• Articles
• admin

uanset fokus for en professionel serviceorganisation (PSO) – fra et digitalt marketingbureau til et managementkonsulentfirma eller et programudviklingsfirma (som VOGSY – klienter) – sælger du primært tid og dit teams ekspertise. Som sådan har du brug for en målrettet model for fakturerbare ressourcer, der gælder for hver medarbejder på tværs af organisationen. Dette kræver en udnyttelsesgrad.

Hvad er en udnyttelsesgrad?

udnyttelsesgrader er en måde at måle effektiviteten og produktiviteten af et individ (eller endda en hel PSO) ved at generere indtægter mod tilgængelig båndbredde fordelt over en bestemt periode. I enklere termer afspejler en udnyttelsesgrad den procentdel af en medarbejders arbejdstid, der kan faktureres til en klient i forhold til deres samlede tilgængelighed.

hvis du ikke ved, hvad du skal sælge, eller hvor meget du kan levere, er det nemt at ende med under – eller overudnyttelse af medarbejdere. Denne mangel på kontrol kan have alvorlige økonomiske og operationelle konsekvenser, herunder utilfredse kunder, savnet salg, oppustet overhead og mere.

der er mange faktorer, der går ind i at skabe en udnyttelsesgrad formel, der fungerer bedst for din virksomhed. Mange områder kan påvirke beregninger, og satser kan bruges på forskellige måder. For at gøre det lettere er der teknologiløsninger, der kan hjælpe PSO-ledere med at få denne uvurderlige indsigt og sætte deres organisationer på sporet til større rentabilitet.

faktum er, at hvis du ikke har måludnyttelsesgrader, bruger du sandsynligvis ikke din arbejdsstyrke korrekt.

er der en standard udnyttelsesgrad mål eller formel for succes?

det korte svar på dette spørgsmål er nej – og der er en række grunde. Først og fremmest har organisationer forskellige strategier, så (ressource) udnyttelsesformler varierer.

Tag Prisvandhuscoopers og Deloitte, operatører af enorme globale professionelle tjenester og konsulentnetværk. Deres medarbejdere genererer indtægter gennem længerevarende engagementer, ofte i klientindstillinger. Disse konsulentudnyttelsesgrader vil typisk være meget høje, fordi rørledningen til arbejde er fuld, job er specifikke, og prioriteten er helt og holdent at generere indtægter.

overvej nu en mindre PSO, der er mere fokuseret på vækst versus fortjeneste. For at opnå det kan en PSO ansætte yderligere personer. De kan så køre en høj udnyttelsesgrad, men ikke med vægt på rentabilitet og fakturerbarhed – margenerne kan være mindre, fordi de forsøger at bygge for fremtiden og er afhængige af kontantreserver for tiden.

sådanne grunde forklarer, hvorfor målene for udnyttelse af professionelle tjenester varierer. For eksempel fandt HubSpot, at nogle agenturer sigter mod at målrette mod en udnyttelsesgrad på 85 til 90 procent, men den faktiske gennemsnitlige udnyttelsesgrad er meget lavere ved 60 procent.

priserne varierer efter organisationstype, rolle, forretningsmål og individuelle jobfunktioner. Du kan prøve at benchmarke dine konkurrenters priser til sammenligningsformål, men det er vigtigst at kende din egen organisation – og det kræver, at du først evaluerer dine operationer.

Hvordan beregner du medarbejderudnyttelsesgraden?

PSO ‘ er bør fastsætte satser for medarbejdere, der er opnåelige. Du ønsker at bestemme det faktiske udbud af det, du har, og hvordan du omkostningseffektivt imødekommer efterspørgslen. Så mens du vil indstille en basislinje for at sikre, at medarbejderne er rentable, bør dette ikke være et forsøg på at nå et oppustet salgsmål. Dette kan føre til udbrændthed hos medarbejderne, hvilket ifølge forskning medfører høj jobomsætning, Øget fravær og nedsat produktivitet, der koster amerikanske virksomheder 300 milliarder dollars årligt.

for at beregne medarbejderudnyttelsesgraden korrekt skal du forstå, at forskellige roller har forskellige satser. Som et eksempel ville en person med ledelsesansvar ikke have så høj en sats som en person, der arbejder direkte på et projekt. Hvorfor? Du forventer, at de bruger en god del af deres tid på at styre personale og udføre andre opgaver, der ikke direkte kan faktureres til en klient.

en medarbejder, der er ansvarlig for at føre tilsyn med et finansielt område som konto gæld eller en person, der leder op på menneskelige ressourcer, genererer sandsynligvis heller ikke mange fakturerbare timer. Er de stadig medvirkende til din succes? Helt. Men de bør ikke have den samme udnyttelsesgrad som en grafiker eller en revisor, der bruger størstedelen af deres tid på fakturerbare klientprojekter. Desuden har job forskellige monetære værdier: en arkitekts timer kan hente en højere markering end en projektleder.

hvilket giver en god regel at huske på, når man vurderer udnyttelsesgraden: medarbejdere, der er involveret i fakturerbart klientarbejde, skal ikke kun dække deres egne lønninger, men skal også tildele en del til funktioner, der ikke genererer indtægter. Så en procentdel af faste omkostninger skal fordeles mellem fakturerbare medarbejdere for at sikre rentabilitet for din samlede organisation.

det er også vigtigt at bestemme fakturerbar versus ikke-fakturerbar tid. Overvej tid, som medarbejderne bruger på personlig faglig udvikling, i interne virksomhedsmøder og på betalt fritid. Disse er alle vigtige; du helt sikkert ønsker at vokse medarbejder færdigheder og ikke ønsker Dem at være overbebyrdede. Men hvis du undlader at indarbejde ikke-fakturerbare timer fra starten, vil eventuelle beregninger være langt væk.

så en grundlæggende formel til beregning af medarbejderudnyttelsesgrader ser sådan ud:

• Begynd med 260 arbejdsdage om året (52 uger 5 dage).
• træk derefter følgende interne eller betalte fritidsaktiviteter (du skal justere for at passe til din virksomhed):
  • feriedage (siger 25 dage)
  • sygedage (5 dage)
  • interne aktiviteter såsom træning, off-sites og møder (15 dage)
  • faglig udvikling eller Konferencedeltagelse (10 dage)
• det giver dig 205 dages fakturerbart klientarbejde. Del det med de samlede 260 arbejdsdage, og du er tilbage med en 78 procent måludnyttelsesgrad.
• ud over dette kan du fratrække andre ikke-fakturerbare arbejdsaktiviteter, såsom klientforberedelse, rapportering, rejser osv., hvilket yderligere vil reducere udnyttelsesgraden. Det er også her, du skal faktor i hver persons rolle, da deres ansvar og målrater vil afvige fra hinanden.

Fakturerbarhed vs. udnyttelse: Hvordan kan medarbejder fakturerbarhed drive rentabilitet?

alle disse faktorer, der er beskrevet ovenfor, skal bruges til at udvikle målmarginer. Disse mål skal derefter afspejles i udnyttelsesgraden på alle niveauer i din virksomhed. Det er vigtigt at indstille og være i stand til at analysere disse satser for at etablere og vokse fortjenstmargener.

med dette i tankerne skal du derefter bruge disse udnyttelsesgrader til at etablere faktureringsmål, eller antallet af fakturerbare timer, som hver medarbejder skal ramme. Disse skal deles med individuelle medarbejdere såvel som teams, hvilket giver alle realistiske mål, som alle kan arbejde hen imod.

hvad mere er, er det vigtigt, at du har synlighed i status for udnyttelse på alle tidspunkter. Du skal være i stand til at planlægge for at udføre klientarbejde, forbedre medarbejdernes båndbredde og sørge for, at de rigtige ressourcer er på plads. Du ønsker ikke, at medarbejderne skal være inaktive og bekymrede for utilstrækkeligt arbejde i rørledningen. Du vil heller ikke have dem overvældet og blive tvunget til at ansætte på en måde, der ikke er omkostningseffektiv.

du skal altid vide, at der genereres nok indtægter, og at projekter afsluttes rentabelt. Til det har du brug for synlighed i realtid på tværs af din organisation.

kan værktøjer hjælpe PSO ‘ er med at hæve udnyttelsesgraden og fakturerbarheden?

hvis ovenstående lyder som en masse, tage hjerte – der er teknologi til rådighed, der kan gøre at skabe og vedligeholde udnyttelsesgrad, marginer og rentabilitet et snuptag.

og disse værktøjer blev oprettet med PSO ‘ er specifikt i tankerne.

Professional services automation (PSA) platforme frigør alle i en PSO ved at automatisere tidskrævende opgaver inden for ledelse, salg, økonomi, drift og projektledelse. De Letter hvert trin i Citat-til-kontant rejse. De kan øge effektiviteten og rentabiliteten med større CRM-kapaciteter og finere kontrol over tid og omkostninger, fakturering, prisfastsættelse og pengestrøm.

se, hvordan VOGSY hjælper dig med at holde styr på udnyttelse og levering

en PSA-platform kan hjælpe PSO-ledere med at indstille og overvåge udnyttelsesgraden og tilbyde konstant synlighed sammen med værktøjer til at analysere fortiden og forudse fremtiden. Den rigtige PSA platform leverer real-time salg, kunde, projekt og udnyttelse målinger. Konfigurerbare KPI-kort giver hurtig adgang til vitale data.

som et resultat er arbejdsomfang på målet, marginer styres effektivt og dyrkes, og rørledningen forventes nøjagtigt.

lige så vigtigt giver det dig et realistisk billede af medarbejderne. Du kan sikre dig, at de ikke bliver udbrændte, og at de har de rigtige ressourcer og færdigheder på plads til at imødekomme kravene. Du kan give medarbejderne mulighed for at tage ejerskab af arbejdet, sikre, at de har projekter at tackle og er i stand til at nå deres leverbare mål. Alle kan se, hvad deres jævnaldrende arbejder på, forberede sig på, hvad der er forude og samarbejde mere effektivt.

for virksomheder kan en PSA-løsning give dig de data, du har brug for for at sikre, at du sælger de rigtige tjenester til de rigtige marginer. Og for ledere er det nøglen til at skabe rentabilitet.

bruger du allerede Google arbejdsområde? Lær, hvordan VOGSY, den eneste PSA-løsning til Google-arbejdsområde, kan hjælpe med at forbedre dine udnyttelsesgradsberegninger og rentabilitet.

Kontakt os i dag