• Articles
• admin

14 Ianuarie 2021 / de Michael Whitmire

situațiile financiare Complete și la timp sunt cel mai puternic instrument strategic pentru orice organizație. Acestea ajută proprietarii de afaceri să măsoare progresul către obiective și sunt esențiale pentru realizarea unei proiecții precise a fluxului de numerar pentru viitor.

surprinzător, totuși, foarte puține întreprinderi mici efectuează o închidere formală de sfârșit de lună în software-ul lor de contabilitate. Este de înțeles: Majoritatea proprietarilor de afaceri mici se concentrează pe conducerea afacerilor lor. Pentru a utiliza financiare ca o planificare eficientă și instrument strategic, aveți nevoie pentru a obține într-o cadență regulat de închidere cărțile. Să învățăm cum.

conturile dvs. de venituri urmăresc ce se întâmplă într-o anumită perioadă.. Aceasta înseamnă că soldurile din conturile dvs. de venituri trebuie să fie reduse la zero, astfel încât următoarea perioadă să poată începe proaspătă. Acest lucru se face prin închiderea cărților: soldurile din conturile dvs. de venituri și cheltuieli sunt transferate în câștigurile reportate din bilanț.

când setați sfârșitul anului în Intuit QuickBooks, programul reduce automat la zero toate conturile de venituri și cheltuieli și transferă soldul venitului net la câștigurile reportate la sfârșitul anului fiscal. Deci, se pare că cărțile dvs. sunt închise, dar acesta nu este un proces formal de închidere. Aceasta este doar o resetare a contabilității pentru anul următor. Oricine are acces la fișierul QuickBooks poate intra și schimba ceva în luna sau anul precedent și este posibil să nu aflați până când nu este timpul ca CPA să vă pregătească declarația fiscală.

dacă se întâmplă acest lucru, acest lucru vă poate schimba veniturile din perioada anterioară, ceea ce aruncă soldul în câștigurile reținute. Atunci când capitalurile proprii nu avansează corect, contabilul dvs. va trebui să urmărească discrepanțele înainte de a putea emite financiare sau de a vă pregăti declarația fiscală. Aceasta înseamnă muncă suplimentară pentru suma CPA, ceea ce înseamnă, de obicei, taxe suplimentare. Și, în cazul unui audit, tu și contabil dumneavoastră va fi de codare pentru a da seama de ce cărțile nu se potrivesc cu declarația fiscală sau financiare ai trimis la banca.

închiderea formală a cărților îți pune numerele în piatră. Oricine încearcă să facă o modificare a conturilor de plătit sau a oricărui alt cont va primi cel puțin un avertisment urât. Dacă urmați cele mai bune practici și puneți o parolă la data închiderii, nu se pot face modificări fără acea parolă.

cum închizi intrările în QuickBooks?

în QuickBooks, intrările de închidere se fac automat atunci când fie închideți formal cărțile, fie când calendarul se derulează în următorul exercițiu financiar. Nu există tranzacții reale pentru închiderea intrărilor. Dacă vă uitați la detaliile contului pentru câștigurile reportate, veți vedea fiecare intrare de închidere cu data și soldul venitului net transferat la câștigurile reportate. Acesta este motivul pentru care contabilii sar peste frecvent un sfârșit formal al anului sau închiderea sfârșitului de lună în QuickBooks. Dar dacă doriți să efectuați o închidere solidă a cărților dvs., va trebui să dezvoltați un proces strâns.

care sunt pașii din QuickBooks pentru închiderea unui an Fiscal?

fie că închizi cărțile la sfârșitul lunii sau la sfârșitul anului, procesul este același. O bună practică este să efectuați acest lucru înainte de a vă împărtăși situațiile financiare cu oricine sau de a oferi contabilului dvs. acces la fișierul QuickBooks.

Pasul 1: Examinați-vă conturile

1. Conectați-vă la QuickBooks ca administrator principal sau companie.
2. aduna orice facturi restante, cheltuieli, și plăți, și introduceți toate acestea.
3. reconciliați toate conturile dvs. cu data de închidere. Reconcilierile bancare includ carduri de credit, conturi bancare și orice împrumuturi.
4. Înregistrați orice intrări în jurnal pentru a înregistra deprecierea sau pentru a obține toate conturile dvs. pe baza acumulării.
5. comparați soldul real al inventarului cu soldul din registrul general. Poate fi necesar să faceți o intrare în jurnal pentru a vă ajusta inventarul la Real.
6. Examinați-vă conturile și asigurați-vă că totul pare rezonabil. Comparați bilanțul curent și declarația de venit cu situațiile financiare din perioada anterioară și vedeți dacă există schimbări mari pe care trebuie să le investigați.

odată ce ai toate numerele bătute în cuie în jos, sunteți gata pentru a închide cărțile. Asigurați-vă că setați data de închidere pentru ultima zi a anului fiscal, nu prima zi a anului următor. Procesul este puțin diferit în funcție de utilizarea QuickBooks Desktop sau QuickBooks Online, așa că vom trece prin acele procese apropiate separat.

Pasul 2: Închideți cărțile în QuickBooks Online

1. accesați Setări (angrenajul din colț) și selectați Conturi și setări.
2. selectați fila Complex.
3. în secțiunea Contabilitate, selectați Editare.
4. bifați caseta de selectare închidere Cărți.
5. introduceți o dată de închidere.
6. selectați opțiunea pentru a permite modificările după vizualizarea unui avertisment și introducerea unei parole dacă doriți să solicitați o parolă înainte de a putea fi efectuate orice modificări ale perioadei închise. Acest lucru este foarte recomandat.

Pasul 2: Închideți cărțile în QuickBooks Desktop:

1. din meniul Editare, alegeți Preferințe.
2. în fila Preferințe companie, faceți clic pe Setare dată/parolă.
3. introduceți data de închidere.
4. selectați opțiunea pentru a permite modificările după vizualizarea unui avertisment și introducerea unei parole dacă doriți să solicitați o parolă înainte de a putea fi efectuate orice modificări ale perioadei închise. Acest lucru este foarte recomandat.

ce se întâmplă când setați o dată de închidere în QuickBooks?

setarea unei date de închidere împiedică alte persoane să facă modificări la perioadele anterioare. Acest lucru se poate întâmpla accidental, atunci când cineva face o ajustare a unei facturi din ultimul an sau introduce o dată greșită pe o cheltuială.

mulți proprietari de afaceri mici cere lor QuickBooks Proadvisor sau CPA lor pentru a efectua procesul de închidere formală (și toate procedurile de închidere aferente) și să fie singurul care știe că parola de închidere. Acesta este cel mai sigur și împiedică pe oricine să facă modificări neautorizate.

cum să urmăriți modificările făcute după închiderea cărților în QuickBooks Online?

chiar și cu protecție prin parolă, este încă posibil să faceți modificări la QuickBooks după ce ați închis oficial cărțile. Acesta este un lucru bun-uneori descoperiți elemente trecute cu vederea care ar fi trebuit raportate în anul precedent sau greșeli în intrări. Sau poate CPA dvs. observă că nu a fost făcută o intrare în jurnal pentru a acumula conturi de plătit. Dar aceste schimbări nu ar trebui făcute ușor.

de aceea QuickBooks urmărește aceste modificări într-un raport de excepție. Veți găsi excepțiile de la data de închidere raport sub rapoarte. Acest raport va afișa toate tranzacțiile datate la sau înainte de data de închidere care au fost înregistrate pentru prima dată sau au fost modificate după data de închidere. Acest raport arată data și ora la care a fost efectuată fiecare modificare și numele utilizatorului care a făcut această modificare.

închiderea cărților atrage o linie în nisip și vă oferă numere solide cu care să lucrați pentru viitor. Cu numere mai bune, proprietarii de afaceri pot lua decizii mai bune. Și nu este că cheia succesului pentru afacerea ta?