cum se efectuează o analiză a nevoilor de formare
autor: Carl I. Greenberg, Pragmatic HR Consulting
în centrul oricărui program eficient de formare se identifică corect ce sau cine trebuie instruit. Analizele de nevoi prost realizate pot duce la soluții de instruire care se antrenează:
- competențele greșite;
- oamenii greșiți; și
- metodele greșite de învățare.
rezultatele unei analize a nevoilor de formare oferă angajatorului răspunsuri la următoarele întrebări:
- ce este necesar și de ce?
- unde este nevoie?
- Cine are nevoie de ea?
- cum va fi furnizat?
- cât va costa? și
- care va fi efectul de afaceri?
angajatorii pot efectua o analiză a nevoilor urmând pașii de mai jos.
Pasul 1: Determinați rezultatele dorite de afaceri
înainte de a începe o analiză a nevoilor de formare, angajatorul trebuie să articuleze scopul instruirii. Adică, care sunt rezultatele de afaceri așteptate ale formării?
obiectivul de formare ar trebui să corespundă unui obiectiv de afaceri. Acest lucru poate fi specific unui angajat individual, unității de lucru, departamentului sau întregii organizații.
scopul final al instruirii ar trebui să fie clar articulat și păstrat în prim plan pentru a se asigura că întregul proces de analiză a nevoilor păstrează rezultatele dorite în vedere. Cel mai bine este ca un angajator să răspundă la întrebarea: „cum vom ști că formarea a funcționat?”
Exemple de obiective finale sunt:
- îmbunătățirea ratingurilor de satisfacție a clienților reprezentanților Serviciului Clienți;
- creșterea ratelor apropiate la propunerile de afaceri sau ofertele personalului de vânzări;
- îmbunătățirea moralului angajaților printr-o mai bună supraveghere de către Managementul intermediar; și
- îmbunătățirea vitezei cu care angajații depozitului completează comenzile.
Pasul 2: Link rezultatele dorite de afaceri cu comportamentul angajaților
există, în general, mai multe comportamente care sunt asociate cu orice rezultat dorit de afaceri. Aceste comportamente sunt rezultatul angajaților:
- știind ce să facă;
- având capacitatea de a face acest lucru; și
- având motivația de a face acest lucru.
în această etapă a procesului, angajatorii ar trebui să identifice competențele critice dorite, adică comportamentele și cunoștințele, abilitățile, abilitățile și caracteristicile personale asociate care sunt legate de rezultatele dorite ale afacerii. Acest lucru se face de obicei prin colectarea de informații de la experți în materie.
colectarea datelor poate lua forma unor interviuri, focus grupuri sau sondaje. Indiferent de metoda utilizată, datele ar trebui să aibă ca rezultat o înțelegere clară a importanței fiecărei competențe pentru atingerea obiectivului de afaceri dorit.
un exemplu de scară de evaluare pentru a evalua importanța este unul ca următorul:
cât de Important este acest lucru pentru performanța de succes a locului de muncă?
1 = deloc
2 = puțin
3 = oarecum
4 = considerabil
5 = extrem de
pentru a se asigura că numai competențele considerate critice ar trebui luate în considerare pentru includerea în alte etape de analiză a nevoilor de formare, mediile de evaluare ar trebui să fie de cel puțin 4,0 punct de evaluare scară.
Pasul 3: identificarea competențelor trainabile
nu orice competență poate fi îmbunătățită prin formare. De exemplu, un loc de muncă de vânzări poate solicita oamenilor de vânzări să iasă și să inițieze conversații cu străini total. Este mai eficient, atunci, ca un angajator să angajeze oameni care sunt deja extrovertiți decât să încerce să antreneze introvertiții pentru a fi mai ieșiți. În mod similar, poate fi mai eficient să angajezi persoane cu cunoștințe de specialitate decât să le educi și să le instruiești.
angajatorii ar trebui să evalueze fiecare competență critică de la Pasul 2 și să determine dacă fiecare este ceva ce se așteaptă ca angajații să posede înainte de intrarea în muncă. Luate împreună, acest lucru ar trebui să ofere angajatorilor o listă de competențe critice care pot fi instruite.
Pasul 4: Evaluarea competențelor
cu o listă specifică de competențe în mână, angajatorii ar trebui să determine măsura în care angajații lor le posedă. Cele mai des utilizate metode sunt:
- evaluări ale competențelor;și
- teste sau evaluări.
sondajele de evaluare a performanței sunt cel mai bine utilizate pentru a evalua comportamentele observabile. Acest lucru poate fi realizat cu ușurință prin luarea Competențelor critice de la pașii 2 și 3 și prin faptul că oamenii informați evaluează comportamentele angajaților vizați. Cel mai adesea, supraveghetorii îndeplinesc această funcție.
cu toate acestea, mai mulți evaluatori, inclusiv colegii, subordonații și clienții, sunt adesea folosiți pentru a evalua performanța supraveghetorilor și a directorilor. Această abordare este în general cunoscută sub numele de sondaje de 360 de grade.
sondajele de evaluare a performanței devin mai puțin eficiente cu cât mai mulți evaluatori trebuie să deducă competențe neobservabile, cum ar fi abilități, abilități și personalitate. Evaluarea acestor competențe se realizează mai bine prin utilizarea testelor și evaluărilor profesionale. Există multe teste disponibile pe piață pentru a măsura abilitățile, abilitățile și caracteristicile de personalitate specifice. Cu toate acestea, alegerea testului potrivit trebuie făcută în coordonare cu un profesionist în testare, de exemplu, un psiholog organizațional. Trebuie să se acorde atenție selectării testelor care sunt măsuri valabile ale competenței vizate.
evaluările personalizate sunt, de asemenea, adecvate, mai ales dacă angajatorul dorește să măsoare cunoștințele de specialitate sau eficacitatea într-un segment major al lucrării. Acestea pot varia de la teste de cunoștințe de locuri de muncă cu alegere multiplă până la elaborarea simulărilor de locuri de muncă. De exemplu, o abordare foarte eficientă pentru măsurarea nevoilor de formare ale supraveghetorilor și liderilor este utilizarea unui centru de evaluare, care este compus din diferite exerciții de joc de rol care paralele situații manageriale.
Pasul 5: determinarea decalajelor de performanță
indiferent de metodele utilizate pentru evaluarea competențelor, rezultatele individuale ale angajaților sunt apoi combinate pentru a evalua câți angajați au nevoie de îmbunătățiri în anumite competențe.
pentru a face acest lucru, angajatorul trebuie mai întâi să stabilească ce constituie un decalaj de performanță. Acest standard va varia de la angajator la angajator. Unii angajatori vor stabili standarde mai ridicate decât alții.
stabilirea acestui standard va oferi angajatorului o înțelegere a numărului de angajați care se încadrează peste sau sub acel standard. Cei care se încadrează mai jos ar fi considerați a avea nevoie de instruire.
Pasul 6: prioritizarea nevoilor de formare
angajatorii ar trebui să agregeze datele din Pasul 6 cu informații despre caracterul omniprezent al decalajului de performanță. Adică, angajatorii ar trebui să totalizeze câte sau ce procent din forța de muncă vizată are nevoie de formare.
angajatorii ar trebui să ia în considerare, de asemenea, importanța competenței (a se vedea Pasul 2). Luate împreună, omniprezența și importanța ar trebui să conducă la o listă de priorități de formare.
Pasul 7: determinați cum să instruiți
folosind lista de priorități de formare de la Pasul 6, angajatorii ar trebui să ia în considerare acum modul cel mai bun de a-și instrui forța de muncă. Metodele tipice de formare includ:
- la locul de muncă de formare (OJT);
- mentorat și coaching;
- clasă;
- web-based;
- Cărți;
- conferințe; și
- programe universitare.
se recomandă ca angajatorii să consulte un profesionist care este bine versat în învățarea adulților pentru a ajuta la determinarea celor mai bune modalități prin care angajații pot dobândi o anumită competență.
unele metode de învățare vor funcționa mai bine decât altele. Deși nu există două persoane care să învețe sau să rețină informații în același mod, studiile arată că indivizii păstrează informații mult mai bine dacă îndeplinesc efectiv abilitatea sau sarcina. Acest tip de retenție este de aproximativ 75%.
comparați asta cu ascultarea unei prelegeri, unde reținerea este de doar cinci la sută. Alte forme de retenție a învățării sunt următoarele:
- lectură, 10 la sută;
- Audio-vizual, 20 la sută;
- demonstrație, 30 la sută; și
- grup de discuții, 50 la sută.
angajatorii ar trebui să țină cont de acest lucru și să depună eforturi pentru metoda de formare care nu numai că va fi potrivită pentru material, dar va avea și cea mai bună șansă de păstrare de către angajați.
Pasul 8: Efectuați o analiză Cost-beneficiu
în acest moment, angajatorii trebuie să ia în considerare costurile asociate unei anumite metode de formare și măsura în care lacunele de performanță pot fi combinate în aceeași experiență de formare.
factorii de Cost includ:
- timpul necesar de formare;
- dezvoltarea conținutului de formare, dacă este proiectat intern;
- evaluarea și achiziția de formare, dacă este achiziționată de la furnizor;
- livrarea conținutului de formare;
- pierderea productivității din timpul petrecut în formare; și
- cheltuieli de călătorie și logistică.
în ceea ce privește beneficiile, diferite metode de formare vor avea grade diferite de eficacitate (vezi Pasul 7). De exemplu, în timp ce formarea bazată pe web poate fi cea mai puțin costisitoare, aceasta poate să nu fie cea mai bună modalitate pentru angajați de a dezvolta o anumită abilitate. Angajatorii trebuie să găsească un echilibru între costul unei anumite metode de formare și capacitatea sa de a obține rezultatele dorite.
Pasul 9: planul de evaluare a formării
ultimul pas în acest proces este ca angajatorii să decidă cum vor ști dacă formarea a funcționat. Instruirea este eficientă numai dacă materialul este reținut și utilizat la locul de muncă. Această etapă ar trebui să includă o componentă de evaluare similară cu modul în care au fost evaluate nevoile în etapa 4.
întrebările la care procesul de evaluare ar trebui să răspundă sunt:
- cât de mult a îmbunătățit formarea competențele vizate în formare?
- cât de mult a îmbunătățit formarea performanța reală a angajaților la locul de muncă?
- cât de mult a îmbunătățit formarea îndeplinirea obiectivelor de afaceri?
- cât de mult a rezultat formarea într-o rentabilitate pozitivă a investiției sale?
întrebările la care angajatorii doresc răspunsuri vor determina metoda și componentele procesului de evaluare.