Cum să urmăriți procentul complet
când încercați să calculați procentulcomplet într-o diagramă Gantt, trebuie să țineți cont de diferite diferitefiguri și să obțineți o mulțime de informații de la alte persoane. Sau tu? Există modalități simple de a urmări procentul complet al proiectului dvs., astfel încât să știți ce săintroduceți în software-ul dvs.
în acest articol vom analiza 3 metode pentru a urmări procentajul complet.
ce este procentul complet?
este o modalitate de a urmări progresul proiectului – o parte destul de importantă a modului de gestionare a unui proiect.
procentul de finalizare a unui proiect se referă la cât de departe sunteți pentru orice sarcină dată (sau proiectul în ansamblu). Considerați-l un indicator al progresului proiectului.
în imaginea de mai jos, veți vedea că % complete este reprezentată de culoarea verde. Secțiunea albastră a barei reprezintă munca care nu a fost încă făcută. Există, de asemenea, o coloană care vă oferă numărul complet%.
procent complet în software-ul de proiect
procent complet metoda utilizează software-ul este în jos pentru a dacă este un instrument de întreprindere care se integrează cu pontaje sau nu.
dacă instrumentul dvs. este integrat cu o aplicație de pontaj, procentul complet al sarcinii poate crește automat pe măsură ce membrii echipei dvs. rezervă timpul pentru sarcină. Cu toate acestea, acest lucru ar putea să nu fie genial de precis, în funcție de cât de bună este urmărirea timpului echipei.
în software-ul dvs., există în mod normal o coloană în partea stângă a diagramei Gantt care vă permite să introduceți manual procentul complet, și așa o fac în instrumente care nu se integrează cu foile de timp.
dar de unde știi ce să introduci încoloana completă continuă? Este doar o presupunere?
Ei bine, acesta este un mod de a face acest lucru! Aici sunt 3 moduri de calcul la sută complet pe un proiect.
Procent De Urmărire Completă # 1: Judecata profesională
prima modalitate de a calcula procentul complet pentru proiectul dvs. este să vă folosiți judecata profesională sau cea a echipei dvs.
nu există o formulă completă procentuală aici – ghiciți, estimați sau vă bazați pe procesele de gândire ale experților dvs. în materie. Întrebați-i cum evaluează progresul în sarcină. Ei compară mental durata reală a muncii efectuate până în prezent cu cantitatea prognozată de muncă și evaluează cât de aproape este sarcina de a fi făcută având în vedere acest efort. Îți dau un număr. Apoi îl introduceți în coloana procentuală completă.
aceasta este cea mai ușoară opțiune, atâta timp cât Echipa dvs. vă oferă răspunsurile corecte!
urmărirea completă la sută #2: activități ponderate
acesta este un calcul complet la sută mai complicat pentru a urmări progresul, dar ar putea merita făcut pentru sarcini mai lungi care sunt alcătuite din mai multe activități sau care au puncte arbitrare în ele. De exemplu:
- o sarcină de o săptămână care are o întâlnire de luare a deciziilor la jumătatea săptămânii
- o sarcină de a construi 500 de linii de cod, care ar putea fi împărțită în 2 bucăți, fiecare din 250 de linii
- o activitate de testare formată din 20 de teste, care ar putea fi împărțită în 4 secțiuni, fiecare din 5 scripturi de testare.
în aceste cazuri, nu doriți să micșorați sarcina împărțind-o, dar știți că există un punct în care puteți urmări progresul. În ultimul exemplu de activitate, ați aloca % complet în funcție de câte scripturi de testare a trecut echipa.
- când 5 scripturi de testare sunt finalizate, alocați 25% complet
- când 10 scripturi de testare sunt finalizate, alocați 50% complet
- … și așa mai departe.
când sarcina dvs. poate fi ușor subdivizată(dar nu într-un mod care să vă facă să doriți să împărțiți sarcina pentru program), atunci puteți aloca % complet pe baza unei măsuri specifice a modului în care vă aflați.
dacă sarcina dvs. nu se descompune perfect într-un mod numeric (de ex. 10 scripturi de testare = 50%) apoi puteți aloca un % complet bazat pe lovirea unui punct arbitrar în activitate, de exemplu o întâlnire de semnare sau completarea unui document până la punctul în care a ieșit pentru revizuire, dar nu a fost încă ratificat de întreaga echipă.
această metodă ia o mulțime de gândire și, uneori, va trebui să setați % obiective complete înainte de a începe sarcina, astfel încât toată lumea are o înțelegere comună a ceea ce este urmărit și cum va fi măsurată.
este o cheltuială mare pentru ceea ce de fapt nu este atât de important în marea majoritate a cazurilor. Gândiți-vă cu atenție dacă merită să adăugați acest nivel de granularitate formală la sarcinile proiectului dvs. sau dacă judecata profesională este suficientă.
am folosit această tehnică, dar nu este ceva relevant pentru majoritatea proiectelor mele. Dacă se simte ca o potrivire bună pentru modul în care echipa dvs. (și clientul) dorește să gestioneze munca, atunci mergeți la ea.
urmărirea completă procentuală #3: sume arbitrare
modul final de a afla ce să puneți în coloana completă procentuală este prin utilizarea unei cifre arbitrare, fixe.
de exemplu: când începe o sarcină, dați20%. Când sarcina se termină, o faceți până la 100%. Sarcina nu ar fi niciodată25 % sau 90%. Ar putea fi doar 0%, 20% sau 100%.
această metodă de urmărire vă oferă un procent complet care reflectă în general progresul curent al sarcinii în scopul planificării, chiar dacă este inexact în viața reală.
acesta vă oferă suficient de un viraj pentru a gestiona în mod adecvat planul. Este stres scăzut. E ușor. Este util dacă echipa dvs. vă oferă în mod constant cifre complete la sută incorecte și nu mai aveți încredere în judecata lor.
trebuie să urmăriți procentajul complet al proiectelor?
urmărirea procentuală completă este utilă pentru managerii de proiect. Dar nu este esențial. Dacă creați un program foarte simplu folosind șablonul meu gratuit de diagramă Excel Gantt, atunci ar fi prea mult efort să colorați celulele pentru a reprezenta procentul complet — nu m-aș deranja.
dacă merită să urmăriți procentajul complet al sarcinilor proiectului dvs. depinde de cât de puternic trebuie să urmăriți și să raportați progresul. Dacă alimentați datele de progres din sarcini în tabloul de bord al proiectului, atunci trebuie să fie corecte.
folosește-ți propria judecată profesională și alege o modalitate de a urmări progresul care are cel mai mult sens pentru tine. Aflați mai multe despre categoriile de metode de management de proiect aici.
obțineți un șablon de diagramă Excel Gantt gratuit în biblioteca mea de șabloane de gestionare a proiectelor. Accesați biblioteca aici pentru a avea acces la șablonul Grafic Gantt și orice altceva!