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Ser albacea es un trabajo difícil en el mejor de los casos. Una vez que el patrimonio esté finalmente resuelto, su mayor deseo puede ser desechar todo el papeleo que haya acumulado en el proceso. Pero espere antes de encender la trituradora: los expertos recomiendan mantener la mayoría de los registros de patrimonio durante siete a 10 años después de la fecha en que se liquida finalmente el patrimonio debido a la posibilidad de una auditoría del Servicio de Impuestos Internos (IRS) o reclamaciones tardías de acreedores y herederos.

Posibles reclamaciones y Prescripción

Sus responsabilidades como albacea de un patrimonio incluyen probar el testamento si lo hay, notificar a los herederos, reunir y evaluar los activos, notificar y pagar a los acreedores, liquidar las obligaciones tributarias y, en última instancia, hacer distribuciones a los beneficiarios del patrimonio. Dependiendo del tamaño del patrimonio, el cumplimiento de estas obligaciones podría generar una cantidad significativa de papeleo. Muchos de estos registros podrían ser relevantes para reclamos futuros del IRS o de herederos o acreedores que desafíen la distribución de activos o la administración del patrimonio.

Cualquier reclamo que un demandante potencial puede presentar contra un patrimonio está limitado por una regla legal conocida como el estatuto de limitaciones, que establece un límite de tiempo para presentar una demanda. Aunque los plazos de prescripción varían según el estado, en general, son bastante cortos en lo que respecta a los bienes para fomentar el respeto por los deseos de la persona fallecida y apoyar la finalidad cuando se cierra un patrimonio.

Por ejemplo, los estados generalmente dan a los acreedores solo uno o dos años a partir de la fecha de fallecimiento o de notificación para presentar una reclamación. Lo mismo es cierto para los herederos descontentos que pueden querer desafiar el testamento o las distribuciones hechas en virtud de él. Pero los demandantes a veces pueden convencer a un tribunal para que permita reclamaciones fuera del período de limitaciones, por lo que es mejor mantener los registros por si acaso.

Luego está la posibilidad de una auditoría del IRS. Si bien estos son infrecuentes, no son inauditos. Como albacea, es posible que haya tenido que presentar varios tipos de declaraciones de impuestos, incluido el impuesto sobre la renta final del testador, cualquier impuesto sobre la renta adeudado por el patrimonio en sí, e impuestos sobre el patrimonio o las donaciones, si es necesario. El IRS generalmente tiene tres años para auditar una declaración, pero en ciertas circunstancias, ese período de tiempo se extiende a seis años.

El resultado final

En última instancia, los expertos recomiendan conservar la mayoría de los documentos de patrimonio durante siete a 10 años, solo para estar seguros. Específicamente, las recomendaciones se desarrollan de esta manera:

1. Mantener declaraciones de impuestos y documentos de respaldo, registros de ventas de propiedades o inversiones, tasaciones y estados de cuenta bancarios y registros contables del patrimonio, incluido el pago a los acreedores, durante al menos siete años.
2. Mantener registros de cualquier fideicomiso establecido con activos patrimoniales hasta al menos 10 años después de que el beneficiario más joven sea elegible para tomar su parte completa.
3. Conservar indefinidamente el certificado de defunción de la persona fallecida, los documentos de fideicomiso en curso, el testamento original y las cartas testamentarias emitidas por el tribunal.

Eso es potencialmente mucho papel para una propiedad más grande. Si no tiene espacio para todo, considere conservar solo los originales, como un testamento firmado o una copia certificada de un certificado de defunción, y escanear el resto. Guarde una copia en un disco duro externo o disco y copia de seguridad en la nube. Consulte con su proveedor de servicios para asegurarse de que sus datos estén encriptados.

Cuando esté listo para deshacerse de documentos, asegúrese de triturarlos porque muchos registros de bienes contienen información personal significativa. Antes de dar ese paso, consulte con un abogado de planificación patrimonial, especialmente si hay un abogado que trabajó con usted para resolver el patrimonio, para obtener asesoramiento sobre su situación particular.