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Vous n’avez pas besoin d’utiliser une application particulière ni même d’embaucher un comptable pour créer des documents financiers. Il vous suffit de Microsoft Excel et d’un peu de savoir-faire.

La plupart des états financiers sont composés du tableau des flux de trésorerie, du compte de résultat et d’un bilan. Mais pour l’instant, concentrons-nous sur le premier document.

Voici donc un guide sur la façon de créer votre état des flux de trésorerie dans Excel.

Qu’est-ce qu’un État des flux de trésorerie?

Un tableau des flux de trésorerie est un document financier qui montre le mouvement de la trésorerie et des équivalents de trésorerie de votre entreprise. Vous pouviez voir d’où venait tout l’argent de votre entreprise et où vous le dépensiez.

Ce document peut vous indiquer comment vous gérez vos opérations. Avez-vous assez d’argent pour exploiter votre entreprise? Pouvez-vous rembourser vos obligations à venir?

Vous pouvez indiquer avec précision l’argent dont vous disposez pour une période donnée.

1. Choisissez une période pour couvrir

Les états de flux de trésorerie sont généralement ventilés en périodes mensuelles. De cette façon, vous pouvez voir combien vous avez gagné et dépensé.

La plupart des entreprises commencent leur exercice à leur date de fondation. Mais, vous pouvez choisir de commencer dans d’autres mois (comme janvier) si c’est plus pratique pour vous.

2. Préparez vos données

Avant de créer votre tableau des flux de trésorerie, vous devez avoir vos données sous la main. Cela vous permet d’obtenir des résultats précis. Donc, si vous avez un journal, gardez-le à votre portée.

Si vous n’avez pas de journal, une liste de toutes vos dépenses et revenus est un bon point de départ. Tant que vous notez la date, le bénéficiaire, le payeur, les détails et le montant de chaque mouvement de trésorerie, vous pouvez établir un état des flux de trésorerie.

3. Triez vos données

Lorsque vous avez toutes vos transactions, il est temps de les diviser en trois catégories : Opérations, Investissements et Financement.

Les opérations se rapportent à la trésorerie générée et dépensée pour les activités quotidiennes. Ceux-ci comprennent l’argent provenant de la vente de produits et de services. Les sommes versées sur les frais généraux, les salaires et les stocks entrent également dans cette catégorie.

L’investissement couvre les dépenses d’actifs à long terme comme les immobilisations corporelles. Toute trésorerie provenant de la vente de ces actifs est également considérée ici.

Le financement provient d’investisseurs (y compris les propriétaires) et de prêts. Dans cette section, nous abordons également les dividendes et les remboursements de prêts.

4. Créez votre fichier Excel

Pour commencer à établir votre état des flux de trésorerie, ouvrez Excel et créez un nouveau fichier.

À la rangée supérieure, notez votre état des flux de trésorerie. Cela vous permet d’identifier facilement le fichier à l’ouverture.

Laissez une ligne vide pour le formatage, puis écrivez la Période Commençant et la Période se terminant dans les deux lignes suivantes. Faites-le pour savoir quelle période vous couvrez exactement.

Encore une fois, laissez une ligne vide, puis écrivez le Début de la trésorerie et la fin de la trésorerie. Ces lignes montreront reflètent ce que vous avez au début et à la fin de la période.

5. Déterminez vos sous-catégories

Les trois catégories principales restent généralement les mêmes d’une entreprise à l’autre. Cependant, les sous-catégories varient énormément. Ils dépendront de votre type d’entreprise et de vos opérations.

Pour vous aider à démarrer, voici d’excellents exemples par catégorie.

Opérations

• Sous Flux de trésorerie
  • Ventes
• Sous Sortie de trésorerie
  • Inventaire
  • Salaires
  • Charges d’exploitation: il s’agit notamment des frais généraux tels que la location, les télécommunications, l’électricité.
  • Intérêt: c’est le montant des intérêts que vous payez sur les prêts que vous avez consentis.
  • Taxes

Investissements

• Sous Flux de trésorerie
  • Actifs vendus
  • Prêts remboursés: il s’agit de paiements à des prêts que vous avez accordés à des personnes ou à des institutions.
• Sous Sortie de trésorerie
  • Actifs achetés
  • Prêts émis : il s’agit du montant que vous avez prêté à des personnes ou à des institutions.

Financement

• Sous Flux de trésorerie
  • Emprunt: ce sont de l’argent que vous recevez des institutions prêteuses.
  • Émission d’actions : il s’agit d’investissements réalisés par les propriétaires et d’autres tiers.
• Sous Sortie de trésorerie
  • Remboursement de prêt: c’est le montant que vous dépensez pour rembourser le principal de vos prêts.
  • Dividendes: c’est l’argent dépensé lors du partage des bénéfices avec les investisseurs et les propriétaires (y compris vous-même).

Ce sont les sous-catégories couramment utilisées, mais n’hésitez pas à en ajouter comme bon vous semble. Juste un rappel: chaque catégorie doit se rapporter à l’argent réel dépensé et reçu.

Ajoutez une ligne vide à la fin de chaque liste de catégories, puis écrivez Flux de trésorerie net -. Il s’agit du sous-total qui indique combien d’argent vous avez gagné (ou dépensé) pour chaque section.

Enfin, après avoir listé toutes les catégories, sous-catégories et sous-totaux, en bas, écrivez le flux de trésorerie net. Cela montre le total des entrées (ou sorties) d’argent que vous aviez pour la période.

N’oubliez pas d’ajouter une ligne vide entre les catégories (après le sous-total) et un retrait pour chaque sous-catégorie. Vous pouvez trouver le bouton de retrait sous la section Alignement du ruban d’accueil. Cela permet un formatage plus propre et facilite la visualisation et l’analyse.

En outre, redimensionnez la première colonne pour éviter que son contenu ne se répande vers les colonnes suivantes. Double-cliquez sur la ligne entre les colonnes A et B pour le faire automatiquement.

6. Préparez vos formules

Les formules de tableau des flux de trésorerie sont assez simples. Tout ce dont vous avez besoin est d’utiliser la commande sum pour sous-totaliser chaque catégorie.

1. Tout d’abord, sélectionnez la cellule Flux de trésorerie net sous le sous-total de la période et de la catégorie correspondantes.
2. Ensuite, tapez = sum (et choisissez toutes les cellules de chaque section. N’oubliez pas de maintenir la touche maj enfoncée pour pouvoir sélectionner plusieurs cellules.
3. Une fois terminé, appuyez sur la touche Entrée et vous devriez voir le sous-total de cette catégorie.

4. Pour obtenir le flux de trésorerie net, répétez la procédure ci-dessus.

5. Type= sum (, puis choisissez chaque sous-total correspondant.

6. Cette fois, maintenez la touche ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs cellules qui ne sont pas côte à côte.

7. Une fois terminé, appuyez à nouveau sur la touche Entrée et vous avez votre flux de trésorerie total pour la période choisie.

Pour obtenir la fin de votre argent:

1. Accédez à la cellule correspondante et tapez = sum (
2. Tout en maintenant la touche ctrl enfoncée, cliquez sur les cellules avec les valeurs de flux de trésorerie net et de début de trésorerie pour la période correspondante.
3. Appuyez sur la touche Entrée et vous obtiendrez le montant que vous devriez avoir à la fin de la période choisie.

7. Définition de plusieurs mois

Si vous souhaitez comparer vos flux de trésorerie sur plusieurs mois, vous devez d’abord définir cette formule. Sous Début de la trésorerie pour le mois suivant, écrivez « = » puis cliquez sur la cellule correspondante pour Terminer la trésorerie du mois dernier. Cela copie automatiquement l’Argent de fin du mois précédent à l’Argent de début du mois suivant.

Comme pour le reste des formules, tout ce dont vous avez besoin est de les copier sur le reste des mois que vous souhaitez couvrir.

1. Maintenez la touche Maj enfoncée pour sélectionner toutes les cellules de la fin de la trésorerie jusqu’au Flux de trésorerie net.
2. Une fois terminé, tapez ctrl+c pour les copier.
3. Ensuite, cliquez sur la cellule correspondante pour la fin de l’argent pour le mois suivant et tapez ctrl + v.
4. Excel ajustera automatiquement ces formules pour refléter la colonne correspondante correcte.

Remarque: assurez-vous qu’il n’y a pas d’autres valeurs dans les cellules que vous avez sélectionnées, à l’exception des formules.

8. Formatage de vos lignes et numéros

Formatez vos entrées, de sorte que les nombres négatifs apparaissent en rouge. Cela vous permet d’analyser votre déclaration beaucoup plus facilement.

1. Pour ce faire, sélectionnez toutes les entrées numériques, puis cliquez sur le menu déroulant dans la section Nombre.
2. Vous pouvez les trouver sur le ruban d’accueil.

3. Cliquez sur Plus de formats numériques… Une nouvelle fenêtre appelée Formater les cellules s’ouvrira.

4. Sous l’onglet Numéro, allez dans le menu Catégorie, puis choisissez Devise.

5. Choisissez le symbole correct dans le menu déroulant.

6. Ensuite, sous les nombres négatifs: sous-fenêtre, sélectionnez le -11234.10 avec une option de couleur de police rouge.

Cela devrait vous permettre de voir vos dépenses en rouge, ce qui facilite la différenciation des entrées et des sorties.

Vous pouvez également sélectionner chaque ligne de catégorie et de sous-total et les remplir de différentes couleurs. Cela facilitera la distinction entre les sections en un coup d’œil.

9. Entrez vos valeurs

Une fois que vous avez tout préparé, il ne reste plus qu’à saisir les valeurs réelles. N’oubliez pas d’ajouter un signe négatif sur les dépenses! Une fois cela fait, vous avez maintenant un état des flux de trésorerie rempli.

Vous pouvez accéder à ce tableau des flux de trésorerie et en sauvegarder une copie ici.

Maintenant que vous avez rempli votre tableau des flux de trésorerie, vous avez une meilleure vue de la liquidité de votre entreprise. Il peut vous aider à planifier vos prochains mouvements, vous permettant de prendre de sages décisions.

Avec un tableau des flux de trésorerie, vous disposez du premier document dont vous avez besoin pour voir la performance globale de votre entreprise. Associez cela à un compte de résultat et à un bilan, vous saurez alors exactement où vous en êtes.