• Articles
• admin

indiferent de afacerea în care vă aflați, de multe ori trebuie să trimiteți e-mailuri, fie prin plasarea, fie prin recunoașterea comenzilor. Acest tip de corespondență vă oferă posibilitatea de a transmite profesionalism și de a vă promova produsele și serviciile de afaceri.

să ne uităm mai atent la aceste tipuri de e-mailuri și cum le puteți face cât mai eficiente.

plasarea unei comenzi

multe companii au formulare online de completat pentru a plasa comanda pentru consumabile sau echipamente. Există ocazii în care trebuie să trimiteți un e-mail, fie pentru a merge împreună cu formularul, fie ca o formă de comunicare autonomă.

chiar dacă ați plasat o comandă online sau prin telefon, un e-mail de comandă este o modalitate bună de a pune detaliile unei comenzi importante de afaceri în scris. În acest fel, atât dvs., cât și cealaltă companie aveți o copie a detaliilor tranzacției.

un e-mail de comandă eficient are următoarele componente:

• specificațiile produsului

• cantități

• preț convenit

• data preconizată de livrare

• alți termeni și Condiții

• numele și informațiile dvs. de contact

ori de câte ori este posibil, găsiți adresa de e-mail directă a persoanei responsabile de finalizarea comenzii. Luând timp pentru a vizita site-ul companiei, sau pentru a apela la biroul companiei pentru această adresă este bine merita efortul. În acest fel, puteți evita ca scrisoarea dvs. de comandă să ajungă în folderul spam al cuiva.

o linie de subiect eficientă vă va asigura că și comanda dvs. este citită. Fiți cât mai specific posibil, în ceea ce privește produsul și indicați că plasați o comandă. Iată câteva exemple:

comandă nouă pentru postul #110

urmărirea comenzii online 071515

confirmarea comenzii telefonice pentru ianuarie. 20 livrare

comandă pentru 100 de copii ale grădiniței Math Fun

Iată un exemplu de e-mail eficient care plasează o comandă:

subiect: Comanda pentru 200 de exemplare de grădiniță Math Fun

Dragă doamnă Kingsley,

vă mulțumesc pentru timpul tău vorbesc cu mine astăzi despre compania dumneavoastră interactive instrumente de predare. Scriu pentru a confirma comanda Jackson Elementary School de 200 de exemplare de grădiniță Math Fun.

înțeleg că costul fiecărei cărți este de 45 USD, dar că vom primi o reducere de volum de 10%. Costul comenzii noastre, atunci, va fi de 8100 USD. Înțelegem că putem evita taxele de livrare ridicându-le la depozitul din Centrul orașului.

după cum am discutat, vom avea un cec gata când vom ridica cărțile pe 15 August.

vă mulțumesc din nou.

Cu stimă,

numele dvs.

informațiile dvs. de contact

recunoașterea unei comenzi

un e-mail care recunoaște o comandă vă oferă o mare oportunitate de a vă contacta clientul și de a oferi mai multe informații despre compania dvs. Un e-mail de confirmare poate fi un instrument eficient de vânzări și o modalitate de a promova relațiile cu clienții.

un e-mail de confirmare a Comenzii ar trebui:

• mulțumesc clientului pentru comandă

• examinați conținutul comenzii

• oferiți detalii de livrare

  sunteți interesat să aflați mai multe? De ce nu ia un e-mailuri eficiente scris on-line la locul de muncă curs?

• recapitulați costul

puteți închide e-mailul cu un scurt paragraf despre compania dvs., serviciul dvs. sau reputația dvs. Puteți oferi și un link către site-ul dvs. web sau pagina de socializare.

dragă Anna,

Vă mulțumim pentru comanda dvs. de 250 de invitații de nuntă personalizate și pentru plata promptă online. Comanda dvs. va fi expediată în termen de trei până la cinci zile lucrătoare. Vă vom trimite un e-mail rapid atunci când este expediat.

ne bucurăm că ați ales compania noastră pentru invitații la ziua dvs. specială. Știm că aveți multe opțiuni atunci când vine vorba de invitatii de nunta, si suntem mandri sa va oferim invitatii de cea mai buna calitate la cel mai mic pret. Am fost în afaceri carte de personalizat pentru 20 de ani, și ne simțim longevitatea noastră este pentru că ne prețuim clienții noștri.

te-ai gândit la notele de mulțumire personalizate pentru a merge împreună cu invitațiile tale? Mulți dintre clienții noștri se bucură să folosească același design pe notele lor de mulțumire pe care le-au făcut pe invitațiile lor. Vă rugăm să vizitați site-ul nostru la (adresa site-ul dvs.) pentru detalii. În calitate de client care se întoarce, veți primi o reducere automată de 20% atunci când comandați până pe 30 iunie.

Vă mulțumim pentru cumpărături cu noi. Și felicitări pentru viitoarea ta zi mare!

Cu stimă,

numele dvs.

poziția dvs. cu compania

informațiile dvs. de contact

uneori, un e-mail de confirmare a vânzărilor poate fi o modalitate de a solicita informații suplimentare, cum ar fi:

• o adresă de expediere dacă, de exemplu, o cutie poștală a fost utilizată pe un formular

• o formă alternativă de plată, în cazul în care un card de credit a fost refuzat

• mai multe detalii pentru comanda care trebuie completată (cum ar fi o culoare sau o dimensiune)

aceste detalii trebuie formulate într-o manieră profesională. Încă o dată, linia de subiect este esențială pentru a atrage atenția destinatarului. Este posibil să semnalați că există o problemă cu comanda cu acest tip de subiect: întârzierea comenzii: cantitatea necesară.

Iată un exemplu de e-mail care solicită mai multe informații.

Dragă domnule Olden:

Vă mulțumim pentru comanda dvs. astăzi de ochelari de soare cu raze solare. Apreciem afacerea dvs. și așteptăm cu nerăbdare să vă oferim o pereche de ochelari de soare cu prescripție de top din America.

din păcate, comanda dvs. este în așteptare, deoarece există o problemă cu prescripția dvs. Când am contactat medicul dumneavoastră, ea a spus că nu a avut un examen de ochi în cinci ani. Pentru a vă completa comanda, avem nevoie de rețeta de la medicul dumneavoastră. Vrei să contactezi biroul ei și apoi să ne spui cum să procedăm?

Vă mulțumim și așteptăm cu nerăbdare să auzim de la dvs. în curând.

cu respect,

numele dvs.

poziția dvs. cu compania

informațiile dvs. de contact

în alte situații, poate fi necesar să trimiteți un e-mail de confirmare care să ofere destinatarului mai multe informații.

Iată un exemplu de e-mail de confirmare a înregistrării.

subiect: Confirmarea înregistrării pentru Summit-ul de conducere

Dragă doamnă Allen:

Vă mulțumim pentru înregistrarea recentă pentru Summit-ul de conducere 2016. Am primit formularul de înregistrare, chestionarul și plata pentru Conferința de două zile.

vă rugăm să vizitați masa de ospitalitate pe sala principală a hotelului Richland de 8:30 A.M. pe Februarie. 12 pentru a primi pachetul de bun venit. Conferința începe la ora 9 dimineața cu sesiunea principală în sala de bal principală. Sesiunile de pauză urmează pe tot parcursul zilei și vor fi detaliate în pachetul dvs.

vă rugăm să vizitați site-ul nostru (Adresa site-ului aici) pentru informații suplimentare.

așteptăm cu nerăbdare să vă vedem la summit. Dacă aveți întrebări, vă rog să-mi spuneți.

cu respect,

numele dvs.

poziția dvs. în cadrul companiei

informațiile dvs. de contact

un alt exemplu de e-mail de confirmare este unul care anunță destinatarul că ați primit unele informații legate de afaceri, cum ar fi o cerere de angajare. În anumite circumstanțe, este politicos să anunțați destinatarul că materialele au fost primite și să îl anunțați când veți face următorul pas într-un proces de decizie.

aceste mesaje pot fi scurte și concise. Iată un exemplu:

subiect: Vă mulțumim pentru cererea dvs. recentă

Dragă domnule Jenkins:

vă mulțumesc foarte mult pentru că ați aplicat pentru poziția de director de marketing la resurse IT. Echipa mea și cu mine vom examina cererile în această săptămână. Dacă sunteți selectat pentru un interviu, vă vom contacta pe sau înainte de luni, Oct. 10 pentru a stabili o programare.

apreciem interesul dvs. pentru resursele IT.

Cu stimă,

numele dvs.

poziția dvs. cu compania

informațiile dvs. de contact

indiferent de tipul de e-mail pe care îl compuneți, este important să vă corectați conținutul, subiectul și adresa destinatarului.

să spun mulțumesc, sau să nu spun mulțumesc.

există unele dezacorduri în lumea corespondenței de afaceri cu privire la necesitatea de a răspunde la toate e-mailurile legate de afaceri.

unii oameni susțin că un simplu e-mail „mulțumesc” își pierde timpul. Ei spun că făcând clic și deschizând un e-mail doar pentru a vedea unul sau două cuvinte este o pierdere de timp. Alții spun că apreciază întotdeauna o mulțumire.

cum decideți dacă să recunoașteți un e-mail de afaceri? În primul rând, ia în considerare dacă persoana trebuie să știe că ai informațiile sau nu. Dacă a existat o comunicare greșită sau un atașament pierdut, de exemplu, o mulțumire rapidă arată destinatarului că totul este bine în prezent.

deoarece mulți dintre destinatarii dvs. sunt inundați de e-mailuri, adaugă o notă amabilă pentru a spune pentru ce sunteți recunoscători. În loc să tastați doar ” mulțumesc „când ați obținut acel atașament lipsă anterior, luați în considerare scrierea” mulțumesc. Am atașamentul bine de data asta.”

un alt moment pentru a trimite o confirmare de mulțumire este atunci când cineva a ieșit din calea lui sau a ei pentru a vă satisface nevoile. O recunoaștere în această situație are sens. Gândiți-vă la aceste recunoașteri ca la o modalitate de a transmite o apreciere sinceră, mai degrabă decât doar o mulțumire rapidă.

încă o dată, este politicos să fii specific, dar scurt, în aceste cazuri. Iată câteva exemple:

Vă mulțumim pentru a răspunde atât de repede la cererea mea pentru mai multe informații.

vă mulțumesc foarte mult. Apreciez flexibilitatea dvs.

această informație este exact ceea ce aveam nevoie. Mulțumesc!

vă mulțumesc că m-ați informat despre schimbarea datei. Ne vedem miercurea viitoare.

în cultura de astăzi, mulți dintre noi au sacrificat curtoazia pentru viteză. Da, suntem cu toții ocupați și nu vrem să pierdem timpul citind e-mailuri inutile. Cu toate acestea, cealaltă parte a acestei monede este că am pierdut unele dintre elementele de bază ale etichetei de afaceri și personale.

un e-mail de confirmare bine scris demonstrează că prețuiți afacerea unui client. Arată că prețuiești eforturile cuiva. Un e-mail de confirmare se reflectă, de asemenea, bine asupra dvs., a expeditorului și a locului dvs. de afaceri.