• Articles
• admin

How to Collect More delincvent Accounts In-House

un sondaj recent realizat de Credit Research Foundation (CRF) — Rezumatul Național al creanțelor comerciale interne — a arătat că, în medie, 87% din conturi sunt curente, în timp ce 0,4% au peste 90 de zile restante.

evident, conturile curente nu sunt o problemă. Și, este un dat că cei peste 90 zile restante ar trebui să fie plasate cu o firmă de colectare profesionale, sau scris off, pe baza regulilor de afaceri ale companiei dumneavoastră.

dar ce zici de acel 12,6% care se încadrează în mijloc. Cei care sunt restante, dar nu încă candidați pentru colecții terțe părți?

iată câteva sfaturi pentru gestionarea acelor conturi delincvente – și creșterea șanselor de recuperare a acestora înainte de a atinge termenul limită de 91 de zile și trebuie să fie înmânate agenției dvs. de colectare.

îmbunătățirea șanselor dvs. de colectare a creanțelor restante In-House

Sfat #1 – dezvoltați o politică de Credit bine gândită și detaliată:

procesul de colectare începe cu politica dvs. de credit. Cerințele pentru extinderea creditului, termenii și condițiile dvs. și acțiunile care vor fi luate atunci când un cont devine delincvent ar trebui să fie clar stabilite. Vânzări și servicii de oameni, precum și de credit și colecții, ar trebui să fie bine versat cu Politica de credit. De asemenea, ar trebui să fie instruiți pentru a explica politica noilor clienți. Mai bine, ar trebui să aveți un document care să prezinte aceste informații pentru a fi furnizate tuturor clienților înainte de a face orice vânzare de credit.

Sfat #2 – Personalizați-vă factura pentru a promova plata:

calitatea facturii dvs. are cel mai mare impact asupra faptului dacă și când se va efectua plata. Scopul principal al facturii? Face mai ușor pentru cumpărător să plătească. Iată cum.

• păstrați formatul consecvent, astfel încât cumpărătorul să știe unde să găsească informații esențiale.
• furnizați toate informațiile pe care cumpărătorul le va solicita pentru a efectua plata, inclusiv:
  • cuvântul „Factură” – deci nu se poate pune problema scopului documentului
  • adresa dvs. de remitență și datele de contact
  • numărul dvs. de identificare a angajatorului (EIN) sau numărul de identificare fiscală
  • numărul comenzii de achiziție (dacă există o comandă de achiziție)
  • data facturii și ID – ul unic de referință #
  • descrierea clară a produselor/serviciilor furnizate, inclusiv data serviciului sau data la care produsul a fost trimis sau livrat
  • suma totală datorată-detaliată, inclusiv taxele pe unitate (dacă este cazul)
  • plăți fiscale, dacă relevant (GST și TVA)
  • data scadenței plății – statisticile arată că clienții tind să plătească la timp cel mai adesea atunci când o anumită dată de plată este inclusă pe factură, mai degrabă decât” datorată la primire „sau”plată datorată în termen de 30 de zile”
  • condiții de plată

Sfat # 3-Follow-up pe facturi înainte ca acestea să devină scadente:

acest lucru nu numai că va ajuta la evitarea delincvențelor, ci poate îmbunătăți raportul cu clienții dvs. Un apel la scurt timp după sosirea produselor sau înainte de data scadenței facturii este un contact eficient al Serviciului pentru clienți, precum și un memento de plată. Întrebați dacă totul a ajuns la timp, dacă există probleme sau întrebări, dacă factura este clară și exactă – și, desigur, dacă factura a fost sau va fi programată în curând pentru plată.

în timpul apelului, reamintiți clientului termenii și data scadenței. Mai exact, întrebați dacă pot prevedea motive pentru care factura nu ar fi plătită în termeni.

Important! Păstrați o evidență a răspunsurilor clienților dvs.

Sfat #4 – alocați o clasificare a riscurilor conturilor delincvente pentru a ajuta la prioritizarea eforturilor dvs. de colectare internă:

de exemplu, conturile cu plată lentă din punct de vedere istoric ar fi clasificate diferit decât clienții noi, pentru care nu aveți experiență de plată. Un client nou care devine delincvent este un risc mai mare decât clientul pe termen lung care plătește în mod obișnuit la 30 de zile restante.

Sfat #5 – elaborarea unui plan specific de tratament de colectare in-house:

având un plan în loc va crea consistență și elimina presupunerile. Stabiliți planuri de tratament diferite pentru diferite niveluri de risc. Furnizați șabloane standard pentru comunicare scrisă și scripturi sau puncte de discuție pentru contactul de la persoană la persoană. Acest tip de pregătire va face eforturile dvs. de colectare mai eficiente și mai puțin stresante.

planul de tratament al eșantionului

cele mai vechi Factură Data	conturi mari > $xxxx	conturi mici < $ xxxx
0-30	Vânzări / Servicii de apel și memento 5 zile după livrare, sau 5-7 zile înainte de data scadenței	* sondaj de servicii pentru clienți și memento trimis 5 zile după livrare sau 7-10 zile înainte de data scadenței
35-40	apel de reamintire #1 urmat de e-mail care prezintă rezultatele apelului	e-mail sau scrisoare de reamintire #1
45-50	apel de reamintire # 2 urmat de e-mail care prezintă rezultatele apelului	e-mail sau scrisoare de reamintire #2
55-60	apel de escaladare de către supraveghetorul creditorului către managerul debitorului	e-mail sau scrisoare de reamintire #3
65-70	cerere finală apel de colectare urmat de cerere finală e-mail sau scrisoare	cerere finală apel urmat de cerere finală scrisoare de e-mail
80-85	consultați Agenția de colectare	consultați Agenția de colectare sau recomandați anularea

*sondajul de servicii pentru clienți ar pune aceleași întrebări care ar fi adresate în apelul de servicii pentru clienți către conturi mari. Acest lucru ar putea fi trimis prin poștă (cu un plic de returnare plătit prin poștă), prin e-mail sau prin fax.

Sfat #6 – Luați în considerare externalizarea conturilor restante înainte de 90 de zile:

implementarea unei politici de credit detaliate și a facturii (sfaturi 1 & 2) sunt esențiale pentru gestionarea și colectarea conturilor. Cu toate acestea, dacă timpul și resursele dvs. sunt limitate, o agenție de colectare de primă parte poate fi răspunsul. Aceste companii – și există un număr care se va ocupa de conturile de afaceri mici – pot acționa în mod transparent în numele dvs., efectuând sfaturi de la 3 la 5

Sfat #7-păstrați fișierele de credit exacte și actualizate și istoricul plăților pentru clienții dvs.:

urmăriți modificările modelelor de plată. Dacă le vedeți deteriorându-se, luați măsuri imediate. Contactarea proactivă a clientului vă poate salva problemele viitoare și, poate, puteți ajuta un client bun din punct de vedere istoric să treacă printr-un patch dur.

sfat # 8 – nu continuați să extindeți creditul clienților delincvenți:

dacă doriți să păstrați clientul, negociați o cale de mijloc. De exemplu, solicitați bani în avans până când delincvența este eliminată.

sfat #9 – știți când să renunțați:

vine un moment în care trebuie să creșteți presiunea de a plăti prin trimiterea debitorului la Agenția de colectare profesională. Dar, de unde știi când să renunți?

1. dacă clientul nu returnează apelurile sau nu răspunde la contactele dvs., trimiteți-l Agenției cât mai curând posibil. Acestea pot fi în curs de a sări afară.
2. dacă o promisiune de plată este încălcată, este timpul să mergem mai departe. Eforturile dvs. ulterioare nu vor duce probabil la nimic. Dă-o Agenției tale.
3. probabilitatea colectării unui cont delincvent scade dramatic odată cu lungimea delincvenței. Potrivit unui sondaj al membrilor agențiilor de colectare Comercială din America (CCA of a), probabilitatea de a colecta un cont cu 90 de zile scadente scadente la doar 68,9%. La 6 luni restante, există doar o șansă de colectare de 51,3%. Dacă contul are vârsta de până la 1 an, probabilitatea unei încasări reușite este de 21,4%. Cele mai multe surse consideră 90 de zile restante timpul optim pentru trimiterea contului dvs. la o agenție de colectare.

în timp ce vânzarea poate fi o experiență impetuoasă, dacă banii nu sunt colectați, puteți ajunge cu o durere de cap uriașă. Planificarea pentru delincvențe și dezvoltarea unei strategii proactive, detaliate și consecvente pentru gestionarea acestora – înainte ca acestea să se întâmple – vă vor ajuta să vă asigurați că conturile restante nu vă strangulează fluxul de numerar și devin amenințări la adresa supraviețuirii.

Check out aceste alte sfaturi de colectare comerciale și articole pe site-ul nostru:

• 6 Sfaturi pentru efectuarea apelurilor de colectare care obțin rezultate
• 9 linii directoare pentru selectarea Agenției de colectare potrivite
• 9 pași pentru a vă ajuta OCA să vă ajute
• 13 strategii pentru accelerarea colecțiilor
• colectarea prin telefon: procesul în trei pași
• litigii de colectare: Cheltuieli de judecată și taxe de proces
• Evaluarea performanței OCA
• negocierile planului de plată
• utilizarea unui OCA pentru executarea hotărârilor debitorului
• lucrul cu un OCA

pentru mai multe informații despre modul în care agenția noastră de colectare comercială vă poate ajuta afacerea contactați-ne astăzi la 844.937.3268!