Xero-cum să creați și să trimiteți o factură pentru clienți
facturarea clienților este o parte critică a oricărei afaceri. Deci, având un proces de facturare buna, va fi o eliberare de stres majore pentru tine. În acest ghid, veți afla cum să configurați o nouă factură de vânzare în Xero, cum să le trimiteți prin e-mail clienților și cum să atașați fișiere. Și pentru a vă ajuta să învățați mai repede frânghiile, consultați tutorialul nostru video (de mai sus).
cum se creează o nouă factură de vânzare în Xero
crearea unei noi facturi de vânzare în Xero este ușoară. Pentru a ajunge la locul potrivit, accesați Business Prezentare generală a vânzărilor din meniul principal.
din ecranul vânzări, Faceți clic pe butonul + Nou și selectați Factură din listă.
acum ar trebui să vedeți un nou șablon de factură pe care îl puteți utiliza pentru a crea factura de vânzare. Să creăm o factură completând câteva dintre câmpurile principale:
- la: Alegeți orice contact doriți. Am ales mobila ABC.
- Data: apare data curentă. Poți schimba asta.
- data scadenței: alegeți o dată la aproximativ 30 de zile de la dată.
- Factură # : numărul facturii apare automat dacă este inclus în setările dvs.
- referință: poate fi codul proiectului, codul poștal sau numărul comenzii de achiziție.
- Branding: dacă utilizați compania demo, alegeți Proiecte Speciale din listă.
- Descriere: introduceți servicii de consultanță.
- cantitate: introduceți 1.
- preț unitar: introduceți 1000.00.
- cont: alegeți 200-vânzări din lista de coduri de registru general.
- rata de impozitare: aceasta ar trebui să se populeze automat pe baza codului general al Registrului ales.
pentru a vedea cum va arăta factura clientului, faceți clic pe butonul Previzualizare din partea dreaptă sus.
ar trebui să vedeți o factură care a fost marcată de șablonul de branding Special Projects ales anterior. Detaliile facturii trebuie să se bazeze pe informațiile pe care le-ați furnizat mai sus.
acum că ați creat factura, veți putea să o salvați sau să o aprobați. Ceea ce alegeți să faceți depinde de modul în care vă conduceți afacerea.
dacă procesul dvs. de facturare necesită salvarea facturilor noi de vânzare ca ciorne pentru aprobarea altcuiva, faceți clic pe Salvare ca ciornă în partea stângă jos a ecranului factură nouă.
dacă nu aveți nevoie de altcineva pentru a aproba noile facturi de vânzare, puteți continua să le aprobați singur făcând clic pe butonul aprobare din partea dreaptă jos a ecranului factură nouă.
asta este tot ce trebuie să faceți pentru a crea o nouă factură de vânzare în Xero.
cum se atașează fișiere la o factură de Vânzare
uneori, când trimiteți prin e-mail o factură de Vânzare unui client, trebuie să trimiteți câteva fișiere cu acesta, cum ar fi foi de calcul Excel sau documente PDF. În Xero, puteți face acest lucru prin atașarea fișierelor la factură și includerea lor în e-mailul către client.
pentru a atașa fișiere la factură, faceți clic pe butonul din partea dreaptă sus a ecranului factură care arată ca o bucată de hârtie parțial pliată. Când apare caseta pop-up, faceți clic pe linkul + Încărcați fișiere.
acum Puteți alege fișierele pe care doriți să le atașați la factură. Continuați și atașați un fișier Excel, PDF sau orice altceva pe care Xero îl va accepta.
după ce ați atașat fișierul, faceți clic pe pictograma cog de lângă numele fișierului și alegeți includeți cu factura din lista derulantă dacă doriți ca fișierul să fie trimis prin e-mail clientului cu factura.
fișierul dvs. ar fi trebuit să se deplaseze până la secțiunea pentru a INCLUDE cu factura din caseta pop-up.
cum să trimiteți prin e-mail o factură de vânzare în Xero
în aceste zile se obișnuiește să trimiteți prin e-mail facturi de vânzare clienților și în Xero, acestea pot fi trimise prin e-mail din câteva locuri diferite.
pentru a ajunge la locul potrivit în Xero, accesați Business Prezentare generală a vânzărilor din meniul principal.
Acum faceți clic pe secțiunea de plată în așteptare pentru a vedea toate facturile de vânzare care au fost create, dar care nu au fost plătite de clienți.
există câteva locuri în care puteți merge la facturile de vânzări prin e-mail către clienții din Xero. Cele două locuri pe care le vom analiza în acest tutorial sunt:
- din ecranul principal facturi.
- din interiorul unei facturi.
trimiteți prin e-mail o factură de vânzare din ecranul facturi principale
dacă ați urmat instrucțiunile de mai sus, ar trebui să vă aflați în ecranul facturi principale. De aici, bifați caseta de selectare pentru factura Bayside Club și faceți clic pe butonul de e-mail din partea de sus a listei de facturi.
va apărea o casetă pop-up cu toate detaliile e-mailului pe care urmează să îl trimiteți clientului. Odată ce sunteți mulțumit de tot ce se află în caseta pop-up, apăsați butonul de trimitere pentru a termina trimiterea prin e-mail a facturii de vânzare către clientul dvs.
după ce e-mailul a fost trimis și ați revenit la ecranul principal facturi, ar trebui să vedeți că starea facturii s-a schimbat în Trimis.
trimiteți prin e-mail o factură de vânzare din interiorul facturii
a doua modalitate de a trimite prin e-mail o factură de Vânzare unui client este să o faceți din interiorul șablonului de factură. Pentru a face acest lucru, alegeți factura Marine Systems din ecranul principal facturi.
Acum, faceți clic pe butonul de e-mail din partea dreaptă sus a șablonului de factură.
va apărea o casetă pop-up cu toate detaliile e-mailului pe care urmează să îl trimiteți. O adresă de e-mail nu a fost inclusă automat pentru acest client, așa că introduceți adresa de e-mail falsă [email protected] în caseta To din partea de sus. Odată ce sunteți mulțumit de tot ce se află în caseta pop-up, apăsați butonul de trimitere pentru a termina trimiterea prin e-mail a facturii de vânzare către clientul dvs.
după ce e-mailul a fost trimis și ați revenit la ecranul principal facturi, ar trebui să vedeți că starea facturii s-a schimbat în Trimis.
cum se imprimă o factură de vânzare în Xero
1. Imprimați o factură de vânzare din ecranul facturi principale
din ecranul facturi principale, bifați caseta de selectare pentru factura pe care doriți să o imprimați și faceți clic pe butonul imprimare din partea de sus a listei de facturi.
va apărea o casetă pop-up care vă va întreba dacă doriți să marcați factura ca fiind trimisă clientului. Alegeți opțiunea potrivită pentru dvs.
2. Imprimați o factură de vânzare din interiorul facturii
a doua modalitate de a descărca o factură de vânzare ca PDF pentru imprimare este să o faceți din interiorul șablonului de factură. Pentru a începe, faceți clic pe factura din ecranul principal facturi.
apoi, faceți clic pe butonul Imprimare PDF din partea dreaptă sus a șablonului de factură.
va apărea o casetă pop-up care vă va întreba dacă doriți să marcați factura ca fiind trimisă clientului. Alegeți opțiunea potrivită pentru dvs.
factura ar trebui să se descarce acum ca PDF. De acolo, puteți deschide fișierul într-un vizualizator PDF și îl puteți imprima.
Disclaimer: articolele și videoclipurile noastre sunt aici pentru a vă informa, iar informațiile furnizate nu constituie consultanță financiară, fiscală, juridică, de afaceri sau de altă natură și nu ar trebui să fie invocate ca atare. A se vedea disclaimer nostru complet aici.