Securitatea datelor contabile: 9 sfaturi pentru a preveni delapidarea
mulți lideri de afaceri mici și mijlocii se gândesc la delapidare doar ca la un lucru pe care îl citesc în titlurile ziarelor sau se uită la dramele crimei TV. Dar este de fapt mult mai comună decât ați putea crede. Un studiu PwC global din 2020 a constatat că aproape jumătate dintre companii au experimentat un fel de fraudă în ultimele 24 de luni. Dintre aceste incidente, aproape 40% au fost comise de persoane din interiorul companiilor, în timp ce aproximativ 10% au apărut prin coluziune între vinovați interni și externi.
experții spun că IMM-urile sunt de fapt mai vulnerabile la fraudă, deoarece relațiile strânse dintre membrii echipei duc la un control mai redus asupra problemelor financiare și există adesea mai puține mecanisme formale de supraveghere. Deoarece impactul fraudei asupra acestor afaceri este mai mare decât este pentru marile corporații, liderii de afaceri trebuie să aibă măsuri de securitate mai bune, care pot ajuta la protejarea finanțelor organizației lor. Iată câteva sfaturi despre cum să vă protejați compania de delapidare.
fii proactiv împotriva delapidării
angajații Vet cu atenție
du-te dincolo de sentimentul intestin atunci când angajarea oricine care va fi de manipulare orice tip de tranzacții monetare, și verificați referințe și controale de fond conduită. Odată ce sunt la bord, Păstrați măsurile de protecție de rutină, indiferent cât de confortabil vă simțiți cu angajatul. Oamenii care sunt altfel etici pot ceda tentației, în timp ce fraudatorii pot căuta în mod deliberat încrederea dvs. (și/sau voluntari pentru mai multe ore și responsabilitate) pentru a ușura delapidarea. În orice caz, trebuie să mențineți o politică de toleranță zero pentru orice caz de fraudă.
responsabilități contabile Separate
riscul crește atunci când o singură persoană se ocupă de toate înregistrările financiare și sistemul dvs. nu permite verificarea încrucișată de rutină. În mod ideal, sarcinile dvs. de gestionare și contabilitate a numerarului intern ar trebui să se desfășoare separat, cel puțin doi angajați verificând în mod interschimbabil tranzacțiile financiare. De exemplu, persoanele implicate în tranzacții cu numerar nu ar trebui să facă reconcilieri bancare.
impune vacanțele
oricât de simplu ar fi, mai multe tipuri de fraudă implică aplicarea următoarei plăți a Clientului la o factură mai veche, ascunzând faptul că unii bani din trecut au fost deturnați. Acest lucru poate continua numai dacă angajatul este încă prezent. Forțarea vacanțelor va rupe lanțul evenimentelor.
stabiliți controale interne
fiți foarte selectivi cu privire la cine aveți încredere cu date financiare și solicitați aprobări pe mai multe niveluri privind procesarea cecurilor, rambursările cheltuielilor, orele suplimentare etc. Poate doriți să urmați această listă de verificare publicată de Asociația examinatorilor certificați de fraudă pentru a evalua dacă luați suficiente măsuri preventive.
verificați extrasele bancare
automatizați raportarea reconcilierii bancare și examinați activitățile suspecte. Semnele de avertizare pot include verificări lipsă sau în afara secvenței, destinatari necunoscuți sau cecuri semnate către o terță parte în loc să fie depuse conform instrucțiunilor.
mențineți audituri standard
păstrați un calendar al rapoartelor financiare efectuate în mod regulat. De asemenea, ați putea dori să efectueze ocazional non-programate, audituri neașteptate orientate spre funcțiile de afaceri cele mai critice.
instruiți angajații în prevenirea fraudelor
asigurați-vă că toți cei implicați în finalul financiar al afacerii dvs. sunt familiarizați cu procedurile de prevenire și semnele de avertizare și că știu ce să facă dacă observă o problemă. Un sistem anonim de raportare ar putea face denunțătorii mai apți să vorbească.
păstrați conturile de afaceri și de credit separate și sigure
amestecarea celor două poate fi confuză și poate deveni problematică atunci când vine vorba de urmărirea cheltuielilor de afaceri și întocmirea rapoartelor fiscale exacte. Fii foarte selectiv cu privire la cine poate folosi cardurile de credit ale companiei.
luați în considerare asistența experților
dacă o problemă de fraudă devine prea complexă pentru a vă rezolva pe cont propriu, luați în considerare angajarea unui examinator de fraudă certificat care poate intra în nitty-curajos și să identifice exact ce se întâmplă.
Crack jos pe crima: Cum software-ul de contabilitate dreapta poate ajuta
în plus față de pașii de mai sus, alegerea și punerea în aplicare a software-ului de contabilitate dreapta poate merge, de asemenea, un drum lung spre prevenirea delapidare a companiei hard-a câștigat fonduri. Software-ul de contabilitate în Cloud vă poate ajuta să eliminați unghiurile moarte din operațiunile dvs. care pot duce la fraudă, oferind în același timp măsuri de securitate robuste pentru a vă menține finanțele în siguranță. Iată câteva lucruri de căutat în următoarea soluție software de contabilitate.
traseu de audit complet
ultimul lucru de care aveți nevoie este software-ul care permite utilizatorului să șteargă tranzacțiile după bunul plac, fără a lăsa nicio urmă a ceea ce a avut loc. Din păcate, soluțiile de bază, cum ar fi QuickBooks, nu mențin automat înregistrări ale tuturor tranzacțiilor, ceea ce devine problematic atunci când vine vorba de identificarea comportamentului fraudulos și găsirea banilor lipsă. Prin urmare, oamenii pot șterge o tranzacție pe QuickBooks fără a lăsa o pistă de audit adevărată, permițându-le să răsfoiască puțin aici și acolo. În schimb, soluția de contabilitate bazată pe cloud Gravity software (Gravity) ține evidența fiecărei intrări făcute vreodată, menținând o pistă de audit completă pentru fiecare tranzacție.
roluri de securitate predefinite
cu Gravity, controlați exact cine poate accesa ce date, companii și ecrane financiare, până la nivelul atributului de câmp. Securitatea completă bazată pe roluri a Gravity poate fi atribuită sau realocată la cerere, oferind utilizatorilor acces la datele necesare pentru a-și face efectiv treaba.
transparența datelor
cu Gravity, datele pe care trebuie să le vedeți sunt întotdeauna disponibile atunci când aveți nevoie de ele pe baza securității. Aveți posibilitatea de a crea tablouri de bord personalizate pentru valorile cheie de afaceri cele mai importante pentru operațiunile dvs. zilnice, în timp real. Folosind căutarea globală sau găsirea avansată puteți vedea instantaneu detalii despre facturile deschise, plățile și numărul de inventar, pentru a numi doar câteva.
Cloud security
deoarece gravitația este bazată pe cloud, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pierderea datelor care ar putea confirma activitatea frauduloasă. De ce? Gravity a fost construit pe platforma Microsoft Power (aka Dynamics 365), o platformă robustă care găzduiește peste 5 milioane de utilizatori din întreaga lume. Obțineți toată securitatea îmbunătățită a platformei, raportarea financiară completă, interfața ușor de utilizat, traseele complete de audit și replicarea automată, toate într-un mediu mobil ușor de utilizat pentru a vă proteja mai bine toate informațiile și pentru a preveni delapidarea la compania dvs.
Aflați mai multe despre caracteristicile valoroase de siguranță a datelor încorporate în software-ul Gravity apelând 844-464-7284 sau programați demo-ul online astăzi.