cum să desfășurați Ateliere care să mențină participanții implicați + sfat rapid
ghidul BABOK definește Atelierul ca „un eveniment facilitat și concentrat la care participă părțile interesate cheie în scopul atingerii unui obiectiv definit.”
potrivit DSDM este ” un tip special de întâlnire cu obiective clare, un grup de participanți aleși și împuterniciți să livreze rezultatul cerut.”
în general, putem spune că este o tehnică pentru obținerea rapidă a informațiilor într-o manieră convenită între diferite puncte de vedere. Atelierele au de obicei o durată scurtă. Acestea pot fi efectuate într-o oră sau două sau se extind în câteva zile. Important este să dobândești noi cunoștințe sau abilități pe parcursul cursului său, precum și să obții alte puncte de vedere de la participanți prin munca în echipă și comunicarea deschisă. Pentru a ajuta la promovarea colaborării, este necesar ca cineva să fie desemnat ca facilitator. Facilitatorul este responsabil pentru supravegherea activităților atelierului, oferind structură, ajutând participanții și deplasând sesiunea înainte.
un atelier poate fi folosit pentru multe situații diferite, de la definirea și convenirea planurilor strategice, identificarea și prioritizarea cerințelor sau rezolvarea problemelor tehnice complexe. Pe scurt, atelierele sunt excelente pentru orice situație care necesită niveluri ridicate de colaborare, angajament și acord între diferiți participanți. Atelierul servește, de asemenea, la promovarea încrederii și a comunicării eficiente între părțile interesate.
deși există multe beneficii ale organizării unui atelier, un atelier slab executat poate genera conflicte, poate contribui la problemele existente și poate reduce încrederea că obiectivele propuse pot fi atinse.
prin urmare, cum reușim atelierul? Care sunt aspectele cheie de luat în considerare în eficientizarea acesteia? În acest articol prezentăm câteva criterii esențiale pentru a asigura succesul atelierului.
rolul facilitatorului
acesta este rolul cheie. Facilitatorul este însărcinat să se asigure că obiectivele sesiunii sunt îndeplinite prin direcționarea și îndrumarea participanților prin exerciții și activități în timpul atelierului.
facilitatorul nu ar trebui să ia parte și ar trebui să fie perceput de participanți ca neutru. Unul dintre rolurile lor este să se asigure că opiniile tuturor participanților au o greutate egală și că toată lumea poate colabora în același mod. Scopul unui atelier nu este de a convinge, ci de a lucra împreună pentru a ajunge la acorduri.
un alt rol important al facilitatorului este de a menține participanții implicați. Am cerut instructorilor noștri să împărtășească ceea ce fac pentru a implica participanții atunci când se confruntă cu scenarii comune de atelier. Descărcați-le în sfatul nostru rapid completând formularul din bara laterală.
dacă nu aveți pe cineva intern care să poată juca rolul de facilitator, o opțiune bună este să invitați un facilitator extern care este imparțial față de rezultate și posedă abilitățile necesare pentru a-l conduce.
planificați sesiunea pentru
planificarea unui atelier este o activitate complexă care necesită timp și experiență. Cel puțin, asigurați-vă că luați în considerare aceste elemente:
- obiective și rezultate. Ce vrei să obții în cadrul atelierului? Care ar trebui să fie rezultatele tangibile pentru a produce în timpul atelierului?
- participanți. Cine ar trebui să participe pentru a putea atinge obiectivele și rezultatele așteptate? În mod ideal, grupuri cuprinse între 5 și 15 persoane (pentru un singur facilitator) vor reprezenta toate punctele de vedere existente cu privire la problema sau situația care trebuie rezolvată.
- durată, agendă, aspecte logistice. Asigurați-vă că definiți în mod clar durata preconizată (în funcție de rezultatele care trebuie obținute) și programul activităților cu care participanții ar trebui să fie familiarizați. Acordați o atenție deosebită caracteristicilor locației atelierului (în mod normal o cameră mare cu spațiu pentru a vă deplasa, mese de lucru, locuri pentru a agăța flipcharts/post-its) și materialelor necesare (flipchart, tablă albă, post-its, hârtie etc.). Acest element va trebui reconsiderat pentru un mediu virtual. Consultați suita de instrumente pe care le folosim în cursurile noastre virtuale de clasă deschisă.
- structura și exercițiile care trebuie efectuate. Cât timp vor trebui participanții să ajungă la concluzii? Ce exerciții sau activități ar trebui făcute pentru a obține rezultatele așteptate? Ce probleme ar trebui rezolvate în timpul sesiunii și ce nu?
- validare și monitorizare. Cum vor fi documentate concluziile? Cum vor fi validate rezultatele? Ce follow-up va fi dat participanților?
structura atelierului
atelierele ar trebui considerate un exercițiu intensiv de dificultate crescândă care necesită participarea și colaborarea tuturor participanților.
atingerea obiectivelor sesiunii va necesita timp, efort și pași intermediari care concentrează participanții asupra rezultatului final. Structura atelierului va depinde de obiectivele specifice care trebuie atinse, deși o structură standard ar trebui să conțină următoarele elemente:
activități de pornire
obiectivul aici este de a prezenta obiectivele, de a introduce participanții, de a cunoaște spațiile (flip chart-uri, tabele de lucru etc.), și să acopere Regulile atelierului (utilizarea telefoanelor mobile, punctualitate etc.). Este important să se stabilească relații pozitive între participanți prin crearea unui mediu deschis, sigur, în care toată lumea este egală și opiniile tuturor au aceeași pondere.
spărgătoarele de gheață sunt o idee excelentă pentru a promova implicarea de la începutul sesiunii și pentru a ajuta pe toată lumea să se simtă confortabil unul cu celălalt și cu mediul atelierului. Instructorii noștri împărtășesc câteva dintre spărgătoarele de gheață preferate în acest articol și un infografic despre sfaturi pentru utilizarea spărgătoarelor de gheață.
„munca” atelierelor
aici apar rezultatele așteptate. Acestea includ diferite exerciții în care scopul este de a aduce participanții într-un „flux” cât mai curând posibil, propunând provocări realizabile, dar cu dificultăți din ce în ce mai mari pentru a atinge obiectivele atelierului. De exemplu, un atelier care vizează elaborarea unui Plan de acțiune ar avea o succesiune de activități similare cu următoarele:
- evaluarea/diagnosticarea situației actuale
- Identificarea punctelor de îmbunătățire
- identificarea și prioritizarea acțiunilor concrete de îmbunătățire
- calendarul și atribuirea responsabilităților
- Analiza riscurilor
- pregătirea și validarea planului de acțiune
furnizați concluzii
porțiunea finală a unui atelier ar trebui să servească întotdeauna scopului de a rezuma toate lucrările efectuate în sesiune, de a prezenta concluziile obținute și de a determina care vor fi următorii pași.
nu uitați de Feedback
înainte ca participanții să părăsească sesiunea, asigurați-vă că le colectați feedback-ul. Aflați ce cred ei că a mers bine și nu atât de bine și cum poate fi îmbunătățit pentru viitoarele ateliere.
Sfaturi finale… exerciții pentru ateliere
în cele din urmă, câteva idei utile pentru a face atelierul cât mai eficient posibil:
- utilizați managementul vizual (flip charts, postere, diagrame) și toate spațiile disponibile (pereți, mese de lucru). Flip chart-urile și posterele îi ajută pe participanți să se concentreze asupra lucrării și să le permită să vizualizeze progresul realizat. Utilizarea diferitelor spații permite facilitatorului să schimbe ritmul și ajută la menținerea interesului pentru sesiune. Dacă faceți un atelier virtual, asigurați-vă că prezentați tuturor instrumentele pe care participanții le vor folosi.
- utilizați post-its (sau post-its virtual). Post-it-urile vă permit să rezumați ideile și să le faceți vizibile. De asemenea, ele ajută la crearea sinergiei între toate opiniile participantului. Această „documentație” poate fi utilizată pentru a pregăti rapid Rapoartele din sesiune făcând fotografii.
- faceți activități în cutii de timp. Trebuie să subliniem necesitatea respectării exercițiilor propuse și a timpului rezervat acestora. De obicei, nu ni se oferă luxul de mai mult timp și trebuie să profităm la maximum de ceea ce avem.
- respectați activitatea fiecărui participant. Dacă le cereți să vină cu idei, trebuie să le conectăm munca la rezultatele așteptate ale atelierului. Nimeni nu ar trebui să simtă că își pierde timpul cu o activitate inutilă. Dacă utilizați post-its, nu le mutați sau eliminați fără acordul participanților. Fiecare post scris – ar trebui tratat ca rezultat al unui efort individual care trebuie evaluat.
- dacă cerem idei individuale, ar trebui să existe un moment în care aceste idei se reunesc pentru a forma acorduri de grup, de obicei la încheierea fiecărei activități.
- compilați și distribuiți rezultatele în câteva zile. De asemenea, este important ca participanții să fie primii care le primesc și le validează. Poate fi necesar ca alții să vadă rezultatele, dar nu înainte ca persoanele care au participat să o facă.
în cele din urmă, un mesaj pentru facilitatori: antrenați-vă în tehnici și metode populare (Brainstorming, 6 pălării de gândire, Ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play etc.), și nu vă fie teamă să le folosiți. Participanții vor aprecia ieșirea din mediul și rutina lor obișnuită.
Vă mulțumim,
— Alfred
nu uitați să descărcați sfatul nostru rapid despre implicarea participanților la atelier!