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Non è un segreto che i responsabili di ufficio sono la spina dorsale di qualsiasi ufficio ad alto funzionamento. Molte aziende dipendono dai loro responsabili dell’ufficio per preservare una buona qualità della vita e della produttività. Perché il lavoro richiede pazienza, abilità di ufficio, capacità di leadership, e un talento per lavorare sotto pressione, a volte un grande office manager può essere difficile da trovare.

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Prendere Debra Leonard-Portico per esempio. Debra è stato un professionista amministrativo per quasi 40 anni ed è attualmente il responsabile dell’ufficio di Incapital Holdings a Chicago. Debra sa che il primo passo per diventare un grande office manager è prendere sul serio te stesso e la tua posizione:

“La mia filosofia è sempre stata: ‘Faccio domanda per il mio lavoro ogni giorno’. Vengo a fare domanda per il mio lavoro perché potrebbe facilmente andare a qualcun altro. Possono avere qualcuno più giovane. Possono ottenere qualcuno più economico. Possono avere qualcuno con un’istruzione migliore, ma non troveranno mai nessuno che lavorerà duramente come me.”

Continua a leggere per la nostra guida alle competenze office manager, formazione, e suggerimenti, e ti unirai i grandi office manager come Debra in pochissimo tempo.

Che cos’è un Office Manager?

Quando parliamo di responsabili di ufficio, stiamo davvero parlando di ciò che rende un ufficio efficiente. I responsabili dell’ufficio hanno una varietà di responsabilità a seconda delle esigenze della loro azienda, ma tutti i responsabili dell’ufficio sono responsabili della pianificazione, del coordinamento e del controllo delle attività dell’ufficio, oltre ad essere consapevoli del controllo governativo, delle leggi sul lavoro e della soddisfazione dei dipendenti.

A seconda del campo, ci può essere una varietà di lavori di gestione dell’ufficio, tuttavia, i compiti di base di questi manager sono abbastanza simili. Oltre a supervisionare il buon funzionamento dell’amministrazione di un’azienda, assicurandosi che siano fornite le forniture necessarie e che le apparecchiature per ufficio funzionino, i responsabili dell’ufficio possono talvolta anche assumere, licenziare, formare e promuovere i dipendenti.

Office Manager Skills

In qualità di office manager, sarai responsabile di processi, procedure, documentazione, comunicazione, supervisione, formazione e amministrazione. Se questo suona come un sacco di responsabilità, che è perché lo è. Al fine di assicurarsi che l’ufficio funziona al meglio, è necessario essere esperti in queste competenze di gestione dell’ufficio.

Capacità di pianificazione

La pianificazione dovrebbe venire naturalmente per i responsabili di ufficio. Le vostre responsabilità di pianificazione variano da pianificazione riunioni di ufficio a delegare le responsabilità. Dalla pianificazione delle operazioni di business a lungo termine per l’esecuzione di attività quotidiane in modo efficiente, pianificazione organizzata è un’abilità chiave qualsiasi grande office manager dovrebbe avere.

Competenze amministrative

Per un responsabile di ufficio, le competenze amministrative dovrebbero venire come una seconda natura. Prima di salire alla tua posizione di responsabile dell’ufficio c’è una buona probabilità che avrai ricoperto altre posizioni amministrative. In queste posizioni, avresti coltivato una linea di base di competenze amministrative che si svilupperanno solo man mano che ti adeguerai al tuo nuovo ruolo di responsabile dell’ufficio. Sarai responsabile di varie attività amministrative nell’organizzazione, sostenendo e coltivando la cultura aziendale e altre responsabilità del personale come valutare le prestazioni dei dipendenti.

Capacità analitiche

Sviluppare le tue capacità analitiche a qualsiasi livello di occupazione è una buona idea. Come responsabile dell’ufficio, avrai bisogno di queste competenze per essere in grado di identificare le inefficienze e suggerire soluzioni per contribuire al successo della tua azienda.

Competenze informatiche

Un set di competenze informatiche forte e pratico non è solo l’ideale, ma necessario per un responsabile dell’ufficio. Dovresti avere un livello di abilità abbastanza alto per essere comodo, preciso ed efficiente con le operazioni quotidiane del computer necessarie, come l’immissione di dati, la creazione di fogli e le presentazioni di formattazione. Probabilmente utilizzerai il software per le note spese, la gestione delle strutture e le videoconferenze e la comunicazione quotidiana.

Corsi di formazione Office Manager

Mentre sali sulla scala della tua azienda ci saranno sempre nuove abilità da imparare, specialmente quando si tratta di gestione dell’ufficio. Fortunatamente, non è necessario essere iscritti a un programma di laurea a tempo pieno per ottenere una formazione di gestione dell’ufficio. C’è una gamma di corsi online e di persona a disposizione di chiunque sia interessato a stimolare la loro carriera manageriale ufficio. Se stai cercando di affinare un’abilità specifica o sviluppare ulteriormente il tuo set completo di abilità d’ufficio, c’è un corso giusto per te. Continua a leggere dalla nostra selezione selezionata a mano per trovare il corso perfetto per le vostre esigenze di gestione dell’ufficio.

Certificazione di Gestione e Strategia di Istituto – Certified Business Office Manager (CBOM)™

Migliore per la gestione dell’ufficio principianti che vogliono imparare il basic ins e outs del campo prima di applicare per la loro prima posizione di gestione, attraverso il completamento di questo corso online, imparerete il quadro delle competenze e dei processi necessari per eseguire in modo efficiente qualsiasi ufficio moderno.

SkillPath On-Demand Training – Intelligenza emotiva

Ideale per i responsabili di ufficio che lavorano in campi ad alto stress, SkillPath lezioni online si concentrano sull’insegnamento di intelligenza emotiva. Attraverso il loro formato facile da usare e facile da imparare imparerai come capire, regolare e sfruttare le emozioni in qualsiasi situazione d’ufficio.

Dale Carnegie Training – Ottenere risultati senza autorità

Utile per i responsabili di ufficio che cercano di infondere grandi cambiamenti aziendali e strategie nella loro società, attraverso webinar settimanali imparerete come trascendere potenzialmente soffocante politica ufficio al fine di ottenere il rispetto e costruire la fiducia tra le posizioni nella vostra organizzazione.

5 Office Management Tips

Come responsabile dell’ufficio, dovrai essere diligente nel tuo lavoro e responsabile dell’output del resto dell’ufficio. Anche i manager d’ufficio stagionati possono crescere stressati nei giorni in cui sembra che ci siano scrupoli dei dipendenti e preoccupazioni esecutive.

Adottando alcune nuove tecniche, scoprirai che quei giorni travolgenti diventeranno meno frequenti e più gestibili. Quando si utilizza il nostro top 5 consigli di gestione dell’ufficio, rimarrai in cima al vostro lavoro e in vista del gioco.

Stabilire obiettivi per la tua squadra

Quando si stabiliscono obiettivi chiari ufficio, si sta davvero creando un senso di scopo per i dipendenti. Con la creazione di obiettivi di squadra, o anche branch obiettivi ampi, si sta ringiovanendo lo scopo per la vostra azienda per mantenere i lavoratori motivati.

Crea obiettivi realizzabili che ispirano i membri del team ad essere ambiziosi con il loro lavoro. Quando una squadra viene soddisfatta personalmente realizzando i propri obiettivi, l’intera forza lavoro sarà più produttiva e motivata in cambio. Inoltre, non fa male che sarai in grado di monitorare i progressi di ogni squadra in modo più efficiente quando c’è un obiettivo chiaro verso il quale si sta lavorando.

La comunicazione è la chiave

Come responsabile di ufficio, le vostre abilità di comunicazione sono il fine-tutto-essere-tutto del vostro successo poichè siete tipicamente il primo punto di contatto per i clienti che entrano nell’ufficio. Non solo comunicherai regolarmente con i clienti, ma con i tuoi dipendenti quando delegherai il loro lavoro all’interno dell’organizzazione sia verbalmente che per iscritto.

Questa comunicazione deve essere efficiente e professionale per garantire che i messaggi vengano consegnati e ricevuti come previsto, ma anche amichevole per mantenere i rapporti con i clienti e i dipendenti.

Capacità di gestione del tempo

Le competenze nella gestione del tempo sono una parte essenziale di qualsiasi lavoro di gestione dell’ufficio in quanto è tuo dovere utilizzare ogni minuto del tuo ruolo al massimo potenziale. Gestione del tempo e capacità di organizzazione sono necessari per essere sicuri che siete a disposizione per allocare correttamente ogni attività nei tempi previsti con il resto delle linee temporali dell’ufficio.

Essere un pensatore innovativo

Essere un pensatore innovativo è il primo passo verso l’essere un efficace responsabile dell’ufficio perché la risoluzione dei problemi è una delle tue principali responsabilità. Come un responsabile di ufficio, sarete di fronte a situazioni sconosciute che possono in un primo momento sembrano essere fuori dal vostro controllo, così come le nuove sfide è necessario superare. Potrebbe essere il tuo primo istinto a ricorrere a essere frustrato da queste sfide, ma invece, dovrai sviluppare l’abilità di avvicinarli innatamente con un pensiero innovativo.

Ecco un consiglio per iniziare: circondati di pensatori innovativi e impara da loro attraverso l’osservazione. È importante esporsi a nuovi modi di pensare e metodi creativi di successo.

Continua la tua formazione e lo sviluppo professionale

I migliori responsabili di ufficio non smettono mai di imparare. Avrai bisogno di espandere continuamente le tue conoscenze per rimanere al passo con la tecnologia in evoluzione e sviluppare nuove tattiche manageriali.

Quando si effettua lo sviluppo professionale una parte regolare del vostro piano di carriera strategica mensile potrai rimanere davanti alla concorrenza, e contribuire a mantenere la vostra azienda davanti alla curva pure. Che si tratti di iscriversi alle lezioni del fine settimana o di seguire corsi webinar online settimanali, continua a imparare: fa parte della tua responsabilità come responsabile dell’ufficio.

Diventare un vero e proprio grande office manager è di circa intenzione-i vostri colleghi lo noteranno, i vostri dirigenti lo apprezzeranno, e sarete successo a causa di esso. Alla ricerca di più? Controlla la nostra guida alla gestione dell’ufficio.

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