• Articles
• admin

plecați în vacanță și doriți să trimiteți răspunsuri automate de la Microsoft Outlook? Acesta este modul în care configurați un răspuns automat pentru a vă informa clienții, partenerii și colegii că nu le puteți citi e-mailul și când vă veți întoarce.

cum se verifică versiunea Microsoft Outlook

Microsoft Outlook vă permite să setați răspunsuri automate. Dar modul în care faceți acest lucru variază de la o versiune Outlook la alta. În primul rând, ar trebui să verificați versiunea software-ului.

1. în panglica de deasupra căsuței de e-mail: există o filă numită „instrumente”? Dacă nu vedeți una, probabil că aveți o versiune mai nouă sau Outlook pentru Office 365. Faceți clic pe” fișier „și apoi pe” informații ” și verificați dacă obțineți o imagine ca imaginea de mai jos.
2. dacă aveți o filă numită ” instrumente „și faceți clic pe ea, există o opțiune”asistent în afara biroului”? Versiunile mai vechi (Outlook 2003, 2007) au această opțiune.
3. vedeți fila „Instrumente”, dar nu există „asistent în afara biroului”? Asta înseamnă că probabil utilizați un cont non-exchange. În acest caz, veți seta răspunsul automat utilizând opțiunea „Reguli și alerte”.

5 Pași Cum să setați un răspuns în afara biroului în versiunile mai noi de Microsoft Outlook

dacă aveți o versiune Outlook fără fila „Instrumente” și obțineți o imagine ca cea de mai sus, utilizați o nouă versiune de Outlook sau Outlook pentru Office 365. În acest caz, aceasta este ceea ce trebuie să faceți:

1. Faceți clic pe” fișier „și apoi pe”informații”.
2. alegeți opțiunea „răspunsuri automate (în afara biroului)”.
3. activați această opțiune selectând „trimiteți răspunsuri automate”. De asemenea, puteți verifica opțiunea de a trimite mesajul numai într-o anumită perioadă de timp. Setați ora de începere și ora de terminare. Dacă nu setați un interval de timp, va trebui să dezactivați răspunsurile automate manual.
4. Scrieți textul pe care doriți să îl primească alte persoane ca răspuns automat la e-mailurile lor. Există două file:” în interiorul organizației mele „și”în afara organizației mele”. Puteți utiliza același text pentru ambele sau puteți scrie răspunsuri diferite. De asemenea, puteți formata textul.
5. Faceți clic pe „Ok” în partea dreaptă jos când ați terminat.

Important: puteți seta un interval de timp când mesajul va fi trimis – dar receptorul nu poate vedea data de încheiere. Asta înseamnă: dacă vrei ca oamenii să știe când te vei întoarce, trebuie să scrii asta în textul tău.

răspunsuri automate în versiunile mai vechi Outlook

în versiunile mai vechi, setarea unui răspuns automat funcționează într-un mod similar. Trebuie doar să utilizați asistentul out-of-office.

• în Panglică, faceți clic pe „Instrumente” și apoi pe „asistent în afara biroului”.
• bifați opțiunea „Trimiteți răspunsuri automate în afara biroului” și setați intervalul de timp, dacă este necesar, în Outlook 2007. Sau opțiunea” sunt în prezent în afara biroului”, în Outlook 2003.
• Scrieți textul care doriți să fie trimis ca răspuns. În Outlook 2007, puteți avea două texte diferite, pentru organizația dvs. sau pentru persoane din afara organizației.
• Faceți clic pe „Ok” în partea dreaptă jos.
• Important: În Outlook 2007, puteți seta un interval de timp când mesajul va fi trimis. Dar receptorul nu poate vedea data de încheiere. Dacă doriți ca oamenii să știe când vă veți întoarce la birou, menționați data de întoarcere în textul dvs.

răspunsuri automate folosind „reguli și alerte” (conturi non-exchange)

dacă nu există nicio opțiune pentru a seta un răspuns automat în afara biroului, puteți trimite în continuare unul. Dar este un pic mai complicat:

• în primul rând, trebuie să salvați un șablon care conține textul pe care doriți să îl trimiteți (când vă veți întoarce, cine este persoana de contact în timp ce sunteți plecat etc.). Începeți prin a scrie un nou e-mail.
• în noul e-mail, scrieți textul pe care doriți ca Outlook să îl trimită automat în timp ce sunteți în vacanță. Dar, în loc să trimiteți e-mailul cuiva, trebuie să îl salvați.
• Faceți clic pe „Salvați ca”. Din meniul derulant, alegeți” șablon Outlook ” și o destinație în care doriți să fie salvat șablonul.
• pentru a seta răspunsul automat, Faceți clic pe „fișier” (versiuni mai noi) sau „instrumente” (versiuni mai vechi) pentru a găsi opțiunea „Reguli și alerte”.
• Faceți clic pe „Reguli și alerte” și apoi pe „Regulă nouă”.
• acum vedeți o fereastră cu multe opțiuni. Faceți clic pe”Aplicați regula la mesajele pe care le primesc”.
• dacă nu vedeți această opțiune în lista dvs., faceți clic pe „Verificați mesajele când sosesc”.
• următorul pas este să verificați cui se aplică această regulă: „ce condiție(condiții) doriți să verificați?”. Dacă doriți ca mesajul să fie trimis tuturor celor care vă contactează, nu verificați nimic și faceți clic pe „Următorul”. Și apoi „Da” Dacă sunteți întrebat dacă acest lucru ar trebui să se aplice tuturor mesajelor.
• acum, veți fi întrebat ce doriți să faceți cu mesajul. Bifați opțiunea” răspundeți utilizând un șablon specific ” (Pasul 1). Pasul 2: Faceți clic pe” un șablon specific ” și alegeți șablonul pe care l-ați salvat la început.
• Faceți Clic Pe „Următorul”. Apoi adăugați excepții, dacă este necesar. Faceți clic din nou pe” Următorul”.
• în fereastra următoare trebuie să specificați un nume pentru regulă. Și bifați” activați această regulă ” dacă doriți să o activați chiar acum.
• Faceți Clic Pe „Finalizare”.