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No es ningún secreto que los gerentes de oficina son la columna vertebral de cualquier oficina de alto funcionamiento. Muchas empresas dependen de sus gerentes de oficina para preservar una buena calidad de vida y productividad. Debido a que el trabajo requiere paciencia, habilidades de oficina, capacidad de liderazgo y talento para trabajar bajo presión, a veces puede ser difícil encontrar un gran gerente de oficina.

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Tome Debra Leonard-Porch, por ejemplo. Debra ha sido un profesional administrativo durante casi 40 años y actualmente es el gerente de oficina de Incapacital Holdings en Chicago. Debra sabe que el primer paso para convertirse en un gran gerente de oficina es tomarse a sí mismo y a su posición en serio:

«Mi filosofía siempre ha sido, ‘Solicito mi trabajo todos los días’. Vengo a solicitar mi trabajo porque podría ir fácilmente a otra persona. Pueden conseguir a alguien más joven. Pueden conseguir a alguien más barato. Pueden conseguir a alguien con una mejor educación, pero nunca encontrarán a nadie que trabaje tan duro como yo.»

Siga leyendo para ver nuestra guía de habilidades, capacitación y consejos para gerentes de oficina, y se unirá a los grandes gerentes de oficina como Debra en poco tiempo.

¿Qué es un Gerente de Oficina?

Cuando hablamos de gerentes de oficina, realmente estamos hablando de lo que hace que una oficina sea eficiente. Los gerentes de oficina tienen una variedad de responsabilidades dependiendo de las necesidades de su empresa, pero todos los gerentes de oficina están a cargo de la planificación, coordinación y control de las actividades de la oficina, además de ser conscientes del control gubernamental, las leyes laborales y la satisfacción de los empleados.

Dependiendo del campo, puede haber una variedad de trabajos de administración de oficina, sin embargo, las tareas básicas de estos gerentes son bastante similares. Además de supervisar el buen funcionamiento de la administración de una empresa, asegurarse de que se proporcionen los suministros necesarios y de que el equipo de oficina esté en condiciones de funcionar, los gerentes de oficina a veces también pueden contratar, despedir, capacitar y ascender a los empleados.

Habilidades de Gerente de oficina

Como gerente de oficina, será responsable de los procesos, procedimientos, documentación, comunicación, supervisión, capacitación y administración. Si eso suena a mucha responsabilidad, es porque lo es. Para asegurarse de que la oficina funciona de la mejor manera, debe estar bien versado en estas habilidades de gestión de oficina.

Habilidades de planificación

La planificación debe ser natural para los gerentes de oficina. Sus responsabilidades de planificación van desde programar reuniones de oficina hasta delegar responsabilidades. Desde la planificación de operaciones comerciales a largo plazo hasta la ejecución de tareas cotidianas de manera eficiente, la planificación organizada es una habilidad clave que cualquier gran gerente de oficina debe tener.

Habilidades administrativas

Para un gerente de oficina, las habilidades administrativas deben ser de segunda naturaleza. Antes de ascender a su puesto como gerente de oficina, es muy probable que haya ocupado otros puestos administrativos. En estos puestos, habría cultivado una base de habilidades administrativas que solo se desarrollarán a medida que se adapte a su nuevo papel de gerente de oficina. Usted será responsable de varias tareas administrativas en la organización, apoyando y cultivando la cultura de la empresa y otras responsabilidades del personal, como evaluar el desempeño de los empleados.

Habilidades analíticas

Desarrollar sus habilidades analíticas en cualquier nivel de empleo es una buena idea. Como gerente de oficina, necesitará estas habilidades para poder identificar ineficiencias y sugerir soluciones para contribuir al éxito de su empresa.

Habilidades informáticas

Un conjunto de habilidades informáticas sólidas y prácticas no solo es ideal, sino necesario para un gerente de oficina. Debe tener un nivel de habilidad lo suficientemente alto como para ser cómodo, preciso y eficiente con las operaciones informáticas diarias requeridas, como la entrada de datos, la creación de hojas y las presentaciones de formato. Es probable que use software para informes de gastos, administración de instalaciones, videoconferencias y comunicación diaria.

Cursos de capacitación para Gerentes de oficina

A medida que ascienda en la escalera de su empresa, siempre habrá nuevas habilidades que aprender, especialmente cuando se trata de administración de oficinas. Afortunadamente, no es necesario estar inscrito en un programa de carrera a tiempo completo para obtener una educación de administración de oficinas. Hay una variedad de cursos en línea y en persona disponibles para cualquier persona interesada en estimular su carrera de gestión de oficina. Ya sea que esté buscando refinar una habilidad específica o desarrollar aún más su conjunto completo de habilidades de oficina, hay un curso adecuado para usted. Lectura de nuestra selección para encontrar el curso perfecto para su oficina de las necesidades de gestión.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™

Lo mejor para principiantes en administración de oficinas que desean aprender los pormenores básicos del campo antes de solicitar su primer puesto de administración, al completar este curso completamente en línea, aprenderá las habilidades y los procesos necesarios para administrar eficientemente cualquier oficina moderna.

Entrenamiento bajo demanda de SkillPath-Inteligencia emocional

Ideal para gerentes de oficina que trabajan en campos de alto estrés, las clases en línea de SkillPath se centran en enseñar inteligencia emocional. A través de su formato fácil de usar y fácil de aprender, aprenderá a comprender, regular y aprovechar las emociones en cualquier situación de oficina.

Dale Carnegie Training – Obtener resultados Sin Autoridad

Útil para los gerentes de oficina que buscan inculcar cambios y estrategias de grandes empresas en su corporación, a través de seminarios web semanales, aprenderá a trascender la política de oficina potencialmente asfixiante para ganar respeto y construir confianza en todas las posiciones de su organización.

5 Consejos de administración de oficina

Como gerente de oficina, tendrá que ser diligente en su propio trabajo y responsable de la producción del resto de la oficina. Incluso los gerentes de oficina experimentados pueden estresarse en los días en que parece que hay recelos constantes de los empleados y preocupaciones ejecutivas.

Al adoptar algunas técnicas nuevas, descubrirá que esos días abrumadores se volverán menos frecuentes y más manejables. Cuando utilizas nuestros 5 mejores consejos de administración de oficina, estarás al tanto de tu trabajo y por delante del juego.

Establezca objetivos para Su equipo

Cuando establece objetivos claros de oficina, realmente está creando un sentido de propósito para los empleados. Al crear objetivos para el equipo, o incluso objetivos para toda la rama, está rejuveneciendo el propósito de su empresa para mantener a los trabajadores motivados.

Cree objetivos alcanzables que inspiren a los miembros del equipo a ser ambiciosos con su trabajo. Cuando un equipo se cumple personalmente al lograr sus objetivos, toda la fuerza de trabajo será más productiva y motivada a cambio. Además, no está de más que puedas monitorear el progreso de cada equipo de manera más eficiente cuando se trabaja por un objetivo claro.

La comunicación es clave

Como gerente de oficina, sus habilidades de comunicación son el fin de todo su éxito, ya que generalmente es el primer punto de contacto para los clientes que ingresan a la oficina. No solo se comunicará regularmente con los clientes, sino también con sus empleados cuando delegue su trabajo dentro de la organización, tanto verbalmente como por escrito.

Esta comunicación debe ser eficiente y profesional para garantizar que los mensajes se entreguen y reciban según lo previsto, pero también amigable para mantener relaciones con sus clientes y empleados.

Habilidades de gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo son una parte esencial de cualquier trabajo de gestión de oficina, ya que es su deber utilizar cada minuto de su función a su máximo potencial. Se necesitan habilidades de gestión y organización del tiempo para asegurarse de que está disponible para asignar adecuadamente cada tarea según lo programado con el resto de los plazos de la oficina.

Ser un pensador innovador

Ser un pensador innovador es el primer paso para ser un gerente de oficina eficaz porque la resolución de problemas es una de sus principales responsabilidades. Como gerente de oficina, se enfrentará a situaciones desconocidas que al principio pueden parecer fuera de su control, así como a nuevos desafíos que debe superar. Puede ser su primer instinto el recurrir a sentirse frustrado por estos desafíos, pero en su lugar, necesitará desarrollar la habilidad para abordarlos de forma innata con un pensamiento innovador.

Aquí tienes un consejo para empezar: rodéate de pensadores innovadores y aprende de ellos a través de la observación. Es importante exponerse a nuevas formas de pensar y métodos creativos de éxito.

Continúe su Educación y Desarrollo Profesional

Los mejores gerentes de oficina nunca dejan de aprender. Necesitará ampliar continuamente sus conocimientos para mantenerse al tanto de la evolución de la tecnología y desarrollar nuevas tácticas de gestión.

Cuando haces del desarrollo profesional una parte regular de tu plan de carrera estratégica mensual, te mantendrás por delante de la competencia y también ayudarás a mantener a tu empresa por delante de la curva. Ya sea inscribiéndote en clases de fin de semana o tomando cursos semanales en línea, sigue aprendiendo, es parte de tu responsabilidad como gerente de oficina.

Convertirse en un gerente de oficina verdaderamente genial es cuestión de intención: sus colegas lo notarán, sus ejecutivos lo apreciarán y usted tendrá éxito gracias a ello. Buscando más? Consulte nuestra guía para la gestión de oficinas.

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