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Les cliniciens qui s’aventurent dans la pratique privée trouvent souvent l’idée de facturer une assurance très intimidante, car on suppose souvent qu’il s’agit d’un processus très compliqué. J’ai l’intention de lever une partie du mystère du processus afin que vous trouviez un confort et une compréhension accrus de tous les aspects de la facturation des assurances. Suivez ces six étapes pour réussir le processus de soumission des demandes.

Étape 1: Préparation à l’accréditation

L’accréditation est un processus que les compagnies d’assurance utilisent pour s’assurer que vous êtes qualifié pour siéger à leur panel. Les compagnies d’assurance listent souvent leurs fournisseurs accrédités sur leurs sites Web, et leurs clients utilisent souvent le site Web de la compagnie d’assurance afin de trouver des fournisseurs qui acceptent leur assurance dans la région.
Si vous n’êtes pas accrédité en tant que fournisseur auprès de la compagnie d’assurance, vous pouvez avoir la possibilité de facturer la compagnie en tant que fournisseur hors réseau, mais il n’y a aucune garantie que votre réclamation soit acceptée. Cela dépend en fait de la politique du patient s’il paie pour un fournisseur hors réseau. La plupart des compagnies d’assurance gouvernementales telles que Medicare, Medicaid et Tricare ne paieront aucun fournisseur de réseau hors réseau.
Envisagez de demander à un thérapeute chevronné en pratique privée de vous encadrer tout au long de ce processus. Leur sagesse sur les compagnies d’assurance locales peut être extrêmement précieuse. Il y a aussi des consultants qui vous fourniront des conseils et des recommandations judicieux en échange de frais de consultation ou de coaching.

• Envisagez d’obtenir un numéro d’identification fiscale distinct / de vous établir en tant qu’entreprise. C’est-À-dire John Doe, Ph.D. LLC. Utilisez ce numéro pour obtenir une attestation d’assurance et obtenir une assurance pour faute professionnelle.
• Obtenir une assurance pour faute professionnelle.
• Obtenez un numéro NPI.
• Être autorisé dans l’État où vous fournissez des services.
• Connaissez votre code de taxonomie si vous allez être un fournisseur Medicaid ou Medicare.
• Créer un profil avec CAQH.org De nombreuses compagnies d’assurance utilisent cette société comme base de données d’accréditation. Gardez-le à jour au moins tous les six mois, et assurez-vous de le mettre à jour dès que votre licence ou votre assurance contre les fautes professionnelles est renouvelée pour l’année.
• Avez-vous déjà un lieu de pratique en place? L’accréditation inclut l’adresse de votre cabinet.

Étape 2: Accréditation avec assurance

Si vous effectuez des recherches, il peut y avoir des entreprises / individus qui feront tous vos travaux d’accréditation moyennant des frais. Selon le temps que vous devez consacrer à l’accréditation, il peut être économiquement judicieux de demander à quelqu’un d’autre de faire la paperasse pendant que vous gagnez de l’argent en traitant vos clients.
Si vous travailliez auparavant pour une plus grande clinique, vous pourriez penser que vous êtes déjà un fournisseur de panneaux avec une compagnie d’assurance, mais dans de nombreux cas, vous travailliez probablement en vertu du contrat de votre ancien employeur avec la compagnie d’assurance. NE PRÉSUMEZ PAS! Si vous n’avez pas de contrat de la compagnie d’assurance avec votre nom dessus, vous n’êtes probablement pas accrédité et les réclamations seront refusées.
Sachez que le processus d’accréditation peut prendre des mois, selon la compagnie d’assurance, et que de nombreuses compagnies d’assurance n’acceptent peut-être pas de nouveaux fournisseurs sur leurs panels. Même d’autres peuvent avoir besoin d’au moins trois ans d’autorisation avant de vous permettre de faire partie de leur panel. En outre, les compagnies d’assurance peuvent ne pas accepter de nouveaux fournisseurs sur des panneaux dans votre région. Si tel est le cas, continuez à appliquer tous les six mois à un an au cas où ils ouvriraient la disponibilité.

• Contactez le service des relations avec les fournisseurs des compagnies d’assurance et demandez une demande d’accréditation. Sachez si vous êtes accrédité en tant que groupe ou en tant que fournisseur individuel.
• Assurez-vous que tous vos emplacements de pratique sont accrédités.
• Examinez le contrat avant de le signer. Soyez au courant de leurs exigences en matière de documentation, des exigences en matière de soumission des demandes de règlement (beaucoup exigent la soumission électronique des demandes de règlement), du processus d’appel pour les demandes refusées, du barème des frais, des codes CPT remboursables pour votre licence / spécialité, des codes de diagnostic pour lesquels vous serez remboursé, des codes de modification, le cas échéant, et du temps dont vous disposez à partir d’une date de service pour soumettre une demande de règlement à la compagnie d’assurance.
• Conservez une copie du contrat au dossier et ajoutez tout complément de contrat à ce dossier.
• Accès: Après avoir obtenu votre accréditation, vous aurez accès à la partie fournisseur du site Web de l’assurance. Créez un nom d’utilisateur et connectez-vous pour les sites Web des compagnies d’assurance, et apprenez votre chemin. Leurs sites Web sont pratiques pour consulter les informations sur les polices des clients, consulter les réclamations déjà payées, les réclamations en attente et le processus d’appel.
• Enregistrez les numéros de téléphone de la compagnie d’assurance pour les relations avec les fournisseurs, le service des réclamations et les préautorisations de service. Créez un fichier maître avec toutes ces informations à portée de main, ainsi que vos noms d’utilisateur et mots de passe. Conservez-le dans un endroit sûr, car votre identifiant accédera aux paiements de réclamations antérieurs qui comprendront vos numéros de propriété et votre diagnostic auxquels personne d’autre n’a besoin d’avoir accès.

Étape 3: Mettre en place un système de gestion de la pratique

• Envisager un rendez-vous thérapeutique pour gérer vos horaires, vos dossiers, le dépôt de demandes d’assurance, la facturation des patients, la déclaration des revenus, les rappels des patients, les statistiques de la pratique, les données démographiques des patients et les biographies des patients. Créez un bureau pratiquement sans papier.
• Demandez EPS (service de paiement électronique) et ERA (conseil de versement électronique) auprès de votre compagnie d’assurance.Si vous êtes déjà configuré avec TherapyAppointment, vous pouvez configurer vos EOB pour les télécharger automatiquement dans notre système et les poster automatiquement sur le compte du patient– un gain de temps considérable pour toute pratique!

Étape 4: Connaître le régime d’assurance de votre client

Certaines compagnies d’assurance peuvent déléguer la gestion de certains de leurs régimes ou de certains services au sein de régimes (tels que la santé comportementale) à d’autres compagnies. Si vous ne vous en rendez pas compte, une réclamation pourrait être soumise à la mauvaise entreprise ou vous ne serez pas accrédité par la société qui gère les prestations de santé mentale, ce qui entraînera un refus de réclamation ou un retard de paiement.
Ne présumez pas que votre patient est un expert de sa propre police d’assurance. En fait, supposons le contraire. Votre patient compte sur vous pour être l’expert !

• Demandez au patient de vous fournir le nom de sa compagnie d’assurance, son numéro d’identification et son numéro de groupe par téléphone ou par un autre moyen afin que vous puissiez vérifier son assurance. Si vous utilisez TherapyAppointment, vous avez la possibilité pour le patient de saisir automatiquement ces informations dans vos données via notre portail en ligne, ce qui réduit le temps passé au téléphone et simplifie la facturation de l’assurance.
• Appelez la compagnie d’assurance ou connectez-vous au site Web de l’assurance pour voir si le patient a un régime d’assurance actif et pour vérifier si les services de santé mentale que vous envisagez de fournir sont couverts par leur régime.
• Passez en revue les copays / coassurance qui sont à la charge du patient à payer à chaque séance. Sachez s’il y a encore une franchise à respecter par le patient pour les services. Si le patient a une franchise en vigueur pour votre type de services, le patient devra vous payer le taux contractuel pour vos services jusqu’à ce que sa franchise soit respectée. TherapyAppointment vous rappelle quel est le montant du copay du client chaque fois que vous fournissez les services à la clientèle.
• Vérifiez que le régime d’assurance du patient couvre le traitement que vous fournissez (c.-à-d. la thérapie conjugale n’est souvent pas couverte par les régimes d’assurance, mais peut être couverte par des programmes d’aide aux employés). TherapyAppointment vous fournit une section de mémo spéciale pour chaque patient afin de conserver toutes les notes sur l’assurance et les références dont vous avez besoin.
• Obtenir une préautorisation ou une pré-certification pour les procédures qui l’exigent avant la prestation des services. Les tests psychologiques nécessitent presque toujours une préautorisation de la compagnie d’assurance. Certaines compagnies d’assurance peuvent vous permettre de demander des pré-autorisations via leur site Web; d’autres vous demanderont de les appeler pour obtenir l’autorisation. Enregistrez les dates de début et de fin de l’autorisation, les codes CPT couverts par l’autorisation et le nombre de sessions autorisées. Il est également utile de noter avec qui vous avez parlé à l’entreprise ainsi que le numéro de téléphone au cas où vous auriez besoin d’appeler à nouveau ou si vous avez des réclamations refusées. TherapyAppointment vous offre la possibilité de garder une trace de toutes ces données. Nous vous informons lorsque votre session pré-certifiée est à court ou arrive à échéance. Nous mettons automatiquement le numéro d’autorisation sur chaque réclamation pour la facturation de l’assurance.
• Demandez à la compagnie d’assurance si l’assurance du patient nécessite une référence médicale. C’est payant de le savoir! TherapyAppointment fournit les moyens de soumettre des demandes de règlement avec le numéro NPI du médecin référent afin que vous soyez remboursé.
• Déterminez si ce patient a un régime d’assurance hors de l’État. Même si l’entreprise est celle avec laquelle vous êtes accrédité, vous pourriez constater que votre taux de remboursement est différent; vous pourriez avoir besoin d’une autorisation préalable; ou peut-être, vous pourriez être tenu de signer un accord de cas unique avec la société hors État. Il est assez courant que les plans hors de l’État prennent plus de temps que d’habitude à payer lorsqu’ils acceptent votre demande.
• Confirmez où les demandes doivent être envoyées. Renseignez soit le numéro d’identification électronique et l’adresse postale de la réclamation afin de vous assurer que la réclamation est soumise correctement.

Étape 5: Première visite du patient

• Faites une copie de leur carte d’assurance et de leur numéro de permis de conduire. Gardez-le dans votre dossier.
• Demandez-leur de signer une déclaration qui vous donne leur « signature de dossier » afin que vous puissiez déposer des réclamations d’assurance. TherapyAppointment vous permet de télécharger une carte numérisée et des documents dans le dossier du patient et de les conserver dans un dossier afin que vous soyez un bureau pratiquement sans papier!
• Documentez la visite selon les exigences de la compagnie d’assurance, de la HIPAA et de votre commission des licences d’État. Suivez toujours les règles de l’entité qui a les exigences les plus strictes. TherapyAppointment vous permet de documenter et de facturer l’assurance en une seule étape avec plusieurs styles de documentation disponibles pour répondre à vos directives particulières.
• Déposez la réclamation le jour même si possible afin de savoir plus rapidement si les prestations diffèrent de celles qui vous sont indiquées par le site Web de la compagnie d’assurance. Vous avez de meilleures occasions de recueillir auprès de patients qui vous voient actuellement et activement pour un traitement. L’envoi quotidien de réclamations électroniques aux compagnies d’assurance par le biais de TherapyAppointment garantit que votre réclamation est traitée le plus rapidement possible par la compagnie d’assurance.

Étape 6: À chaque visite

• Confirmez que la compagnie d’assurance et le plan du patient n’ont pas changé. Si un client change d’emploi, sachez qu’il peut ne plus avoir d’assurance active. Le début d’une nouvelle année civile signifie souvent des numéros d’assurance différents, des franchises différentes et des primes différentes de l’année précédente. Prévoyez janvier pour être occupé avec ce processus de vérification!
• Assurez-vous que le client paie ses copays ou la totalité des frais de session contractés par l’assurance s’il a encore une franchise.
• Documentez le code de procédure (CPT) à facturer pour l’assurance.
• Documentez la session conformément à vos directives d’assurance, aux directives d’autorisation d’exercice et aux directives HIPAA, en utilisant les règles les plus restrictives comme exigences minimales.
• Examiner les paiements passés du client et tout montant dû / refusé par l’assurance. TherapyAppointment vous informe automatiquement lorsqu’une réclamation est refusée ou non payée en temps opportun lorsque vous vous connectez pour consulter le dossier du client.