firma del file” in modo che tu possa presentare reclami di assicurazione. TherapyAppointment ti consente di caricare una scheda e documenti scansionati nel file del paziente e tenerli registrati in modo da poter essere un ufficio praticamente senza carta!
• Documentare la visita in base alle esigenze della compagnia di assicurazione, HIPAA, e il vostro stato licensing board. Seguire sempre le regole dell’entità che ha i requisiti più rigorosi. TherapyAppointment ti consente di documentare e fatturare l’assicurazione in un semplice passaggio con diversi stili di documentazione disponibili per soddisfare le tue linee guida particolari.
• Presentare la richiesta di assicurazione lo stesso giorno, se possibile, al fine di scoprire più rapidamente se i benefici differiscono da quelli citati a voi dal sito web della compagnia di assicurazione. Hai migliori opportunità di raccogliere da pazienti che sono attuali e che ti vedono attivamente per il trattamento. L’invio di reclami elettronici alle compagnie di assicurazione ogni giorno attraverso TherapyAppointment assicura che il reclamo venga elaborato il più rapidamente possibile dalla compagnia di assicurazione.

Passaggio 6: Ad ogni visita

• Conferma la compagnia assicurativa del paziente e il piano non è cambiato. Se un cliente cambia lavoro, essere consapevoli del fatto che essi non possono più avere un’assicurazione attiva. L’inizio di un nuovo anno civile spesso significa diversi numeri di assicurazione, franchigie diverse, e copays diversi rispetto all’anno precedente. Pianifica a gennaio di essere impegnato con questo processo di verifica!
• Assicurarsi che il cliente paghi i copays o l’intera tassa di sessione contrattuale assicurativa se ha ancora una franchigia.
• Documentare il codice di procedura (CPT) codice da fatturare per l’assicurazione.
• Documenta la sessione secondo le tue linee guida assicurative, le linee guida di licensure e le linee guida HIPAA, utilizzando le regole più restrittive come requisiti minimi.
• Rivedere i pagamenti passati del cliente e qualsiasi importo dovuto / negato dall’assicurazione. TherapyAppointment informa automaticamente quando un reclamo viene negato o non pagato in modo tempestivo quando si accede per visualizzare il file del cliente.