• Articles
• admin

fie că înființați un birou nou sau modernizați echipamentele existente, alegerea copiatorului potrivit este imperativă pentru a asigura buna funcționare a afacerii dvs. Există multe copiatoare pe piață cu o gamă largă de caracteristici și prețuri pentru care puteți alege.

ce caracteristici ai nevoie? Ce caracteristici ar fi frumos să ai? Care sunt complet inutile pentru afacerea ta? Cercetarea produselor se poate transforma rapid într-o distragere majoră și un angajament de timp pe măsură ce săpați din ce în ce mai adânc în diferitele opțiuni pentru afacerea dvs. De aceea, am creat această listă cu cele mai importante întrebări pe care trebuie să le puneți atunci când începeți vânătoarea pentru o nouă imprimantă multifuncțională (MFP).

întrebări de pus înainte de a cumpăra un copiator

se estimează că costurile de imprimare și copiere pot adăuga până la 1% până la 3% din veniturile anuale ale unei companii – deci aceasta este o decizie importantă pentru afacerea dvs. Punerea acestor întrebări fundamentale vă poate ajuta să vă restrângeți nevoile specifice și să vă concentrați mintea atunci când alegeți un copiator.

care este scopul acestui MFP?

poate suna simplu (pentru a imprima, evident), dar determinarea exactă a ceea ce doriți ca dispozitivul dvs. să poată face sau nu, la începutul procesului poate avea un impact drastic asupra cât de mult ajungeți să plătiți și cât de fiabil va fi copiatorul dvs. în cele din urmă. Întreabă-te:

• trebuie să tipăresc color sau este suficient alb-negru (monocrom)?
• aveți nevoie de un dispozitiv inteligent care să poată citi textul cu OCR și să direcționeze automat documentele?
• aveți nevoie de capacități de finisare, cum ar fi capsarea sau fabricarea broșurilor?
• dispozitivul va fi folosit în mod constant de câteva persoane sau vizitatorii vor trebui să imprime și ei?

Cât De Mult Veți Tipări?

fiecare afacere are propriile nevoi unice atunci când vine vorba de capacitățile de imprimare și copiere. Cum determini copiatorul potrivit pentru afacerea ta?

determinarea cantității pe care o veți imprima este un loc minunat pentru a începe atunci când faceți cumpărături pentru un copiator nou. Fiecare MFP este conceput pentru a gestiona un anumit volum de imprimare și dacă cumpărați un dispozitiv care nu este conceput pentru a gestiona volumul dvs., puteți economisi câțiva dolari în avans, dar se va uza mult mai repede decât se aștepta și va ajunge să vă coste mai mult în service și timpi morți pe termen lung.

de regulă, volumele lunare de imprimare pot fi traduse în viteza de imprimare măsurată în pagini pe minut (ppm). De exemplu, organizațiile care imprimă între 4000 și 7000 de pagini pe lună vor fi de obicei mulțumite de un dispozitiv de 25 ppm, în timp ce companiile care imprimă până la 20.000 de pagini pe lună vor dori adesea să ia în considerare un dispozitiv care poate gestiona 50 ppm sau mai mult.

care este bugetul dvs. pentru a cumpăra copiatorul?

Shopping cu doar un buget în minte nu este cel mai bun mod de a face o decizie importantă pentru afacerea ta. Cu toate acestea, este un aspect important atunci când găsiți copiatorul potrivit.

copiatoare de calitate tipic de afaceri poate costa oriunde de la $4000 la $16.000. O imprimantă de producție pentru întreprinderile de imprimare va costa chiar mai mult decât prețul chiar și al copiatoarelor de ultimă generație. Deoarece prețurile MFP pot varia atât de drastic, este esențial să știți ce sunteți dispus să cheltuiți la începutul procesului.

o altă considerație este dacă doriți să cumpărați dispozitivul direct și să îl tratați ca o cheltuială de capital sau dacă preferați să închiriați dispozitivul astfel încât să poată fi tratat ca o cheltuială de afaceri. În acest articol suplimentar, descompunem toate avantajele și dezavantajele închirierii unui MFP, mai degrabă decât cumpărarea acestuia.

indiferent de bugetul dvs., există întotdeauna opțiuni disponibile. Unii dintre clienții noștri vor opta să cumpere un copiator folosit recondiționat, care este în mod tradițional mult mai puțin costisitor în avans, dar, în funcție de vârsta dispozitivului, înseamnă, de asemenea, că poate costa mai mult întreținerea.

ați planificat consumabile și Service?

costul inițial al unui copiator este un aspect important, dar ar trebui să bugetați și costul total de proprietate al copiatorului. Consumabilele, cum ar fi cartușele de cerneală sau toner, pot deveni o cheltuială destul de mare în timp. De asemenea, trebuie să decideți dacă veți plăti pentru servicii pe bază de timp și materiale sau dacă veți achiziționa un contract de servicii.

ușurința înlocuirii și costul înlocuirii consumabilelor sunt ambii factori semnificativi de luat în considerare atunci când alegeți un copiator. La urma urmei, înlocuirea tonerului și a cernelii va fi probabil unul dintre cele mai comune servicii efectuate pe copiator de-a lungul vieții sale.

compania pe care o cumpărați sau o închiriați are un proces ușor de comandă sau trebuie să săriți prin cercuri, să așteptați în așteptare sau să contactați producătorul? În plus față de costul, cerneală și cartușe de toner poate deveni destul de o durere de cap dacă nu există o modalitate rapidă și eficientă pentru a obține înlocuiri. De exemplu, la Office Interiors, oferim clienților noștri câteva opțiuni diferite pentru a-și achiziționa consumabilele.

• • onorarea automată a tonerului pentru clienții din contractele noastre complete de service
  • achiziționarea de autoservire prin magazinul nostru online
  • prin plasarea unei cereri la echipa noastră de expediere (pentru cei care încă preferă să ridice telefonul și să vorbească cu un om!)

alegerea unui brand de renume

există o serie de nume de marcă de încredere în industrie, cum ar fi Ricoh, Xerox, Konica Minolta și altele; fiecare oferind propriile produse și caracteristici unice. Având opțiuni disponibile pentru dvs. atunci când faceți cumpărături pentru un copiator nou vă poate ajuta să luați cea mai informată decizie. Doriți să aveți încredere că marca pe care o alegeți va continua să ofere suport și piese pentru copiatorul dvs. și în viitor. Companiile cu nume cunoscute și respectate în industrie au lucrat timp de decenii pentru a-și construi reputația.

cu toate acestea, chiar mai important decât alegerea unui producător de renume, este alegerea unui dealer local de încredere. Dealerul local de la care cumpărați copiatorul dvs. va fi furnizorul dvs. de servicii, iar experiența clienților poate varia sălbatic între dealeri. Întrebați-i despre timpii lor de răspuns tipici, procesul de facturare, cum să comandați toner și consumabile suplimentare și ce este sau nu inclus în acordurile lor de servicii.

va funcționa cu echipamentul existent?

sunteți un birou Mac sau un birou PC? Contează chiar și atunci când alegeți un copiator? (Sugestie … o face.) Există soluții diferite pentru a vă integra sistemul cu noul copiator?

acestea sunt întrebări importante de pus înainte de a lua o decizie finală de cumpărare. Asigurarea compatibilității cu echipamentele existente în biroul dvs. este esențială. Toate caracteristicile esențiale pe care le-ați identificat pot fi utilizate în biroul dvs. sau sunt specifice anumitor sisteme de operare sau altor factori de rețea?

ce copiator doriți să achiziționați?

alegerea unui copiator pentru afacerea dvs. nu este întotdeauna o sarcină simplă. La Office Interiors, nu vă aruncăm doar un citat. Abordarea noastră este de a evalua nevoile dvs. de imprimare și de a proiecta o soluție care să răspundă acestor nevoi atât astăzi, cât și în anii următori.

nu sunteți încă gata să trageți trăgaciul pe un dispozitiv nou? O evaluare gratuită de imprimare vă va ajuta să determinați dacă aveți sau nu nevoie de un upgrade.

Cory Porteous
Director de Marketing & dezvoltarea afacerilor de intrare
interioare de birou