• Articles
• admin

det är ingen hemlighet att kontorschefer är ryggraden i alla högfungerande kontor. Många företag är beroende av sina kontorschefer för att bevara en god livskvalitet och produktivitet. Eftersom jobbet kräver tålamod, kontorskunskaper, ledarskapsförmåga och en talang för att arbeta under press, kan det ibland vara svårt att hitta en bra kontorschef.

hur du tänker om din arbetsplats för att förbereda dig för att återvända till jobbet 0-2340>

ta Debra Leonard-Porch till exempel. Debra har varit administrativ professionell i nästan 40 år och är för närvarande kontorschef för Incapital Holdings i Chicago. Debra vet att det första steget till att bli en bra kontorschef är att ta dig själv och din position på allvar:

”min filosofi har alltid varit, ” jag söker mitt jobb varje dag”. Jag kommer in för att söka mitt jobb eftersom det lätt kan gå till någon annan. De kan få någon yngre. De kan få någon billigare. De kan få någon med en bättre utbildning, men de kommer aldrig att hitta någon som kommer att arbeta så hårt som jag gör.”

läs vidare för vår guide till office manager färdigheter, utbildning och tips, och du kommer att gå med i office manager storheter som Debra på nolltid.

Vad är en Office Manager?

när vi pratar om kontorschefer talar vi verkligen om vad som gör ett kontor effektivt. Kontorschefer har olika ansvarsområden beroende på företagets behov, men alla kontorschefer ansvarar för planering, samordning och kontroll av kontorsaktiviteter, samt att vara uppmärksam på statlig kontroll, arbetslagar och anställdas tillfredsställelse.

beroende på fältet kan det finnas en mängd olika kontorshanteringsjobb, men de grundläggande uppgifterna för dessa chefer är ganska lika. Förutom att övervaka en smidig drift av ett företags administration, se till att nödvändiga förnödenheter tillhandahålls och att kontorsutrustning är i funktionsdugligt skick, kan kontorschefer ibland också anställa, brand, utbilda och främja anställda.

Office Manager Skills

som office manager ansvarar du för processer, procedurer, dokumentation, kommunikation, övervakning, utbildning och administration. Om det låter som en hel del ansvar, det beror på att det är. För att se till att kontoret fungerar som bäst, måste du vara väl insatt i dessa kontor ledningskompetens.

planeringsförmåga

planering bör komma naturligt för kontorschefer. Ditt planeringsansvar sträcker sig från schemaläggning av kontorsmöten till delegering av ansvar. Från att planera långsiktig affärsverksamhet till att utföra vardagliga uppgifter effektivt är organiserad planering en viktig färdighet som alla stora kontorschefer borde ha.

administrativa färdigheter

för en kontorschef bör administrativa färdigheter komma som andra karaktär. Innan du steg till din position som kontorschef finns det en god chans att du har haft andra administrativa positioner. I dessa positioner skulle du ha odlat en baslinje av administrativa färdigheter som bara kommer att utvecklas när du anpassar dig till din nya roll som kontorschef. Du kommer att ansvara för olika administrativa uppgifter i organisationen, stödja och odla företagskultur och andra personalansvar som att utvärdera anställdas prestationer.

analytiska färdigheter

att utveckla dina analytiska färdigheter på alla anställningsnivåer är en bra ide. Som kontorschef behöver du dessa färdigheter för att kunna identifiera ineffektivitet och föreslå lösningar för att bidra till ditt företags framgång.

datorkunskaper

en stark, praktisk dator kompetens är inte bara perfekt, men nödvändigt för en kontorschef. Du bör ha en tillräckligt hög kompetensnivå för att vara bekväm, korrekt och effektiv med de dagliga datoroperationerna som krävs – till exempel datainmatning, arkskapande och formatering av presentationer. Du kommer sannolikt att använda programvara för kostnadsrapporter, anläggningshantering och videokonferenser och daglig kommunikation.

Office Manager Training Courses

när du klättrar på din företagsstege kommer det alltid att finnas nya färdigheter att lära sig, särskilt när det gäller kontorshantering. Lyckligtvis behöver du inte vara inskriven i ett heltidsutbildningsprogram för att få en kontorshanteringsutbildning. Det finns en rad online-och personliga kurser tillgängliga för alla som är intresserade av att stimulera sin kontors ledarkarriär. Oavsett om du vill förfina en specifik färdighet eller vidareutveckla din kompletta uppsättning kontorsfärdigheter, finns det en kurs som passar dig. Läs vidare från vårt handplockade urval för att hitta den perfekta kursen för dina kontorshanteringsbehov.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM) 25142>

bäst för nybörjare i Office management som vill lära sig de grundläggande insatserna i fältet innan de ansöker om sin första ledningsposition, genom att slutföra denna helt online-kurs lär du dig de ramkunskaper och processer som behövs för att effektivt driva alla moderna kontor.

SkillPath on-Demand utbildning – Emotionell Intelligens

idealisk för kontorschefer som arbetar i hög stress fält, SkillPath online klasser fokusera på undervisning emotionell intelligens. Genom deras lättanvända och lätta att lära sig format lär du dig att förstå, reglera och utnyttja känslor i alla kontorssituationer.

Dale Carnegie Training – få resultat utan auktoritet

användbart för kontorschefer som vill införa stora företagsförändringar och strategier i sitt företag, genom veckovisa webbseminarier lär du dig att överskrida potentiellt kvävande kontorspolitik för att få respekt och bygga förtroende över positioner i din organisation.

5 Office Management Tips

som kontorschef måste du vara flitig i ditt eget arbete och ansvarig för produktionen av resten av kontoret. Även erfarna kontorschefer kan växa stressade på dagar när det verkar som om det finns nonstop anställdas problem och verkställande problem.

genom att anta några nya tekniker hittar du de överväldigande dagarna blir mindre frekventa och mer hanterbara. När du använder våra topp 5 office management tips, kommer du att hålla koll på ditt arbete och före spelet.

skapa mål för ditt Team

när du fastställer tydliga kontorsmål skapar du verkligen en känsla av syfte för anställda. Genom att skapa lagmål, eller till och med branschövergripande mål, föryngrar du syftet för ditt företag att hålla arbetarna motiverade.

skapa uppnåbara mål som inspirerar teammedlemmarna att vara ambitiösa med sitt arbete. När ett team personligen uppfylls genom att uppnå sina mål kommer hela arbetskraften att vara mer produktiv och motiverad i gengäld. Det skadar inte heller att du kommer att kunna övervaka varje lags framsteg mer effektivt när det finns ett tydligt mål som arbetas mot.

kommunikation är nyckeln

som kontorschef är dina kommunikationsförmåga slutet-allt-allt-din framgång eftersom du vanligtvis är den första kontaktpunkten för kunder som kommer in på kontoret. Du kommer inte bara att kommunicera regelbundet med kunder utan dina anställda när du delegerar sitt arbete inom organisationen både muntligt och skriftligt.

denna kommunikation ska vara effektiv och professionell för att säkerställa att meddelanden levereras och tas emot som avsett, men också vänlig för att upprätthålla relationer med dina kunder och anställda.

Time Management Skills

färdigheter i time management är en viktig del av alla office Management jobb som det är din plikt att utnyttja varje minut av din roll till sin fulla potential. Tidshantering och organisationsförmåga behövs för att vara säker på att du är tillgänglig för att korrekt fördela varje uppgift enligt schema med resten av kontorets tidslinjer.

var en innovativ tänkare

att vara en innovativ tänkare är steg ett mot att vara en effektiv kontorschef eftersom problemlösning är ett av dina huvudansvar. Som kontorschef kommer du att möta okända situationer som först kan tyckas vara utanför din kontroll, liksom nya utmaningar du behöver övervinna. Det kan vara din första instinkt att tillgripa att bli frustrerad av dessa utmaningar, men istället måste du utveckla färdigheten för att medfött närma sig dem med innovativt tänkande.

här är ett tips för att komma igång: omge dig med innovativa tänkare och lära av dem genom observation. Det är viktigt att utsätta dig för nya sätt att tänka och kreativa metoder för framgång.

fortsätt din utbildning och professionell utveckling

de bästa kontorscheferna slutar aldrig lära sig. Du måste kontinuerligt utöka din kunskap för att hålla koll på utvecklande teknik och utveckla nya ledningstaktik.

när du gör professionell utveckling till en regelbunden del av din månatliga strategiska karriärplan kommer du att ligga före tävlingen och hjälpa till att hålla ditt företag före kurvan också. Oavsett om det är genom att anmäla sig till helgkurser eller ta veckokurser online, fortsätt lära dig — det är en del av ditt ansvar som kontorschef.

att bli en riktigt bra kontorschef handlar om avsikt — dina kollegor kommer att märka det, dina chefer kommer att uppskatta det och du kommer att lyckas på grund av det. Letar du efter mer? Kolla in vår guide till Office management.

lär dig mer om mötet Owl bisexual