• Articles
• admin

Felicitări! Ai angajat o recepționeră. Acesta poate fi un pic nervos-wracking cu cineva nou vin în poziția, mai ales unul la fel de important pentru o companie ca un recepționer. Angajarea unui angajat de calitate pentru o poziție de recepționer înseamnă că ați angajat fața unei companii. S-ar putea să începeți să vă simțiți anxios pentru a determina dacă ați făcut alegerea corectă sau nu. Dacă sunteți îngrijorat de faptul că noul angajat nu este sigur cum să fie un bun recepționer și să reușească în noua lor linie de muncă, nu căutați mai departe.

cum să fii un bun recepționer: la telefon

una dintre cele mai importante îndatoriri ca recepționer este să răspunzi corect la telefon. Acest lucru este valabil atât pentru recepționerii virtuali, cât și pentru cei care lucrează în birou. În plus față de a lua mesaje și a spune salut înainte de a anunța numele companiei, numele dvs. și de a întreba cum îi puteți ajuta, există câteva lucruri pe care trebuie să le amintiți.

fii entuziast

în primul rând, învață să iubești sunetul sunetului telefonului! Poate suna ca o întrebare prostească, dar amintiți-vă: dacă telefonul nu sună, angajatorul dvs. nu ar trebui să vă aibă personal. Dacă înveți să iubești sunetul telefonului, îi vei răspunde cu entuziasmul pe care ar trebui să-l aibă un bun Recepționer. Dacă răspundeți la telefon cu o voce monotonă, nu vă reprezentați compania în cea mai bună lumină.

fii Prompt

când auzi că sună telefonul, încearcă să răspunzi cu al doilea inel. Timpul trece într-un ritm diferit pentru cineva care are nevoie de asistență. Trei, patru sau cinci inele se pot simți ca o eternitate–în acel moment, încep deja să presupună că apelul lor va rămâne fără răspuns.

același lucru este valabil și atunci când puneți pe cineva în așteptare–încercați să păstrați acest timp de așteptare sub un minut. Oamenii devin nerăbdători repede, iar starea lor de spirit poate deveni acră ca urmare. Clienții nu doresc să fie în așteptare pentru mult timp, și mai mult că acestea sunt plasate în așteptare, mai mică opinia lor de compania dumneavoastră va fi.

luați în considerare tonul dvs.

se spune că în timpul unei conversații față în față, 55% Din comunicare este prin limbajul corpului, 38% este prin tonul vocii și doar 7% este din cuvintele folosite. Cu toate acestea, la telefon, 83% din comunicarea dvs. este prin tonul vocii. Doar 17% sunt cuvintele pe care le folosești!

în acest caz, este foarte important să nu sune monoton, ceea ce va ieși ca și cum nu ești interesat să-i ajuți. Este chiar mai important să nu lăsați problemele din afară să vă pună într-o dispoziție care să vă facă tonul să sune supărat. Prea mult este pe linie pentru a nu suna un fel ca prima impresie a unei companii.

zâmbește!

da, chiar (și mai ales!) când răspundeți la telefon. Când zâmbești, se transformă într-o parte a creierului care te face instantaneu mai fericit. Asta te va face să pari mai abordabil la telefon. Unii sugerează că recepționerii ar trebui să țină o oglindă pe birou pentru a se vedea zâmbind. În acest fel, vi se va reaminti în mod constant să păstrați un zâmbet pe față și o atitudine excelentă față de ceilalți.

fraze de spus frecvent

• vă rog
• vă mulțumesc
• cu plăcere
• plăcerea mea
• Bună dimineața
• Bună ziua
• aveți o mare zi
• au un week-end mare
• numele apelantului

cum să fie un recepționer bun: la birou

dacă sunteți un recepționer în persoană, va trebui să fie conștienți de câteva alte lucruri. Pentru unul, persoana din fața ta ar trebui să aibă prioritate față de un telefon care sună. Dacă sunteți deja angajat cu un client la telefon, ar trebui să găsiți o modalitate de a recunoaște oaspetele prezent. Zâmbește sau dă din cap pentru a-i anunța că sunt importanți pentru tine și vei fi alături de ei în scurt timp.

aspect& profesionalism

deoarece un recepționer este fața unei companii, este cu atât mai important să se mențină un aspect profesional. Se așteaptă o ținută de afaceri adecvată, un păr bine kempt și o igienă bună. Un bun recepționer nu mestecă gumă în timpul orelor de lucru și nici nu își verifică telefonul personal. Vor avea o postură bună și vor fi siguri că nu se vor apleca.

fii entuziast în persoană

ar trebui să saluți pe oricine intră pe ușă cu entuziasm. Clientul ar trebui să fie prioritatea ta! Nu lasa nimic se întâmplă în sau în afara biroului afecta performanța și capacitatea de a fi primitoare pentru clienții. Nimeni nu ar trebui să știe dacă ai o zi liberă, te simți trist sau supărat. De asemenea, nu ar trebui să alerteze un apelant de care vorbind cu o voce s-au grabit sau grăbindu-le în așteptare.

clientul ar trebui să devină pasiunea ta. Chiar dacă s-ar putea să greșească, nu este treaba ta să-i faci conștienți de acest lucru. Este treaba ta să le oferi servicii excepționale pentru clienți și să le direcționezi către cine trebuie să vorbească.

celălalt E

potrivit lui Steve Staunting, cel mai bun Recepționer cunoaște metoda celor trei E: enunță cu entuziasm pentru a fi eficient. Mai jos este un exemplu de utilizare a celor trei E-uri cu un client:

în plus, el sugerează să ne amintim încă două Es: de fiecare dată și de toate. Este important sau un bun Recepționer să fie consecvent, oferind aceeași calitate a serviciului oricui intră pe ușă. Totul se referă la un memento pentru a scrie totul! Repetați tot ce se spune înapoi apelantului pentru a vă asigura că mesajul este clar. Poate părea nejustificată, dar un recepționer bun poate și va ști întotdeauna toate informațiile care vor fi solicitate înainte de a ridica receptorul pentru cineva care așteaptă în așteptare sau returnarea unui apel pierdut. Un bun Recepționer va fi, de asemenea, sigur de a scrie timpul apelului.

aplicați acest lucru pentru afacerea dvs. mică

găsirea angajaților buni este destul de dificilă! Dacă ați angajat pe cineva ca recepționer, ar trebui să poată îndeplini toate așteptările prezentate mai sus.

acum, dă-le o încercare:

• lăsați-vă noul angajat să știe care vor fi așteptările dvs. și asigurați-vă că așteptările dvs. sunt foarte clare de la început.
• folosiți această postare ca resursă sau direcționați-o către unele videoclipuri informative, cum ar fi regulile de curtoazie pentru telefon, un exemplu de abilități slabe de recepționer sau cum să fiți cel mai bun Recepționer vreodată.
• vrei să știi mai multe despre cum să fii un bun Recepționer? Doar cere un serviciu de răspuns, care are peste cincizeci de ani de experiență cu angajarea recepționeri bune!