• Articles
• admin

ei ole mikään salaisuus, että toimistopäälliköt ovat minkä tahansa korkean toimivan toimiston selkäranka. Monet yritykset ovat riippuvaisia toimistopäälliköistään hyvän elämänlaadun ja tuottavuuden säilyttämiseksi. Koska työ vaatii kärsivällisyyttä, toimistotaitoja, johtamiskykyä ja kykyä työskennellä paineen alla, joskus suurta toimistopäällikköä voi olla vaikea löytää.

miten voit miettiä työpaikkaasi uudelleen valmistautuaksesi työhön paluuseen →

otetaan esimerkiksi Debra Leonard-kuisti. Debra on työskennellyt hallinnollisena ammattilaisena lähes 40 vuotta ja toimii tällä hetkellä Incapital Holdingsin toimistopäällikkönä Chicagossa. Debra tietää, että ensimmäinen askel suureksi toimistopäälliköksi on ottaa itsensä ja asemansa vakavasti:

”filosofiani on aina ollut: ’haen työpaikkaani joka päivä’. Tulen hakemaan työpaikkaani, koska se voisi helposti mennä jollekin toiselle. He voivat hankkia jonkun nuoremman. He voivat saada jonkun halvemmalla. He voivat hankkia jonkun, jolla on parempi koulutus, – mutta he eivät koskaan löydä ketään, joka tekisi niin kovasti töitä kuin minä.”

lue oppaamme toimistopäällikön taidoista, koulutuksesta ja vinkeistä, ja liityt toimistopäällikön suuruuksiin kuten Debraan hetkessä.

mikä on toimistopäällikkö?

kun puhutaan toimistopäälliköistä, puhutaan oikeasti siitä, mikä tekee toimistosta tehokkaan. Toimistopäälliköillä on erilaisia velvollisuuksia riippuen yrityksen tarpeista, mutta kaikki toimistopäälliköt vastaavat toimistotoiminnan suunnittelusta, koordinoinnista ja valvonnasta sekä ovat tietoisia hallituksen valvonnasta, työlainsäädännöstä ja työntekijöiden tyytyväisyydestä.

alasta riippuen toimistopäällikön tehtäviä voi olla monenlaisia, mutta näiden esimiesten perustehtävät ovat melko samanlaiset. Sen lisäksi, että toimistopäälliköt valvovat yrityksen hallinnon sujuvuutta, varmistavat, että tarvittavat tarvikkeet ovat saatavilla ja että toimistolaitteet ovat toimintakunnossa, he voivat joskus myös palkata, irtisanoa, kouluttaa ja ylentää työntekijöitä.

toimistopäällikön taidot

toimistopäällikkönä vastaat prosesseista, menettelyistä, dokumentoinnista, viestinnästä, valvonnasta, koulutuksesta ja hallinnosta. Jos se kuulostaa suurelta vastuulta, se johtuu siitä, että se on. Jotta varmistat, että toimisto toimii parhaimmillaan, sinun täytyy olla hyvin perehtynyt näihin toimiston johtamistaitoihin.

suunnittelutaidot

suunnittelun pitäisi tulla toimistopäälliköille luonnostaan. Suunnitteluvelvollisuutesi vaihtelevat toimistotapaamisten aikatauluttamisesta vastuiden siirtämiseen. Pitkän aikavälin liiketoiminnan suunnittelusta päivittäisten tehtävien suorittamiseen tehokkaasti, organisoitu suunnittelu on keskeinen taito minkä tahansa suuren toimistopäällikön pitäisi olla.

hallinnolliset taidot

toimistopäällikölle hallinnollisten taitojen tulisi olla toinen luonne. Ennen kuin ylenit toimistopäälliköksi, on hyvin mahdollista, että olet toiminut muissa hallinnollisissa tehtävissä. Näissä tehtävissä olisit viljellyt perustason hallinnollisia taitoja, jotka vain kehittyvät, kun sopeudut uuteen toimistopäällikön rooliisi. Olet vastuussa organisaation erilaisista hallinnollisista tehtävistä, yrityskulttuurin tukemisesta ja kehittämisestä sekä muista henkilöstövastuista, kuten työsuorituksen arvioinnista.

analyyttiset taidot

analyyttisten taitojen kehittäminen kaikilla työelämän tasoilla on hyvä idea. Toimistopäällikkönä tarvitset näitä taitoja voidaksesi tunnistaa tehottomuudet ja ehdottaa ratkaisuja yrityksesi menestyksen edistämiseksi.

Tietokonetaidot

vahva, käytännöllinen tietokonetaito ei ole vain ihanteellinen, vaan välttämätön toimistopäällikölle. Sinulla pitäisi olla tarpeeksi korkea taitotaso, jotta voit olla mukava, tarkka ja tehokas tietokoneen päivittäisissä toiminnoissa – kuten tietojen syöttämisessä, levyjen luomisessa ja esitysten muotoilussa. Todennäköisesti käytät ohjelmistoa kuluraportteihin, tilojen hallintaan, videoneuvotteluihin ja päivittäiseen viestintään.

toimistopäällikön koulutus

kun kiipeät yrityksen tikapuita, tulee aina uusia taitoja opeteltavaksi, erityisesti toimistopäällikön työssä. Onneksi, sinun ei tarvitse olla kirjoilla kokopäiväinen tutkinto-track ohjelma saada office management koulutus. Tarjolla on erilaisia online-ja In-henkilökohtaisesti kursseja, jotka ovat kaikkien kiinnostuneiden käytettävissä toimistojohtajauransa edistämiseen. Olitpa haluavat tarkentaa tietyn taidon tai edelleen kehittää täydellinen toimisto taitoja, on kurssi oikea sinulle. Lue käsin valitusta valikoimastamme, niin löydät täydellisen kurssin toimistonhallintatarpeisiisi.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™

paras toimistojohtamisen aloittelijoille, jotka haluavat oppia alan perusasiat ennen kuin hakevat ensimmäistä johtotehtäväänsä, suorittamalla tämän täysin verkkokurssin opit puitteet ja prosessit, joita tarvitaan nykyaikaisen toimiston tehokkaaseen johtamiseen.

SkillPath On-Demand Training – Emotional Intelligence

ihanteellinen toimistopäälliköille, jotka työskentelevät korkean stressin aloilla, SkillPath-verkkokurssit keskittyvät tunneälyn opettamiseen. Niiden helppokäyttöisen ja helposti opittavan muodon avulla opit ymmärtämään, säätelemään ja hyödyntämään tunteita missä tahansa toimistotilanteessa.

Dale Carnegie Training – tulosten saaminen ilman auktoriteettia

hyödyllinen toimistopäälliköille, jotka haluavat juurruttaa yritykseensä suuria muutoksia ja strategioita, viikoittaisten webinaarien avulla opit ylittämään potentiaalisesti tukahduttavan toimistopolitiikan saavuttaaksesi arvostusta ja luottamusta organisaatiosi eri tehtävissä.

5 toimistopäällikön vinkit

toimistopäällikkönä on oltava ahkera omassa työssään ja vastuussa muun toimiston tuotoksista. Jopa kokeneet toimistopäälliköt voivat kasvaa stressaantuneina päivinä, kun näyttää siltä, että on nonstop työntekijöiden tunnontuskia ja johdon huolenaiheita.

ottamalla käyttöön muutamia uusia tekniikoita huomaat, että nuo ylivoimaiset päivät tulevat harvinaisemmiksi ja helpommin hallittaviksi. Kun käytät top 5 office management Vinkkejä, pysyt päällä työsi ja ennen peliä.

Aseta tiimillesi tavoitteet

kun asetat selkeät toimistotavoitteet, luot todella tarkoituksen tunnetta työntekijöille. Luomalla tiimitavoitteita, tai jopa haaran laajuisia tavoitteita, uudistat yrityksesi tarkoitusta pitää työntekijät motivoituneina.

luo saavutettavissa olevia tavoitteita, jotka inspiroivat tiimin jäseniä olemaan kunnianhimoisia työssään. Kun yksi tiimi on henkilökohtaisesti täyttänyt tavoitteensa, koko työvoima on tuottavampi ja motivoituneempi vastineeksi. Se ei myöskään haittaa, että voit seurata kunkin joukkueen edistymistä tehokkaammin, kun siellä on selkeä tavoite pyritään.

viestintä on avainasemassa

toimistopäällikkönä viestintätaitosi ovat menestyksen ehdoton edellytys, sillä olet tyypillisesti ensimmäinen yhteyshenkilö toimistoon saapuville asiakkaille. Et ole vain säännöllisesti yhteydessä asiakkaisiin vaan työntekijöihisi, kun delegoit heidän työtään organisaatiossa sekä suullisesti että kirjallisesti.

tämän viestinnän tulee olla tehokasta ja ammattimaista, jotta varmistetaan, että viestit toimitetaan ja vastaanotetaan tarkoitetulla tavalla, mutta ystävällistä sekä ylläpitää suhteita asiakkaisiin ja työntekijöihin.

Ajanhallintataidot

Ajanhallintataidot ovat olennainen osa mitä tahansa toimistojohtotyötä, sillä velvollisuutenasi on hyödyntää roolisi jokainen minuutti sen parhaalla mahdollisella tavalla. Ajanhallinta-ja organisointitaitoja tarvitaan, jotta olet varmasti käytettävissä kohdentamaan jokaisen tehtävän oikein aikataulussa toimiston muiden aikataulujen kanssa.

ole innovatiivinen ajattelija

innovatiivisena ajattelijana oleminen on ensimmäinen askel kohti tehokasta toimistopäällikköä, koska ongelmanratkaisu on yksi tärkeimmistä vastuualueistasi. Toimistopäällikkönä joudut kohtaamaan tuntemattomia tilanteita, jotka voivat aluksi näyttää olevan pois hallinnastasi, sekä uusia haasteita, jotka sinun on voitettava. Se voi olla ensimmäinen vaisto turvautua turhautunut näistä haasteista, mutta sen sijaan, sinun täytyy kehittää taitoa synnynnäisesti lähestyä niitä innovatiivista ajattelua.

tässä vinkki, jolla pääset alkuun: ympäröi itsesi innovatiivisilla ajattelijoilla ja opi heiltä tarkkailemalla. On tärkeää altistaa itsensä uusille ajattelutavoille ja luoville menestysmenetelmille.

Jatka koulutusta ja ammatillista kehittymistä

parhaat toimistopäälliköt eivät koskaan lopeta oppimista. Sinun on jatkuvasti laajennettava tietämystäsi pysyäksesi kehittyvän teknologian tasalla ja kehittääksesi uusia johtamistaktiikoita.

kun teet ammatillisesta kehittymisestä säännöllisen osan kuukausittaista strategista urasuunnitelmaasi, pysyt kilpailun edellä ja autat myös yritystäsi pysymään kurvin edellä. Olipa kyse viikonlopputunneille ilmoittautumisesta tai viikoittaisista webinaarikursseista, jatka oppimista — se on osa vastuutasi toimistopäällikkönä.

todella suureksi toimistopäälliköksi tulemisessa on kyse aikomuksesta — kollegasi huomaavat sen, johtajasi arvostavat sitä ja menestyt sen ansiosta. Etsitkö lisää? Tutustu opas office management.

lisätietoja Kokouspöllöstä →