Control de existencias para minoristas: cómo contar el inventario
Contar con un sistema de control de existencias efectivo es esencial para administrar un negocio rentable.
Existen varios métodos para ayudarlo a controlar el recuento de existencias. En esta publicación, exploramos algunos y presentamos algunos consejos simples para realizar tomas de inventario más precisas y eficientes.
¡Vamos a sumergirnos!
- Los beneficios de un buen control de existencias
- ¿Qué es un recuento de inventario físico?
- ¿Qué es el conteo de ciclos?
- ¿Qué es el método ABC?
- 6 consejos para tomas de stock precisas
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Los beneficios de un buen control de existencias
El control de existencias no es simplemente una idea de último momento de la gestión empresarial, sino que desempeña un papel central en la determinación de los márgenes de beneficio de su empresa. ¿Por qué? Porque cualquier ingreso que genere su negocio minorista comienza con su inventario.
Por esa razón, tener sistemas en su lugar para asegurarse de que no tiene demasiado o muy poco stock en relación con sus ventas es el primer paso para convertir el inventario en ingresos.
Un buen sistema de control de existencias le permitirá gastar dinero de manera más inteligente, medir lo que los clientes están comprando (y lo que no) y usar su espacio de manera más eficiente, evitando el exceso de existencias de productos que no puede estar seguro de que se venderán.
Una imagen precisa de qué productos se venden y qué tan rápido significa que puede acelerar la rotación de inventario y asegurarse de no malgastar dinero en inventario que no se mueve.
Por último, pero no menos importante, tener un sistema de control de existencias eficaz le ayuda a ofrecer el mejor servicio al cliente posible. No hay nada más perjudicial para la reputación de un minorista que un cliente entre, solicite un artículo que ha anunciado en línea o en el escaparate de su tienda, solo para descubrir que está agotado.
Contando inventario para su negocio.
Sin un sólido sistema de control de existencias, la gestión del inventario se convierte en un proceso costoso, propenso a errores y que consume mucho tiempo. Se debe tener el cuidado adecuado en cuanto a cómo administrar los recuentos de inventario.
Al contar el inventario, hay dos métodos: inventario físico y conteo de ciclos. Exploremos la diferencia entre los dos.
¿Qué es un recuento de inventario físico?
Un recuento de inventario físico (también conocido como recuento de inventario completo) es cuando cuentas todos los productos en tu tienda minorista en persona.
Esto se lleva a cabo típicamente por un miembro del personal asignado (o un equipo de personal dependiendo de cuánto inventario hay que contar) que contará los niveles de inventario de cada artículo en el piso de ventas y en la sala de existencias.
Luego registran manualmente los niveles de inventario para cada artículo, ya sea con un bolígrafo y papel o electrónicamente utilizando una hoja de cálculo de inventario Excel. Los recuentos de inventario físico pueden llevar mucho tiempo y, como resultado, la mayoría de los minoristas solo los hacen una vez al año.
¿Qué es el conteo de ciclos?
El conteo de ciclos (también conocido como inventario parcial) difiere del inventario físico en el sentido de que, en lugar de contar todo su inventario a la vez, cuenta porciones seleccionadas de su inventario de forma continua.
Al administrar el inventario a través del conteo de ciclos, los comerciantes pueden mantener niveles de inventario precisos de forma continua sin necesidad de trabajar horas adicionales.
Como resultado, los recuentos de ciclos se consideran uno de los métodos de conteo de inventario más eficientes para los minoristas.
Lo ideal es realizar un recuento de ciclos cada tres meses. Sin embargo, también se puede hacer diariamente, semanalmente o mensualmente. Su principal beneficio es que evita que tenga que hacer recuentos de inventario completos más de lo necesario.
Pero, ¿qué inventario debe contar y cuándo? Ciertos métodos para clasificar sus acciones en orden de importancia, para que dedique más tiempo a contar las acciones que generan más ingresos para su negocio. El más popular de estos métodos en el Método ABC.
¿Qué es el método ABC?
De acuerdo con el principio de Pareto, el 80% de sus resultados deben provenir del 20% de sus entradas. Cuando se aplica a la gestión de inventario, eso significa que la mayor parte del esfuerzo y el costo de controlar las existencias deben centrarse en los SKU que generan la mayor cantidad de ingresos.
Pero, ¿cómo determina qué acciones son más valiosas y, por lo tanto, más valiosas de su tiempo y recursos?
Con el método ABC, puede categorizar el stock en función de su valor de consumo anual en relación con el costo asociado con el seguimiento.
Esto le permite priorizar las acciones que le generan más dinero sin perder tiempo y recursos en acciones que representan solo una pequeña proporción de sus ingresos totales.
Para identificar estas diferentes categorías, puede dividir todo su inventario en categorías A, B y C (de ahí el nombre).
Categoría A-el 20% de este inventario debe representar el 70% de sus ingresos
Categoría B – el 30% de este inventario debe representar el 15% de sus ingresos
Categoría C – El 50% de este inventario debe representar el 5% de sus ingresos
Este método conduce a recuentos de inventario más eficientes y asegura que los niveles de inventario de sus artículos de mayor valor se mantengan de manera consistente.
Supervise de cerca los niveles de inventario de productos que pertenecen al grupo A con recuentos de ciclos de rutina. Si usas Lightspeed, establece los puntos de reordenación y los niveles de inventario deseados para los productos que pertenecen al grupo A.
Cuando un SKU en particular cae por debajo del umbral establecido, sabes que es hora de enviar una orden de compra (PO) a tu proveedor y sabes qué cantidad necesitas pedir para mantener a mano la cantidad de inventario deseada.
Puede aplicar el mismo procedimiento al inventario perteneciente a los grupos B y C, pero con recuentos de ciclos menos frecuentes.
6 consejos para tomas de stock precisas
1.Utilice tecnología de conteo de inventario
2.Elija sabiamente sus contadores de inventario
3.Programar conteos físicos por adelantado
4.Mapea tu tienda
5.Cajas y estantes para etiquetas
6.Trate con inventario sin categoría
Ya sea que sea un contador de ciclos o que le guste mantenerlo tradicional con inventario físico, ciertamente hay consejos para hacerlo bien. Hemos recopilado una lista de consejos para que su sistema de control de existencias sea lo más transparente y libre de errores posible:
Use tecnología de conteo de inventario
Contar su inventario con un papel y papeles o una hoja de Excel puede hacer el trabajo, pero no está exento de trampas.
Por lo general, tendrá que ingresar los datos que ha recopilado en sus ePOS, lo que requiere una doble entrada.
Si está utilizando una ePOS con herramientas de gestión de inventario integradas, puede reducir el tiempo que lleva contar el inventario.
Con la capacidad de recuento de inventario de Lightspeed, los comerciantes pueden contar, conciliar y comparar recuentos de diferentes períodos de tiempo utilizando un escáner de códigos de barras. Cuente el inventario más rápido, aborde las discrepancias y asegúrese de que los niveles de inventario en su sistema ePOS y en su tienda sean los mismos.
Si ya está utilizando Lightspeed, puede visitar nuestra página de soporte sobre cómo hacer recuentos de inventario para obtener un tutorial paso a paso.
Elija sabiamente sus contadores de inventario
Las tomas de inventario requieren consistencia y atención al detalle. Seleccione un miembro experimentado del equipo en el que pueda confiar para que se tome el trabajo en serio y priorice la precisión.
Los mostradores de inventario deben estar familiarizados con lo que vende y dónde están los productos en su tienda y almacén. El conteo de inventario es una buena tarea para más miembros del equipo junior, que pueden necesitar aprender las cuerdas y ser confiables para futuras tomas de inventario.
Si vuela solo, los contadores de inventario de terceros pueden ser una opción viable. Pueden realizar los recuentos de toda la tienda mientras usted aborda los recuentos de ciclos más manejables.
Tenga en cuenta que los procedimientos de toma de inventario varían de un proveedor a otro, por lo que es importante consultar al tomador de existencias de terceros para obtener una comprensión más clara de sus procesos y precios.
Programar conteos físicos por adelantado
Los conteos físicos pueden llevar mucho tiempo. Por lo tanto, es importante planificar con anticipación y pensar en cuándo programar los recuentos completos y con qué frecuencia.
Cuándo y con qué frecuencia realiza una toma de inventario completa varía de un negocio a otro. Algunas tiendas realizan recuentos completos de inventario físico una vez al año, otras dos veces al año, mientras que otras los realizan a intervalos frecuentes.
En su blog, Bob Phibbs, El Médico Minorista, menciona que los mejores momentos para hacer un recuento completo de inventario son el último fin de semana de enero (durante el lul posterior a las vacaciones) o a finales de julio porque los niveles de SKU están en su nivel más bajo en estos momentos.
En cualquier caso, establezca su calendario de conteo de inventario con mucha antelación y notifique a su equipo de inventario para que puedan estar disponibles.
Siempre que sea posible, realice recuentos físicos después del horario comercial. Si esa no es una opción y necesitas cerrar tu tienda temporalmente, comunícaselo a tus clientes por correo electrónico (MailChimp tiene un generador de correo electrónico que es fácil de usar) y con señalización en la tienda.
Diles por qué estás cerrando, cuándo volverás a abrir y que aún pueden comprar a través de tu tienda en línea.
Si ya estás usando Lightspeed, puedes integrar MailChimp con tu sistema POS y enviar correos electrónicos personalizados y boletines periódicos a las personas suscritas a tu lista de correo.
Mapea tu tienda
Para que las cosas funcionen un poco mejor, imprime un mapa de tu tienda y almacén, indicando dónde se encuentra cada tipo de producto.
Un mapa etiquetado del diseño de tu tienda facilita la asignación de trabajadores a un producto o sección específicos. De esa manera, te mantienes organizado y puedes dividir y conquistar más fácilmente qué inventario se cuenta y quién lo cuenta.
Bob Phibbs también sugiere incluir «la ubicación de cada estante, pantalla, pared y estante» y etiquetar qué categorías de productos se encuentran allí.
El diseño de la tienda etiquetada también puede servir como una lista de verificación útil durante todo el proceso de recuento de inventario. Una vez que se cuente una sección y se identifiquen las discrepancias, simplemente márquela como completada.
Cajas de etiquetas y estantes
Cuando se trata de contar el inventario, mantenerse organizado es clave. Los productos extraviados sin caja o embalaje producen discrepancias evitables y pérdidas de ingresos.
Mantenga su almacén organizado etiquetando cajas de productos que no son visibles u ocultos y guárdelos por tipo de producto (p. ej., guardando jeans con otros jeans). Almacene sus productos en áreas definidas y asegúrese de que el personal clasifique los productos en consecuencia, nunca extravíe los artículos.
Consejo: Asegúrese de que sus productos estén donde deben estar antes de realizar un recuento de inventario físico. Camine por su almacén y piso de ventas y esté atento a productos extraviados o extraviados.
Tratar con inventario sin categoría
Antes de comenzar una toma de inventario, revise el informe de inventario sin categoría de su sistema ePOS para verificar si hay artículos sin categoría asignada.
Un inventario bien organizado en su sistema ePOS reducirá las discrepancias evitables, facilitará la compra de existencias y asegurará la precisión de los informes de Recuento de inventario futuros a los que pueda consultar.
Si ya estás usando Lightspeed, puedes abordar el inventario sin categoría antes de realizar un inventario con el informe de inventario sin categoría.
Encuentre el sistema de control de existencias adecuado para su negocio
El control de existencias y el recuento de inventario son procesos que aprende haciendo. Todos los negocios son únicos, por lo que es probable que recorra algunos métodos diferentes antes de aterrizar en uno que se ajuste a sus necesidades específicas.
No importa cómo lo hagas, asegúrate de tener las herramientas adecuadas para facilitarte la vida a ti y a tu equipo. ¿Quieres saber que Lightspeed puede ayudarte? ¡Hablemos!