ghidul final pentru sarcinile și îndatoririle administrative
directorii companiei sunt persoane notorii ocupate. Listele nesfârșite de sarcini, întâlnirile back-to-back, planificarea strategică și multe altele nu necesită nimic altceva decât efort supraomenesc și gestionarea timpului. Deci, cum reușesc toate acestea? Un executiv de succes posedă o armă secretă, un asistent executiv la fel de reușit.
de asemenea, cunoscut sub numele de asistenți administrativi, asistenți personali, secretari executivi sau EAs pe scurt, postul de asistent executiv este în esență cel de portar, confident și sistem general de sprijin pentru directorii C-suite.
EA sunt, în esență, o extensie a executivilor de nivel superior, ceea ce înseamnă că sunt, de asemenea, în mod normal, primul punct de contact pentru oricine încearcă să ajungă la ei. Ei își gestionează programele, pregătesc rapoarte, oferă sprijin administrativ general și sunt implicați în esență în majoritatea, dacă nu în toată munca lor.
pentru o privire mai aprofundată asupra fișei postului unui EA, consultați următorul articol din acest ghid despre responsabilitățile unui asistent executiv.
importanța asistenților executivi
datorită mediilor de lucru în schimbare rapidă și a progresului tehnologic, asistenții executivi lucrează și ocupă chiar mai multe roluri decât înainte. S-au dus zilele în care EA au fost văzute pur și simplu ca paznici la execs, acolo pentru a răspunde la apeluri telefonice și să ia mesaje.
tehnologia oferă acum execs cu o multitudine de instrumente care pot efectua astfel de sarcini pentru ei. Aplicațiile de luare a notelor, soluțiile de programare, platformele de călătorie de afaceri și platformele de gestionare a sarcinilor înseamnă că nivelul de asistență administrativă de care au nevoie executivii a scăzut de-a lungul anilor.
dar EAs sunt departe de a fi depășite. Acum ocupă un rol strategic, precum și unul administrativ. Ei sar de la a ajuta la luarea deciziilor, la Asistență Tehnică, comunicații interne, supravegherea călătoriilor de afaceri și planificarea evenimentelor pentru a numi câteva.
cele 14 abilități de asistenți executivi de top posedă
dacă această cale de carieră nebună, dar extrem de plină de satisfacții, pare a fi potrivită pentru dvs., am creat o listă de 14 abilități vitale de asistent executiv pentru a vă ajuta să deveniți un profesionist administrativ de top.
fii super organizat
s-ar putea să nu fie o surpriză faptul că cei mai buni asistenți executivi posedă abilități organizaționale din alte lumi. Ca EA, sunteți în esență responsabil de două sarcini de lucru extrem de ocupate, ale dvs. și ale Executivului pentru care lucrați. Trebuie să fie în măsură să acorde prioritate tot ceea ce este de făcut și a vedea să-l cât mai eficient posibil.
a fi priceput la multitasking este, de asemenea, crucial. Nu contează cât de bine planificate ar putea fi ziua ta, situații de urgență și probleme urgente care necesită atenția imediată va inevitabil pop-up și trebuie să fie suficient de flexibil pentru a face față acestor. Odată ce incendiile au fost stinse, ar trebui să puteți reveni la programul dvs. cu ușurință.
trebuie să fiți organizat într-un mod în care orice informație de care aveți nevoie dvs. sau executivul dvs. la un moment dat este la îndemână.
Fii Tech-Savvy
am subliniat deja modul în care tehnologia a schimbat drastic de locuri de muncă de un EA prin furnizarea de execs cu soluții la unele dintre funcțiile administrative mai tradiționale. Se așteaptă ca ea să fie mai analitică și mai strategică în activitatea lor, dar competența tehnologică a devenit, de asemenea, crucială.
asistenții administrativi ar trebui să aibă o înțelegere puternică a programelor tradiționale Google și Microsoft Office, cum ar fi Excel și Powerpoint, precum și o listă de instrumente și resurse care îi vor ajuta în cele din urmă să facă o treabă mai bună, cum ar fi Slack, Calend.ly, și TravelPerkto numi câteva.
introducerea datelor, luarea de minute și păstrarea înregistrărilor sunt toate părți importante ale ceea ce fac asistenții executivi și rămânerea la curent cu cele mai recente aplicații și soluții de pe piață vă va face cu siguranță munca mult mai ușoară.
faptul că mai mulți executivi folosesc ei înșiși unele dintre aceste soluții tehnologice înseamnă adesea că EAs trebuie adesea să-și ia timp pentru a-i ajuta cu depanarea ori de câte ori este nevoie.
fii cool, calm și colectat
întreabă orice EA cum să fii un asistent personal mai bun și probabil îți vor spune că este important să știi cum să rămâi calm și să păstrezi un cap de nivel în situații stresante. Directorii de nivel superior sunt în mod normal sub presiune extremă și acest lucru este în mod normal transmis EAs-ului lor.
menținerea calmului vă va face viața mult mai ușoară și vă va ajuta să faceți față numeroaselor crize care sunt obligate să apară în mod regulat.
fii Ambasador
ca portar și reprezentant al Executivului tău, trebuie să te familiarizezi cu obiectivele și valorile lor, precum și cu cele ale companiei. Trebuie să înțelegeți imaginea de ansamblu și să o țineți cont, în special atunci când aveți de-a face cu persoane externe organizației.
acordați-vă timp pentru a înțelege valorile, precum și funcționarea intimă a companiei. Cunoașteți toți membrii echipei și care sunt îndatoririle și responsabilitățile lor. Acest lucru vă asigură că sunteți pregătit să răspundeți la întrebări și chiar să luați decizii în interesul executivului, precum și al companiei.
Fii demn de încredere
lucrând îndeaproape cu un executiv de nivel superior înseamnă că este posibil să fii la curent cu informații sensibile și confidențiale în mod regulat. Aceasta ar putea include informații financiare ale companiei, probleme de resurse umane, secrete comerciale, precum și conștientizarea (și adesea necesitatea de a rezolva) crize de natură delicată.
este extrem de important să păstrați confidențialitatea și discreția de dragul executivului, precum și al organizației. Pierderea încrederii Executivului pentru care lucrați vă va face practic imposibil să vă faceți treaba.
fii un excelent comunicator
un EA se ocupă constant de oameni. De la Executivul pentru care lucrează, la alți membri ai echipei din cadrul companiei și clienți și părți interesate din afara organizației. Sunteți un purtător de cuvânt al executivului și al companiei și, prin urmare, trebuie să posedați abilități excelente de comunicare, precum și abilități de oameni.
deținerea unui set de abilități care include empatie și inteligență emoțională vă va ajuta pe măsură ce construiți relații care vor deveni cruciale pentru a vă face treaba. Un EA bun este activ pe LinkedIn, Meetup și ocupat în timpul evenimentelor sociale, în rețea cu alte EAs și contacte care vor veni la îndemână în continuare pe linie.
fii un anticipator adept
acesta este unul dificil și în mod normal vine cu ani de experiență. Folosind experiența lor și având o înțelegere atât a situațiilor potențiale, cât și a obiceiurilor și nevoilor șefului tău, un asistent executiv excelent este capabil să anticipeze și să depășească obstacolele înainte ca acestea să apară.
a deveni un expert în rezolvarea problemelor de acest nivel nu numai că vă va face un asistent personal neprețuit, dar vă va ajuta, de asemenea, să vă simțiți mult mai ușor. Criză după criză poate fi evitată cu un pic de planificare strategică.
fii un gânditor pe picioarele tale
împreună cu posibilitatea de a anticipa problemele, trebuie să știi și cum să le rezolvi din mers. Ca EA, vă veți confrunta cu nenumărate situații care ar putea să nu aibă neapărat soluții de manuale la care vă puteți referi. Veți avea nevoie să se gândească în afara caseta și de a folosi fiecare instrument la dispoziția dumneavoastră pentru a ajunge la partea de jos a unei probleme.
cu aceasta vine un anumit nivel de autonomie. Va trebui să vă simțiți confortabil luând decizii și să faceți acele apeluri de moment la momentul potrivit. Desigur, este important să înțelegeți limitele puterii dvs. și să găsiți echilibrul potrivit între cele două.
fii un negociator ascuțit
vei fi surprins de cât de utilă este această abilitate specială pentru un profesionist administrativ. EAs petrec o mulțime de timp care se ocupă și comunicarea cu furnizorii și furnizorii de servicii și trebuie să știe cum să negocieze pentru a obține rezultatele necesare pentru companie sau exec. Acest lucru ar putea fi pentru nevoile de călătorie ale unui executiv, găsirea unei mese la restaurantul potrivit pentru un prânz de afaceri, obținerea celei mai bune oferte pentru rechizite de birou sau chiar obținerea de bilete sau permise la evenimente exclusive.
timpul pe care l-ați fi investit în rețea intră în joc aici, deoarece EAs folosesc adesea aceste contacte pentru a apela favoruri și pentru a obține informații sau recomandări privilegiate.
fii expert în arta managementului de proiect
când te gândești la asta, un asistent executiv este în esență un manager de proiect însărcinat cu gestionarea unui proiect unic, dar extrem de complex. Nevoile și cerințele unui executiv la nivel înalt. Prin urmare, o aderență fermă asupra unora dintre conceptele și practicile cheie ale managementului de proiect ar parcurge un drum lung.
EAs sunt adesea însărcinate cu coordonarea evenimentelor, inclusiv planificarea evenimentelor de team-building menite să îmbunătățească cultura companiei. A fi un mare ambasador al companiei (vezi punctul 4) vă va pune într-o poziție mai puternică pentru a executa astfel de sarcini în cel mai eficient și eficace mod posibil.
fii analitic
după cum am menționat deja, avansarea tehnologiei a făcut ca rolul unui asistent executiv să fie mai puțin administrativ și mai strategic sau analitic. Cu cât sunteți mai mult un gânditor analitic, cu atât veți fi mai bine la locul de muncă ca EA și cu atât veți fi mai valoroși pentru executivii pentru care lucrați.
veți fi mai bine echipați pentru a face față situațiilor sensibile și complexe. Pe măsură ce te confrunți cu faptul că trebuie să iei o decizie după alta, priceperea ta analitică și atenția la detalii vor fi arma ta secretă. Acest lucru va fi deosebit de apreciat de angajatorii dvs., deoarece o EA va ocupa adesea rolul de consilier și confident neoficial.
fii lider și jucător de echipă
ca persoană care lucrează în cea mai apropiată apropiere de unii dintre indivizii cheie dintr-o organizație, alți membri ai personalului se vor întoarce adesea la tine pentru îndrumare și sfaturi. Aveți cunoștințe și cunoștințe despre nevoile și dorințele executivilor și despre ceea ce este mai bine pentru companie. De asemenea, țineți cheia pentru un tezaur de contacte mari și conexiuni. Din când în când, vi se va cere să transmiteți mesaje restului companiei în numele echipei c-suite.
acest lucru vă pune într-o poziție de putere, dar necesită, de asemenea, să fiți un jucător de echipă. Trebuie să reprezinți executivul, dar ar trebui să fii și cineva la care oamenii simt că pot apela atunci când apare nevoia. Natura locului de muncă înseamnă că va trebui să colaborați cu diferiți membri ai echipei în momente diferite, în funcție de situație. Acest lucru este valabil mai ales atunci când trebuie să preia conducerea pe proiecte cum ar fi organizarea de evenimente de team-building, supravegherea lucrărilor de birou, sau coordonarea întâlniri logistica.
fiți gata să vă adaptați
după cum probabil ați adunat până acum, un moment plictisitor este o raritate și un lux pentru un asistent executiv. Crizele apar, telefonul sună întotdeauna, e-mailurile se inundă constant și, desigur, executivii necesită o atenție constantă.
schimbarea trebuie să fie ceva ce îmbrățișezi. Ar trebui să puteți face față unui mediu în continuă schimbare, dar și să vă evaluați în mod constant propriile procese și să găsiți modalități de a le face mai eficiente și mai eficiente.
fii dispus să înveți
când ziua ta se mișcă cu o sută de mile pe oră, găsirea unor modalități de a-ți îmbunătăți abilitățile sau chiar de a învăța altele noi ar putea părea o ordine înaltă. Acestea fiind spuse, Acesta este cel mai bun mod de a avansa în cariera ta și de a adăuga mai multă valoare pentru tine ca asistent executiv.
începeți dedicând ceva timp în fiecare săptămână pentru a ține pasul cu cele mai recente știri și tendințe din industria dvs. și fiți în căutarea instrumentelor care vă pot ajuta să vă ușurați viața. Numai acest lucru vă va pune instantaneu într-o poziție mai puternică ca EA.
asistenții executivi sunt în esență echivalentul uman al unui cuțit elvețian pentru organizația lor. Setul de abilități prezentat în acest articol este destul de extins și ar putea părea un pic descurajant la început, dar nu lăsați-l să vă amâne. Dacă doriți să excelați ca asistent executiv, primul lucru pe care trebuie să-l posedați este dorința de a prelua acest rol intens, dar plin de satisfacții și de a învăța pe măsură ce mergeți. Greșelile sunt inevitabile, dar luați totul în pas, Învățați de la ele și veți fi bine.