Wie man eine Preisverleihung in 17 Schritten organisiert (+Checkliste)
Jeder liebt eine gute Preisverleihung. Sie müssen sich nur die Unterhaltungsindustrie ansehen, um zu sehen, wie beliebt sie sind. Schauen wir uns also an, wie Sie eine eigene Preisverleihung organisieren können.
Lesen Sie diesen Artikel, um es herauszufinden…
- Warum Sie eine Preisverleihung veranstalten sollten
- So planen Sie ein Preisverleihungsbankett
- Eine nützliche Checkliste, die Sie verwenden können
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Warum eine Preisverleihung organisieren?
Der Hauptgrund, eine Preisverleihung zu organisieren, ist die Wertschätzung für die Leistung bestimmter Personen. Preisverleihungen können auch als großartiges PR-Tool verwendet werden.
Es gibt zwei Arten von Preisverleihungen: interne und externe.
Intern
Interne Preisverleihungen finden in der Regel für Mitarbeiter des Unternehmens statt und tragen Titel wie „Mitarbeiter des Jahres“ oder „Bester Verkäufer des Unternehmens“.“
Extern
Externe Preisverleihungen konzentrieren sich oft auf eine ganze Branche und tragen Titel wie „The Grammy Awards“ und „The Golden Globe Awards“.“
Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was mit der Organisation einer Killer-Preisverleihung zu tun hat, sei es für Ihre Mitarbeiter, Wohltätigkeitsspender oder Ihre Branche als Ganzes.
Schreiben Sie einen Brief
Der Brief für Ihre Preisverleihung sollte den Zweck der Veranstaltung umreißen. Es könnte sein, Geld für einen guten Zweck zu sammeln oder einfach nur Wertschätzung für Ihre Kollegen zu zeigen.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie Ihren Brief schreiben:
- Wer sollte für einen Award nominiert werden?
- Warum haben sie die Nominierung verdient?
- Welche Informationen benötigen Sie dazu?
- Wer sollte die Gewinner auswählen?
- Wie sollen die Auszeichnungen aussehen?
- Wann soll die Zeremonie stattfinden?
Wählen Sie ein Thema
Die Zeremonie wird interessanter, wenn Sie ihr ein übergreifendes Thema geben. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Inspirierendes und Unvergessliches auswählen, das die Leute danach zum Reden bringt.
Tipp: Lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl eines Themas für Ihre Veranstaltung, um Ihnen zu helfen.
Legen Sie das Budget fest
Das Budget für Ihre Preisverleihung hängt weitgehend davon ab, ob Sie Tickets verkaufen oder Personen kostenlos teilnehmen lassen möchten. Berücksichtigen Sie auch Spenden für wohltätige Zwecke und Firmenpatenschaften.
Tipp: Nutzen Sie unseren Leitfaden zur Verwaltung Ihres Eventbudgets, um auf Kurs zu bleiben.
Wählen Sie einen Veranstaltungsort
Sobald Sie eine Vorstellung vom Veranstaltungsbudget haben, ist es Zeit, einen geeigneten Veranstaltungsort zu suchen. Preisverleihungen sind in der Regel glamourös, daher muss der Veranstaltungsort diese Tatsache widerspiegeln.
Tipp: Lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes zum Thema.
Planen Sie das Bühnenbild
Überlegen Sie, wie die Bühne aussehen soll und ob sie in den Veranstaltungsort passt. Stellen Sie sich vor, wo der Gastgeber und das Podium sein werden und wo die Preise verliehen werden. Lassen Sie Raum für Branding.
Tipp: Pinterest hat Bilder von Preisverleihungs-Bühnenbildern, die Sie als Inspiration verwenden können.
Erstellen Sie einen Grundriss
Die Leute brauchen einen Platz, um sich zu setzen, während die Zeremonie stattfindet. Positionieren Sie die Nominierten so, dass sie leicht aufstehen und ihre Auszeichnung annehmen können. Platzieren Sie die Gewinner in der Nähe der Bühne.
Tipp: Sie können ein Tool wie PerfectTablePlan verwenden, um einen Grundriss für Ihre Zeremonie zu erstellen.
Sound und Video planen
Die Technik muss auf den Punkt kommen, also denken Sie im Voraus über Mikrofone, PA-Systeme, WLAN-Verbindungen und Projektoren nach. Sie sollten auch die besten Positionen für alle Kameras bestimmen.
Tipp: Werfen Sie einen Blick auf unsere Anleitung über Event-Equipment auf Tipps, wo zu finden, was Sie brauchen.
Wählen Sie die Award-Songs
Es ist eine nette Geste, einen fröhlichen und inspirierenden Song zu spielen, wenn ein Gewinner seinen Preis annimmt. Sie können auch Songs verwenden, um Referenten vorzustellen, bevor die Auszeichnungen vergeben werden.
Tipp: Hier ist eine YouTube-Playlist der beliebtesten Songs für Preisverleihungen.
Ernennen Sie einen Zeremonienwirt
Der Gastgeber ist der Klebstoff, der alle Redner und Ankündigungen am Tag der Preisverleihung zusammenhält. Wenn Sie es nicht selbst hosten können, ernennen Sie einen kompetenten und erfahrenen Host.
Tipp: Es besteht auch die Möglichkeit, einen professionellen Award-Show-Host zu beauftragen.
Rekrutieren Sie die Referenten
Es kann eine gute Idee sein, jede Auszeichnung mit einem anderen Referenten vorzustellen, der ein Experte auf diesem Gebiet ist. Helfen Sie jedem, den Sie rekrutieren, mit Skriptkarten und Autocue, um sicherzustellen, dass es reibungslos läuft.
Tipp: Verwenden Sie diese Tipps, um die richtigen Redner für Ihre Preisverleihung zu rekrutieren.
Auswahl der Richter
Die Auszeichnungen sollten etwas bedeuten, weshalb die Auswahl der Richter so wichtig ist. Sie müssen Experten sein, die qualifiziert sind, den Gewinner zu wählen, der die Auszeichnung am meisten verdient.
Tipp: Schauen Sie sich den kostenlosen Leitfaden von OpenWater zur Auswahl der Richter für Ihre Zeremonie an.
Relevante Anbieter finden
Finden Sie genau heraus, was Sie an technischer Ausstattung, Catering, Mobiliar, Inszenierung und Dekor benötigen. Dann finden Sie die besten Lieferanten dieser Artikel im Voraus, um ein gutes Geschäft auszuhandeln.
Tipp: Lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie mit Anbietern verhandeln können, damit Sie innerhalb des Budgets bleiben.
Unterhaltung mieten
Nicht jeder wird eine Auszeichnung gewinnen, also stellen Sie sicher, dass es einen Mehrwert für die verbleibenden Gäste gibt. Buchen Sie Unterhaltung für die Preisverleihung und machen Sie die Veranstaltung unvergesslich.
Tipp: Finden Sie eine Buchungsagentur mit Live-Bands, Comedians oder anderer Unterhaltung.
Erstellen Sie ein Programm
Schreiben Sie eine detaillierte Reiseroute für die Preisverleihung und informieren Sie Ihr Team über den Ablauf der Veranstaltungen. Denken Sie daran, kleine Puffer zwischen den Segmenten zu belassen, um Verzögerungen zu berücksichtigen.
Tipp: Verwenden Sie eine dieser Vorlagen für die Agenda der Preisverleihung, um den Prozess zu beschleunigen.
Proben Sie die Zeremonie
Übung macht den Meister, also nehmen Sie sich Zeit, um die Show mit Ihrem Team zu proben. Auf diese Weise können Sie potenzielle Risiken identifizieren, an die Sie während des Planungsprozesses nicht gedacht haben.
Tipp: Wir haben einen Leitfaden für Event-Trockenläufe geschrieben, der Ihnen dabei helfen kann.
Bewerben Sie die Preisverleihung
Ob es sich um eine kleine interne Preisverleihung oder eine große Branchenauszeichnung handelt, Sie sollten sie im Voraus richtig bewerben. Das ist umso wichtiger, wenn Sie Tickets dafür verkaufen möchten.
Tipp: Lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben können, um Ihre Reichweite zu maximieren.
Verwenden Sie eine Checkliste
Puh, das war viel zu denken. Wenn Sie sich schwindelig oder überfordert fühlen, ist es eine gute Idee, eine Checkliste für die Planung von Preisverleihungen zu verwenden, um den Überblick zu behalten.
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Und der Gewinner ist …
Jetzt, da Sie alles wissen, was Sie für Ihre Preisverleihung im Auge behalten müssen, müssen Sie nur noch alles in Gang setzen.
Worauf warten Sie noch?