• Articles
• admin

întâlnirile de afaceri sunt adesea considerate una dintre cele mai puțin productive activități de afaceri. Dar întâlniri eficiente pot avea un impact foarte pozitiv pe linia de jos. Utilizați aceste sfaturi pentru a face următoarea întâlnire de afaceri un succes.

cât de productive sunt întâlnirile de afaceri? Ați descrie cultura care guvernează întâlnirile dvs. pentru a semăna mai mult cu cel de-al Treilea Război Mondial sau cu haosul nebun? În timpul unei întâlniri, vă concentrați asupra agendei la îndemână sau vă concentrați mai mult pe ruperea unei cupe de spumă în bucăți? Te-ai califica mâncând toate gogoșile într-o întâlnire ca o realizare majoră în agenda ta? Dacă aceste scenarii de întâlnire vă sună familiar, nu sunteți singuri! Multe studii au arătat că se pierde mai mult timp în întâlniri decât în orice altă activitate de afaceri. Se estimează că oamenii petrec 20-40% (managementul superior este mult mai mult) din timpul lor în Întâlniri și că întâlnirile sunt doar 44-50% eficiente (Sursa: Steve Kaye). Prin îmbunătățirea eficienței următoarei întâlniri, puteți crește linia de jos.

primul pas în îmbunătățirea eficienței întâlnirilor dvs. de afaceri este să recunoașteți că întâlnirile sunt un efort de colaborare. Însăși definiția unei întâlniri este o activitate de echipă în care oamenii Selectați se adună pentru a efectua o muncă care necesită efort de grup. Prin urmare, toți participanții la o întâlnire trebuie să joace un rol în a rămâne concentrați și a progresa prin întâlnire în timp util.

înainte de a convoca o întâlnire, trebuie mai întâi să se decidă dacă este necesar. Amintiți-vă că o întâlnire nu este întotdeauna cea mai eficientă cale. Alte opțiuni disponibile ar putea fi trimiterea unei note sau a unui e-mail. Este responsabilitatea solicitantului întâlnirii să determine necesitatea convocării întâlnirii și cine ar trebui să participe. În general, cel mai bine este să invitați cât mai puțini participanți (doar jucători cheie). Avocatul trebuie, de asemenea, să revizuiască calendarul organizației, să rezerve sala de ședințe și să desemneze un facilitator de întâlnire care să se ocupe de ordinea de zi.

întâlnirile eficiente necesită conducere. Conducerea unei întâlniri necesită atenție, încredere, creativitate, diplomație, empatie, flexibilitate, inteligență, duritate și da, umor! Rolul principal al liderului este de a stabili rolurile de bază pentru întâlnire, care sunt și anume: de a minimiza confuzia și perturbările și de a institui un cod de conduită. Câteva exemple de reguli de joc de echipă care sunt concepute pentru a face întâlnirile mai eficiente sunt:

1. Dacă intenționați să introduceți o propunere sau să discutați o problemă într-o întâlnire de grup, trimiteți toate informațiile relevante tuturor membrilor echipei cu câteva zile înainte de întâlnire.

2. Examinați ordinea de zi și aduceți toate materialele relevante cu dvs. la întâlnire, astfel încât să putem lua decizii în cunoștință de cauză.

3. Nu faceți lobby pentru câțiva membri înainte de întâlnire și încercați să introduceți o idee pe gâtul restului grupului într-un „atac surpriză”. Păstrați problemele de mai sus și inclusiv. „Lupta echitabil”.

4. Vino la întâlniri la timp.

5. Dacă veți lipsi, informați-i pe ceilalți în prealabil și trimiteți un stand-in care poate lua cel puțin unele decizii în numele dvs.

6. Concentrați-vă pe ascultare și căutarea înțelegerii înainte de a nu fi de acord.

7. Dacă sunteți înregistratorul, Distribuiți minute complete și exacte tuturor în termen de 48 de ore de la întâlnire.

8. Dacă sunteți de acord cu ceva, faceți ceea ce spuneți că veți face. Fiți responsabili unul față de celălalt.

9. Sarcasmul, atacurile personale, întreruperea, dominarea discuției sau implicarea în comportamente care distrag atenția în timpul unei întâlniri sunt comportamente neproductive. Suntem de acord să nu ne implicăm în ele.

10. Este în regulă să nu fiți de acord în timpul unei întâlniri, dar odată ce grupul a luat o decizie, trebuie să fie susținut de toți cei din afara întâlnirii. Rezistența pasivă, sabotajul, bârfele negative și războiul de gherilă nu sunt în regulă.

11. Amintiți-vă pentru a sărbători succesele și să le mulțumesc membrilor pentru eforturile lor.

în plus față de implementarea acestor concepte, un lider de întâlnire eficient trebuie să aplice un cod de conduită pentru a menține un mediu sigur pentru discutarea ideilor. Facilitatorul întâlnirii ar trebui să oblige participanții la întâlnire să urmeze câteva linii directoare simple pentru a asigura o întâlnire ordonată:

• lucrați ca o echipă
• Fără rang în cameră
• un vorbitor la un moment dat
• fii un ascultător atent
• concentrați-vă asupra problemei
• respectați-i pe ceilalți
• suspendați judecata
• permiteți curiozității
• păstrați confidențialitatea

este la fel de important să încheiați o întâlnire eficient pe cât este să o conduceți. Pe lângă încheierea unei întâlniri de afaceri la timp, ar trebui să existe o revizuire a punctelor și rezultatelor agendei, precum și a sarcinilor. De asemenea, ar trebui pregătită o agendă stabilită pentru următoarea ședință.

a avea o întâlnire de afaceri eficientă este un ingredient cheie pentru a avea o afacere de succes. Dacă doriți mai multe informații despre acest subiect, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați.