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Kliniker, die sich in die Privatpraxis wagen, empfinden die Idee der Abrechnung von Versicherungen oft als sehr einschüchternd, da dies oft als sehr komplizierter Prozess angesehen wird. Es ist meine Absicht, etwas von dem Geheimnis aus dem Prozess zu nehmen, so dass Sie mehr Komfort und Verständnis für alle Aspekte der Versicherungsabrechnung finden. Befolgen Sie diese sechs Schritte, um beim Einreichen von Ansprüchen erfolgreich zu sein.

Schritt 1: Vorbereiten für Credentialing

Credentialing ist ein Prozess, den die Versicherungsgesellschaften verwenden, um sicherzustellen, dass Sie qualifiziert sind, auf ihrem Panel zu dienen. Versicherungsunternehmen listen häufig ihre akkreditierten Anbieter auf ihren Websites auf, und ihre Kunden nutzen häufig die Website der Versicherungsgesellschaft, um Anbieter zu finden, die ihre Versicherung in der Region akzeptieren.
Wenn Sie nicht als Anbieter bei der Versicherungsgesellschaft anerkannt sind, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, das Unternehmen als Anbieter außerhalb des Netzwerks in Rechnung zu stellen, aber es gibt keine Garantie dafür, dass Ihr Anspruch akzeptiert wird. Es hängt tatsächlich von der Richtlinie des Patienten ab, ob er für einen Anbieter außerhalb des Netzwerks bezahlt. Die meisten staatlichen Versicherungsunternehmen wie Medicare, Medicaid und Tricare zahlen keine Out-of-Network-Anbieter.
Erwägen Sie, einen Therapeuten mit Erfahrung in der Privatpraxis zu bitten, Sie bei diesem Prozess zu betreuen. Ihr Wissen über die lokalen Versicherungsgesellschaften kann sehr wertvoll sein. Es gibt auch Berater, die Ihnen gegen eine Beratungs- oder Coaching-Gebühr fundierte Ratschläge und Empfehlungen geben.

• Erwägen Sie, eine separate Steuernummer zu erhalten / sich als Unternehmen einzurichten. I.E. John Doe, Ph.D. LLC. Verwenden Sie diese Nummer, um sich bei einer Versicherung auszuweisen und eine Kunstfehlerversicherung abzuschließen.
• Kunstfehlerversicherung abschließen.
• Holen Sie sich eine NPI-Nummer.
• In dem Staat lizenziert sein, in dem Sie Dienstleistungen erbringen.
• Kennen Sie Ihren Taxonomie-Code, wenn Sie ein Medicaid- oder Medicare-Anbieter sein werden.
• Erstellen Sie ein Profil mit CAQH.org Viele Versicherungsunternehmen nutzen dieses Unternehmen als Berechtigungsdatenbank. Halten Sie es mindestens alle sechs Monate auf dem neuesten Stand und aktualisieren Sie es, sobald Ihre Lizenz- oder Kunstfehlerversicherung für das Jahr erneuert wird.
• Haben Sie bereits einen Praxisstandort? Credentialing enthält Ihre Praxisadresse.

Schritt 2: Credentialing mit Versicherung

Wenn Sie etwas suchen, kann es einige Firmen / Einzelpersonen geben, die alle Ihre Credentialing Legwork für eine Gebühr tun werden. Abhängig von der Zeit, die Sie für die Beglaubigung aufwenden müssen, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, dass jemand anderes den Papierkram erledigt, während Sie mit der Behandlung Ihrer Kunden Geld verdienen.
Wenn Sie zuvor für eine größere Klinik gearbeitet haben, denken Sie vielleicht, dass Sie bereits ein Panelanbieter bei einer Versicherungsgesellschaft sind, aber in vielen Fällen arbeiteten Sie wahrscheinlich unter dem Vertrag Ihres alten Arbeitgebers mit der Versicherungsgesellschaft. NICHT ANNEHMEN! Wenn Sie keinen Vertrag von der Versicherungsgesellschaft mit Ihrem Namen haben, sind Sie wahrscheinlich nicht beglaubigt, und Ansprüche werden abgelehnt.
Beachten Sie, dass der Credentialing-Prozess Monate dauern kann, abhängig von der Versicherungsgesellschaft, und dass viele Versicherungsgesellschaften möglicherweise keine neuen Anbieter auf ihren Panels akzeptieren. Sogar andere benötigen möglicherweise mindestens drei Jahre Lizenz, bevor Sie in ihrem Panel zugelassen werden können. Außerdem akzeptieren Versicherungsunternehmen möglicherweise keine neuen Anbieter auf Panels in Ihrer Nähe. Wenn dies der Fall ist, bewerben Sie sich weiterhin alle sechs Monate bis zu einem Jahr, falls sie die Verfügbarkeit eröffnen.

• Wenden Sie sich an die Abteilung für Anbieterbeziehungen der Versicherungsunternehmen und fragen Sie nach einem Berechtigungsnachweis. Wissen Sie, ob Sie sich als Gruppe oder als einzelner Anbieter anmelden.
• Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Praxisstandorte akkreditiert sind.
• Überprüfen Sie den Vertrag, bevor Sie ihn unterschreiben. Beachten Sie die Dokumentationsanforderungen, die Anforderungen an die Einreichung von Ansprüchen (viele erfordern die Einreichung elektronischer Ansprüche), das Beschwerdeverfahren für abgelehnte Ansprüche, die Gebührenordnung, die erstattungsfähigen CPT-Codes für Ihre Lizenz / Spezialität, die Diagnosecodes, für die Sie eine Rückerstattung erhalten, die Änderungscodes, falls vorhanden, und wie lange Sie ab dem Datum der Zustellung Zeit haben, um einen Anspruch bei der Versicherungsgesellschaft einzureichen.
• Bewahren Sie eine Kopie des Vertrags in der Datei auf und fügen Sie dieser Datei alle Vertragsergänzungen hinzu.
• Zugriff: Nachdem Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie Zugriff auf den Anbieterbereich der Versicherungswebsite. Erstellen Sie einen Benutzernamen und Log-in für die Versicherungsgesellschaften Websites, und lernen Sie Ihren Weg um. Ihre Websites sind praktisch, um Informationen zu Kundenrichtlinien anzuzeigen, bereits bezahlte Ansprüche, laufende Ansprüche und das Verfahren für Einsprüche zu prüfen.
• Notieren Sie die Telefonnummern der Versicherungsgesellschaft für Anbieterbeziehungen, Schadenabteilung und Service-Vorautorisierungen. Erstellen Sie eine Masterdatei mit all diesen Informationen zur Hand, zusammen mit Ihren Benutzernamen und Passwörtern. Bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf, da Ihr Login auf vergangene Schadenzahlungen zugreift, die Ihre proprietären Nummern und Diagnosen enthalten, auf die sonst niemand Zugriff haben muss.

Schritt 3: Verfügen Sie über ein Praxismanagementsystem

• ConsiderTherapyAppointment zur Verwaltung Ihrer Terminplanung, Aufzeichnungen, Einreichung von Versicherungsansprüchen, Patientenabrechnung, Einkommensberichterstattung, Patientenerinnerungen, Praxisstatistiken, Patientendemografie und Patientenbiografien. Schaffen Sie ein praktisch papierloses Büro.
• Fordern Sie EPS (Electronic Payment Service) und ERA (Electronic Remittance Advice) über Ihre Versicherungsgesellschaft an.Wenn Sie bereits mit TherapyAppointment eingerichtet sind, können Sie Ihre EOBs so einrichten, dass sie automatisch in unser System heruntergeladen und automatisch auf das Konto des Patienten gebucht werden – eine große Zeitersparnis für jede Praxis!

Schritt 4: Kennen Sie den Versicherungsplan Ihres Kunden

Einige Versicherungsunternehmen delegieren möglicherweise die Verwaltung einiger ihrer Pläne oder einiger Dienste innerhalb von Plänen (z. B. Verhaltensgesundheit) an andere Unternehmen. Wenn Sie dies nicht erkennen, kann dies dazu führen, dass ein Anspruch an das falsche Unternehmen gestellt wird oder Sie von dem Unternehmen, das Leistungen für die psychische Gesundheit erbringt, nicht anerkannt werden, was zu einer Ablehnung des Anspruchs oder einer verspäteten Zahlung führt.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Patient ein Experte für seine eigene Versicherungspolice ist. In der Tat, nehmen Sie das Gegenteil an. Ihr Patient zählt darauf, dass Sie der Experte sind!

• Bitten Sie den Patienten, Ihnen den Namen, die ID-Nummer und die Gruppennummer der Versicherungsgesellschaft telefonisch oder auf andere Weise mitzuteilen, damit Sie seine Versicherung überprüfen können. Wenn Sie TherapyAppointment verwenden, haben Sie die Möglichkeit, dass der Patient diese Informationen automatisch über unser Online-Portal in Ihre Daten eingibt, was die Zeit am Telefon verkürzt und die Versicherungsabrechnung vereinfacht.
• Rufen Sie die Versicherungsgesellschaft an oder melden Sie sich auf der Versicherungswebsite an, um zu sehen, ob der Patient einen aktiven Versicherungsplan hat, und um zu überprüfen, ob die von Ihnen geplanten psychischen Gesundheitsdienste von ihrem Plan abgedeckt sind.
• Überprüfen Sie die Copays / Mitversicherung, für die der Patient bei jeder Sitzung verantwortlich ist. Wissen Sie, ob der Patient noch einen Selbstbehalt für Dienstleistungen hat. Wenn der Patient einen Selbstbehalt für Ihre Art von Dienstleistungen hat, muss der Patient Ihnen den vertraglich vereinbarten Preis für Ihre Dienstleistungen zahlen, bis sein Selbstbehalt erfüllt ist. TherapyAppointment erinnert Sie jedes Mal daran, wie hoch der Copay-Betrag des Kunden ist, wenn Sie die Kundendienste erbringen.
• Stellen Sie sicher, dass der Versicherungsplan des Patienten die von Ihnen angebotene Behandlung abdeckt (d. H. Die Familientherapie ist häufig nicht durch Versicherungspläne abgedeckt, kann jedoch durch Mitarbeiterhilfeprogramme abgedeckt sein). TherapyAppointment bietet Ihnen für jeden Patienten einen speziellen Memo-Bereich, in dem Sie alle Notizen zu Versicherungen und Überweisungen aufbewahren können, die Sie benötigen.
• Erhalten Sie eine Vorabgenehmigung oder Vorzertifizierung für Verfahren, die dies erfordern, bevor Dienstleistungen erbracht werden. Psychologische Tests erfordern fast immer eine Vorautorisierung durch die Versicherungsgesellschaft. Einige Versicherungsgesellschaften können Ihnen erlauben, über ihre Website um Vorabgenehmigungen zu bitten; Andere verlangen, dass Sie sie anrufen, um die Genehmigung zu erhalten. Notieren Sie das Start- und Enddatum der Autorisierung, die von der Autorisierung abgedeckten CPT-Codes und die Anzahl der autorisierten Sitzungen. Es ist auch hilfreich, sich zu notieren, mit wem Sie in der Firma gesprochen haben, zusammen mit der Telefonnummer, falls Sie erneut anrufen müssen oder abgelehnte Ansprüche haben. TherapyAppointment bietet Ihnen die Möglichkeit, all diese Daten im Auge zu behalten. Wir informieren Sie, wenn Ihre vorzertifizierte Sitzung zur Neige geht oder die Zeit abgelaufen ist. Wir setzen automatisch die Autorisierungsnummer auf jeden Anspruch für die Versicherungsabrechnung.
• Fragen Sie die Versicherungsgesellschaft, ob die Versicherung des Patienten eine ärztliche Überweisung erfordert. Es lohnt sich herauszufinden! TherapyAppointment bietet die Möglichkeit, Ansprüche mit der NPI-Nummer des überweisenden Arztes einzureichen, damit Sie eine Rückerstattung erhalten.
• Stellen Sie fest, ob dieser Patient einen außerstaatlichen Versicherungsplan hat. Selbst wenn es sich bei dem Unternehmen um ein Unternehmen handelt, bei dem Sie eine Berechtigung haben, können Sie feststellen, dass Ihr Erstattungssatz unterschiedlich ist; Sie benötigen möglicherweise eine vorherige Genehmigung; oder vielleicht müssen Sie möglicherweise eine Einzelfallvereinbarung mit dem Out-of-State-Unternehmen unterzeichnen. Es ist ziemlich üblich, dass Out-of-State-Pläne länger als üblich dauern, um zu zahlen, wenn sie Ihren Anspruch akzeptieren.
• Bestätigen Sie, wohin Ansprüche gesendet werden sollen. Finden Sie entweder die elektronische ID-Nummer und die Postanschrift für Ansprüche heraus, damit Sie sicherstellen können, dass der Anspruch korrekt eingereicht wird.

Schritt 5: Der erste Besuch des Patienten

• Machen Sie eine Kopie ihrer Versicherungskarte und Führerscheinnummer. Halten Sie es in den Akten.
• Bitten Sie sie, eine Erklärung zu unterschreiben, die Ihnen ihre ‚Unterschrift der Akte‘ gibt, damit Sie Versicherungsansprüche einreichen können. Mit TherapyAppointment können Sie eine eingescannte Karte und Dokumente in die Patientenakte hochladen und aufbewahren, damit Sie ein praktisch papierloses Büro haben!
• Dokumentieren Sie den Besuch gemäß den Anforderungen der Versicherungsgesellschaft, der HIPAA und Ihrer staatlichen Zulassungsbehörde. Befolgen Sie immer die Regeln des Unternehmens, das die strengsten Anforderungen hat. Mit TherapyAppointment können Sie die Versicherung in einem einfachen Schritt dokumentieren und abrechnen, wobei Ihnen verschiedene Dokumentationsstile zur Verfügung stehen, um Ihre speziellen Richtlinien zu erfüllen.
• Reichen Sie den Versicherungsanspruch möglichst am selben Tag ein, um schneller herauszufinden, ob die Leistungen von den auf der Website der Versicherungsgesellschaft angegebenen Leistungen abweichen. Sie haben bessere Möglichkeiten, von Patienten zu sammeln, die aktuell sind und Sie aktiv zur Behandlung sehen. Das tägliche Senden elektronischer Ansprüche an Versicherungsunternehmen über TherapyAppointment stellt sicher, dass Ihr Anspruch von der Versicherungsgesellschaft so schnell wie möglich bearbeitet wird.

Schritt 6: Bestätigen Sie bei jedem Besuch

• , dass sich die Versicherungsgesellschaft und der Plan des Patienten nicht geändert haben. Wenn ein Kunde den Arbeitsplatz wechselt, beachten Sie, dass er möglicherweise keine aktive Versicherung mehr hat. Der Beginn eines neuen Kalenderjahres bedeutet oft andere Versicherungsnummern, andere Selbstbehalte und andere Zuzahlungen als im Vorjahr. Planen Sie im Januar, um mit diesem Überprüfungsprozess beschäftigt zu sein!
• Stellen Sie sicher, dass der Kunde seine Copays oder die gesamte vertraglich vereinbarte Sitzungsgebühr bezahlt, wenn er noch einen Selbstbehalt hat.
• Dokumentieren Sie den Code des Verfahrenscodes (CPT), der für die Versicherung in Rechnung gestellt werden soll.
• Dokumentieren Sie die Sitzung gemäß Ihren Versicherungsrichtlinien, Lizenzrichtlinien und HIPAA-Richtlinien, wobei Sie die restriktivsten Regeln als Mindestanforderungen verwenden.
• Überprüfen Sie die vergangenen Zahlungen des Kunden und alle fälligen / von der Versicherung abgelehnten Beträge. TherapyAppointment informiert Sie automatisch, wenn ein Anspruch abgelehnt oder nicht rechtzeitig bezahlt wird, wenn Sie sich anmelden, um die Datei des Kunden anzuzeigen.