• Articles
• admin

není žádným tajemstvím, že manažeři kanceláří jsou páteří každé vysoce fungující kanceláře. Mnoho společností závisí na svých kancelářských manažerech, aby zachovaly dobrou kvalitu života a produktivitu. Protože práce vyžaduje trpělivost, kancelářské dovednosti, vůdčí schopnosti a talent pro práci pod tlakem, někdy může být těžké najít skvělého manažera kanceláře.

jak přehodnotit své pracoviště a připravit se na návrat do práce →

Vezměte například Debra Leonard-Porch. Debra je téměř administrativní profesionálkou 40 let a v současné době je vedoucí Kanceláře společnosti Incapital Holdings v Chicagu. Debra ví, že prvním krokem k tomu, aby se stala skvělou manažerkou kanceláře, je brát sebe a svou pozici vážně:

„moje filozofie byla vždy:“ každý den se ucházím o svou práci“. Přišel jsem se ucházet o svou práci, protože by to mohlo snadno jít k někomu jinému. Mohou získat někoho mladšího. Mohou získat někoho levnějšího. Mohou získat někoho s lepším vzděláním, ale nikdy nenajdou nikoho, kdo bude pracovat tak tvrdě jako já.“

Přečtěte si o našem průvodci dovednostmi office manager, školení a tipy a okamžitě se připojíte k velikánům office manager, jako je Debra.

co je správce kanceláře?

když mluvíme o kancelářských manažerech, mluvíme opravdu o tom, co dělá kancelář efektivní. Vedoucí kanceláře mají různé odpovědnosti v závislosti na potřebách své společnosti, ale všichni vedoucí kanceláře mají na starosti plánování, koordinaci a kontrolu kancelářských činností a také dbají na vládní kontrolu, pracovní zákony a spokojenost zaměstnanců.

v závislosti na oboru může existovat řada pracovních míst pro správu kanceláří, základní povinnosti těchto manažerů jsou však velmi podobné. Kromě dohledu nad hladkým chodem správy společnosti, ujistěte se, že potřebné zásoby jsou poskytovány a že kancelářské vybavení je v provozuschopném stavu, mohou manažeři kanceláří někdy také najmout, oheň, vlak a podporovat zaměstnance.

Office Manager Skills

jako office manager budete zodpovědní za procesy, postupy, dokumentaci, komunikaci, dohled, školení a správu. Pokud to zní jako velká zodpovědnost, je to proto, že je. Abyste se ujistili, že kancelář funguje co nejlépe, musíte být dobře obeznámeni s těmito dovednostmi správy kanceláří.

plánovací dovednosti

plánování by mělo přijít přirozeně pro manažery kanceláří. Vaše plánovací povinnosti se budou pohybovat od plánování schůzek v kanceláři až po delegování odpovědností. Od plánování dlouhodobých obchodních operací k efektivnímu provádění každodenních úkolů je organizované plánování klíčovou dovedností, kterou by měl mít každý skvělý manažer kanceláře.

administrativní dovednosti

pro vedoucího kanceláře by administrativní dovednosti měly být druhou přirozeností. Předtím, než jste se zvedl na pozici office manager je dobrá šance, že budete mít zastával další administrativní pozice. Na těchto pozicích byste kultivovali základní administrativní dovednosti, které se budou rozvíjet, až se přizpůsobíte své nové roli manažera kanceláře. Budete zodpovědní za různé administrativní úkoly v Organizaci, podporu a kultivaci firemní kultury a další personální povinnosti, jako je hodnocení výkonu zaměstnanců.

analytické dovednosti

rozvíjení analytických dovedností na jakékoli úrovni zaměstnání je dobrý nápad. Jako vedoucí kanceláře budete potřebovat tyto dovednosti, abyste mohli identifikovat neefektivity a navrhnout řešení, abyste přispěli k úspěchu vaší společnosti.

počítačové dovednosti

silná, praktická sada počítačových dovedností není jen ideální, ale nezbytná pro vedoucího kanceláře. Měli byste mít dostatečně vysokou úroveň dovedností, abyste byli pohodlní, přesní a efektivní s požadovanými každodenními počítačovými operacemi – jako je zadávání dat, vytváření listů a formátování prezentací. Pravděpodobně budete používat software pro zprávy o výdajích, správu zařízení a videokonference a každodenní komunikaci.

školení Office Manager

při stoupání po firemním žebříčku se vždy budou učit nové dovednosti, zejména pokud jde o správu kanceláří. Naštěstí nemusíte být zapsáni do studijního programu na plný úvazek, abyste získali vzdělání v oblasti řízení kanceláře. Každému, kdo má zájem o stimulaci své manažerské kariéry v kanceláři, je k dispozici řada online a osobních kurzů. Ať už chcete zdokonalit konkrétní dovednosti nebo dále rozvíjet svou kompletní sadu kancelářských dovedností, je pro vás Kurz to pravé. Přečtěte si z našeho ručně vybraného výběru a najděte perfektní kurz pro vaše potřeby správy kanceláře.

Certification Management and Strategy Institute-Certified Business Office Manager (CBOM)™

nejlepší pro začátečníky v oblasti správy kanceláří, kteří se chtějí naučit základní vstupy a výstupy z oboru, než se ucházejí o svou první manažerskou pozici, absolvováním tohoto zcela online kurzu se naučíte rámcové dovednosti a procesy potřebné k efektivnímu fungování každé moderní kanceláře.

SkillPath on-Demand Training-emoční inteligence

ideální pro kancelářské manažery pracující v oblastech s vysokým stresem, online kurzy SkillPath se zaměřují na výuku emoční inteligence. Díky jejich snadno použitelnému a snadno naučitelnému formátu se naučíte, jak porozumět, regulovat a využívat emoce v jakékoli kancelářské situaci.

Dale Carnegie Training-získání výsledků bez autority

užitečné pro kancelářské manažery, kteří chtějí vštípit velké společnosti změny a strategie v jejich společnosti, prostřednictvím týdenních webinářů se naučíte, jak překonat potenciálně dusí kancelářskou politiku s cílem získat respekt a budovat důvěru napříč pozicemi ve vaší organizaci.

5 Tipy pro správu kanceláří

jako vedoucí kanceláře budete muset být pečliví ve své vlastní práci a zodpovědní za výstup zbytku kanceláře. Dokonce i ostřílení manažeři kanceláří mohou růst ve stresu ve dnech, kdy se zdá, že existují nepřetržité pochybnosti zaměstnanců a výkonné obavy.

přijetím několika nových technik zjistíte, že tyto ohromující dny budou méně časté a lépe zvládnutelné. Když použijete naše top 5 Tipy pro správu kanceláří, zůstanete na vrcholu své práce a před hrou.

stanovte cíle pro svůj tým

když stanovíte jasné cíle v kanceláři, skutečně vytváříte smysl pro zaměstnance. Vytvořením týmové cíle, nebo dokonce branch široké cíle, jste omlazení účel pro vaši společnost udržet pracovníky motivované.

vytvářejte dosažitelné cíle, které inspirují členy týmu k ambicióznosti ve své práci. Když je jeden tým osobně splněn splněním svých cílů, celá pracovní síla bude na oplátku produktivnější a motivovanější. Také to není na škodu, že budete moci efektivněji sledovat pokrok každého týmu, když existuje jasný cíl, na kterém se pracuje.

komunikace je klíčová

jako office manager jsou vaše komunikační dovednosti konečným výsledkem vašeho úspěchu, protože jste obvykle prvním kontaktním místem pro klienty přicházející do kanceláře. Budete nejen pravidelně komunikovat se zákazníky, ale i se svými zaměstnanci, když delegujete jejich práci v rámci organizace ústně i písemně.

tato komunikace by měla být efektivní a profesionální, aby se zajistilo, že zprávy budou doručovány a přijímány podle plánu, ale také přátelské, aby se udržely vztahy se zákazníky a zaměstnanci.

dovednosti v řízení času

dovednosti v řízení času jsou nezbytnou součástí každé úlohy správy kanceláře, protože je vaší povinností využít každou minutu své role k jejímu plnému potenciálu. Řízení času a organizační dovednosti jsou potřebné, abyste se ujistili, že jste k dispozici, abyste správně přidělili každý úkol podle plánu se zbytkem časových os úřadu.

buďte inovativním myslitelem

být inovativním myslitelem je prvním krokem k efektivnímu kancelářskému manažerovi, protože řešení problémů je jednou z vašich hlavních povinností. Jako vedoucí kanceláře budete čelit neznámým situacím, které se mohou na první pohled zdát mimo vaši kontrolu, a také novým výzvám, které musíte překonat. Může to být váš první instinkt, který se uchýlí k frustraci těmito výzvami, ale místo toho budete muset rozvíjet dovednosti, abyste k nim vrozeně přistupovali s inovativním myšlením.

zde je tip, jak začít: obklopte se inovativními mysliteli a učte se od nich pozorováním. Je důležité vystavit se novým způsobům myšlení a tvůrčím metodám úspěchu.

Pokračujte ve vzdělávání a profesním rozvoji

nejlepší kancelářští manažeři se nikdy nepřestanou učit. Budete muset neustále rozšiřovat své znalosti, abyste zůstali na vrcholu vyvíjející se technologie a vyvíjeli nové manažerské taktiky.

když uděláte profesionální rozvoj pravidelnou součástí vašeho měsíčního strategického kariérního plánu, zůstanete před konkurencí a pomůžete udržet vaši společnost na špici. Ať už se jedná o zápis do víkendových tříd nebo o týdenní kurzy online webinářů, pokračujte v učení-je to součást vaší odpovědnosti jako správce kanceláře.

stát se opravdu skvělým manažerem kanceláře je o záměru – vaši kolegové si toho všimnou, vaši vedoucí to ocení a díky tomu budete úspěšní. Hledáte více? Podívejte se na našeho průvodce správou kanceláří.

více informací o setkání Sova →