• Articles
• admin

un articol anterior a ridicat întrebarea De ce evaluările performanței proiectului nu sunt ținute universal,

chiar dacă există o largă acceptare că acestea sunt o modalitate primară de a îmbunătăți performanța viitoare prin învățarea din performanțele anterioare. În acest articol, ne uităm la modul de abordare a blocajelor rutiere la revizuiri eficiente.

de ce recenzii nu sunt deținute

printre cele mai frecvente motive pentru care nu deține revizuire sunt:

• teama de a confrunta eșecul și cauzele sale – dacă eșecul este perceput așa cum îl percep Einstein și Edison – ca o piatră de temelie spre succes – atunci există o mare motivație pentru a revizui performanța și a învăța din ea. Dacă, pe de altă parte, eșecul este privit ca ceva care trebuie negat și ascuns, atunci recenziile vor fi evitate.
• Blamarea – dacă cultura se bazează pe vină și pedeapsă pentru a motiva comportamentul, va exista rezistență și defensivitate. Blamarea va promova frica. Este esențial să evitați vina și să vă concentrați asupra procesului, mai degrabă decât asupra comportamentelor individuale. Consultați articolul meu din Mai 2019 opriți Blamarea concentrați – vă asupra procesului pentru a obține performanțe optime
• experiență negativă-recenziile anterioare au fost lipsite de valoare. De exemplu, nu au fost urmăriți pentru a implementa schimbări pe baza lecțiilor învățate; participanții au fost învinovățiți și defensivi și au blocat orice explorare reală a ceea ce a mers prost și de ce.
• lipsa facilitatorilor calificați – facilitatorii calificați sunt necesari pentru a face revizuirile eficiente prin abordarea tendinței managerilor de proiect și a artiștilor interpreți sau executanți de a fi orientați spre acțiune, mai degrabă decât introspectivi și reflectorizanți. Un facilitator va permite participanților să se confrunte direct cu realități urâte, să nu fie prinși în vina și defensivitatea și să se asigure că toată lumea are șansa de a participa. Facilitarea va face ca experiențele de revizuire să fie mai susceptibile de a fi pozitive.
• fără timp – părțile interesate sunt oprite pe următorul proiect sau înapoi la activitățile lor operaționale, iar revizuirea nu este prioritizată ca o activitate valoroasă și, prin urmare, nu este programată.
• lipsa unui proces documentat de management al proiectului – absența liniilor directoare și a șabloanelor face eforturi inutile și absența informațiilor utile capturate în timpul proiectului.
• nu valorizează asigurarea calității și îmbunătățirea continuă – dacă directorii și părțile interesate din proiect nu apreciază îmbunătățirea continuă suficient pentru a motiva timpul și efortul de a organiza recenzii și de a le urmări, nu va mai fi timp pentru recenzii, iar cele care au loc vor fi văzute ca inutile.

cum să organizați o recenzie

pentru a vă asigura că aceste cauze sunt abordate, este necesar să tratați recenziile așa cum ați trata orice parte importantă a procesului de management al proiectului. Creați politici, proceduri și linii directoare care recunosc fazele procesului de revizuire – inițiere, cercetare și raportare. Numiți și împuterniciți o echipă de revizuire cu responsabilitatea de a

• încorpora captarea de date utile și mini-recenzii sau retrospective în proiect
• asamblați jucătorii potriviți (interpreți de proiect, clienți, manageri funcționali și personal etc.),
• colectați și analizați artefacte de proiect (de exemplu, rapoarte și note de stare a proiectului)
• creați un set de întrebări de interviu pentru utilizare în sesiuni individuale și de grup,
• facilitați sesiunile
• evaluați rezultatele și
• produceți un raport.

în funcție de domeniul de aplicare al proiectului și de disponibilitatea șabloanelor, procesul de inițiere prin raport poate dura de la câteva zile la săptămâni.

rețineți că revizuirea face parte dintr-un proces mai larg de asigurare a calității. Conținutul rapoartelor de revizuire sunt de intrare pentru a evalua și de a îmbunătăți procesul de management de proiect. Lecțiile învățate sunt cu adevărat învățate de o organizație numai atunci când sunt folosite pentru a schimba performanța în bine.

ce este într-un nume? – Recenzii de performanță de-a lungul vieții proiectului

în trecut, recenziile proiectului erau numite postmortems. Recenziile formale sunt destul de greu pentru a-i determina pe oameni să facă fără a le asocia cu moartea, așa că numele s-a schimbat. Acum sunt recenzii Post proiect sau recenzii post implementare sau retrospective. Dar, aceste nume deduc că așteptați până după terminarea proiectului înainte de a revizui performanța.

lăsați afară „post” și le numesc comentarii de performanță de proiect. Faceți – le să se întâmple ca parte integrantă a proiectului-nu doar după ce se termină. Cu alte cuvinte, revizuiți și ajustați în mod regulat performanța și capturați lecțiile învățate, astfel încât atunci când ajungeți la sfârșitul unei faze majore sau al proiectului în ansamblu, veți fi gata cu o listă preexistentă de lecții învățate și probleme, astfel încât să le puteți discuta în profunzime și să recomandați pașii următori.

în metodologiile Agile există o revizuire, o retrospectivă, după fiecare Sprint. Aceasta înseamnă că în fiecare săptămână sau două există un pas înapoi pentru a revizui și a învăța din performanță. O revizuire completă a proiectului are loc la finalizarea proiectului.

liste de verificare și agende

una dintre cele mai eficiente modalități de a vă asigura că recenziile sunt utile este stabilirea de orientări și furnizarea de liste de verificare și agende. În loc să creați încă o listă de verificare și o agendă pentru recenzii, utilizați unul dintre sutele de șabloane, liste de verificare și modele, inclusiv propriul model de proces de gestionare a proiectelor. De ce să reinventăm roata? În schimb, faceți unele cercetări și fie utilizați o descriere a procesului existent, fie creați una care combină cele mai bune caracteristici ale mai multor. Iată câteva referințe:

• cum să rulați o întâlnire de revizuire a proiectului Post https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• recenzii Post-implementare mascare sigur că ceea ce ați livrat funcționează de fapt https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• cele mai bune practici — procesul de revizuire a proiectului https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• Arta și știința recenziilor Post-proiecthttps://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

angajează echipa

recenziile pot fi plictisitoare atunci când aceleași exerciții și secvențe sunt repetate sau când indivizii asertivi monopolizează recenzia.

o lucrare abordează necesitatea de a depăși abordările standard pentru a utiliza o abordare care să implice mai bine participanții și să rezulte în tipul de informații utile care pot ajuta proiectele viitoare să fie mai eficiente.

o revizuire bine facilitată va evita pur și simplu citirea prin liste de verificare și rapoarte. Nu faceți recenzia dvs. o prezentare. Faceți-l un eveniment interactiv la care participanții sunt facilitați să participe activ, împărtășind punctele lor de vedere.

facilitatorul ar trebui să încerce să-i scoată pe participanți din locurile lor (sau să se implice activ, dacă revizuirea se face virtual) pentru a-și oferi feedback. Exercițiul seismograf emoțional este un exemplu al tipului de proces care implică participanții la revizuire.

dacă faceți recenzii frecvente – de exemplu, retrospectivele sprint – variază modul în care faceți exercițiile. O simplă căutare pe web duce la mai multe moduri de a face exerciții Seismografice emoționale. Variați succesiunea punctelor de pe ordinea de zi. Variați facilitatorul.

seismograf emoțional – revizuirea aspectelor comportamentale

un exemplu de tehnică de implicare a participanților abordează dimensiunea emoțională adesea trecută cu vederea a proiectului.

„un seismograf emoțional este utilizat pentru a identifica factorii care duc la fericirea și nefericirea participanților în cadrul proiectului.”O cronologie a proiectului cu punctele cheie din viața proiectului este creată cu o linie de bază. Participanții plasează apoi cărți index sau note post-it deasupra sau sub linie pentru a indica dacă au fost fericiți sau nefericiți (stresați) în punctele cheie din timpul proiectului. Distanța de la linia de bază indică intensitatea sentimentelor.

exercițiul implică participanții vizual și fizic. Este un vehicul pentru discutarea cauzelor stresului și ameliorarea acestuia în proiect. Se deschide discutarea motivelor pentru perspective diferite atunci când un participant raportează stres ridicat sau nemulțumire pentru un punct din proiect, iar alții nu.

notele din reflecțiile regulate asupra pulsului proiectului pot face acest exercițiu mai eficient prin furnizarea de memento-uri despre cum s-au simțit lucrurile în punctele cheie, astfel încât impresiile părților interesate la revizuire să poată fi evaluate în raport cu evenimentele dintr-o cronologie. Acest lucru permite o discuție bogată a percepțiilor. Ea invită perspective în modul în care ceea ce ar fi putut fi stresant în momentul în care a avut loc, în retrospectivă, nu a fost tot atât de rău. De asemenea, evidențiază tipurile de evenimente care provoacă stres și deschide discuția despre modul cel mai bun de a le gestiona sau de a le evita în viitor.

adăugarea reflecțiilor asupra stării emoționale a proiectului consolidează importanța „laturii mai moi” a proiectelor – interpersonale și interpersonale. Având acest lucru ca parte a liniilor directoare pentru a reveni în mod regulat pentru a reflecta, este mai probabil ca părțile interesate să-și recunoască stresul și modul în care acestea afectează relațiile lor.

seismograful emoțional este unul dintre numeroasele exerciții care pot fi utilizate pentru a spori eficacitatea recenziilor. O resursă bună pentru găsirea exercițiilor de utilizat în retrospective și recenzii poate fi găsită în 29 Scrum instrumente Retrospective pentru retrospective Agile distribuite la https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

linia de fund

dacă doriți să spargeți rezistența la recenzii, lucrați pentru a vă asigura că evaluarea performanței sincere este apreciată și activată prin eliminarea blamării și a defensivității.

adăugați la aceasta orientări clare și practice, liste de verificare și șabloane și facilitarea eficientă cu exerciții de angajare. Fold în sponsorizare executiv pentru îmbunătățirea continuă.

sperăm că, pe măsură ce organizațiile și procesele lor se maturizează, revizuirile eficiente ale performanței ca parte integrantă a îmbunătățirii performanței proiectului în curs de desfășurare vor deveni o normă.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). Arta și știința Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425