care sunt metodele utilizate pentru colectarea conturilor de încasat?
procesul de colectare a conturilor dvs. de încasat (A/R) pare destul de simplu pe hârtie. Furnizați servicii, trimiteți o factură și colectați plata. Corect?
nu așa de repede. Conturi de încasat de colectare poate lua mai multe forme, și multe dintre ele ar trebui să fie utilizate împreună pentru cele mai bune rezultate. Să îmbunătățim colecțiile de creanțe ale conturilor dvs., făcând o scufundare profundă în diferite metode.
Top metode utilizate pentru colectarea conturilor de încasat
calculați ART cu A/R Aging Reports
primul pas este de a calcula starea curentă de plată a tuturor A/R din companie prin crearea unui A/R aging report. Acest raport urmărește starea conturilor dvs. și oferă o perspectivă asupra capacității dvs. de a colecta fonduri la timp cu o valoare numită cifra de afaceri a creanțelor (art).
ratele ridicate de artă înseamnă că compania dvs. are procese eficiente de colecții A/R care funcționează bine. Conturile dvs. sunt în mod regulat „predate”, ceea ce înseamnă că aveți puține facturi restante de colectat.
low ART înseamnă că probabil aveți un număr substanțial de facturi neplătite. Acest lucru indică problemele de bază cu care va trebui să vă confruntați, dar indiferent de modul în care datele se scutură, este important să știți cu ce lucrați.
oferiți clienților dvs. planuri de plată flexibile
când ART este scăzut, înseamnă în general că clienții nu plătesc așa cum ar trebui. Deși nu este vina companiei dvs., puteți lua măsuri pentru a remedia problema oferind condiții de plată diferite.
se poate simți ca o concesie, dar este greu să încadrați o bază de clienți diversă într-o politică de plată unică. Fiecare client poate fi dintr-un alt tip de industrie, fiecare cu propria cultură și provocări. Puteți crește șansele de a fi plătit dezvoltând planuri de plată personalizate în interesul tuturor.
pe o altă notă, asigurați-vă că vă faceți partea în acest proces. Asigurați-vă că toate facturile trimise sunt clare și complete, fără detalii lipsă. Dacă oricare dintre aceste greșeli determină departamentul contabil al clientului dvs. să-l dea afară pentru revizuire ulterioară, întârzierea este pe tine.
semnați un Contract sau creați imediat o comandă de achiziție
contractele sunt un element al procesului eficient de colectare a creanțelor care sunt adesea trecute cu vederea. Dacă este posibil, determinați clienții să semneze imediat un contract, cu mult înainte de începerea lucrărilor. Aceasta este o modalitate ușoară de a garanta securitatea plăților și de a evita factorii de stres de a lucra cu clienții delincvenți.
o altă metodă este crearea și închiderea unei comenzi de achiziție pentru a vă asigura că toate detaliile, inclusiv condițiile de plată, sunt convenite între cele două părți. Nu trebuie să presupuneți niciodată că clientul dvs. își va aminti orice detalii, depinde de dvs. să includeți cât mai multe informații detaliate și exacte pe factură. Cu cât sunt mai puține erori pe facturile dvs., cu atât veți petrece mai puțin timp urmărind aceste plăți.
fiți prompți atunci când reamintiți clienților despre plăți
pentru majoritatea companiilor, unele plăți întârziate sunt inevitabile. Acesta este motivul pentru care fiecare companie are nevoie de un proces solid de dunning pentru eficiența colecțiilor. Aceasta este o strategie de informare în care lucrați unu-la-unu cu clienții întârziați pentru a înțelege situațiile lor și a dezvolta soluții.
în mod ideal, veți crea fiecare mesaj cu grijă și veți lua în considerare situația unică a fiecărui client. Nu primesc plata la timp pentru serviciile prestate este frustrant, dar un proces standardizat dunning poate salva relațiile de afaceri pe termen lung.
A/R Automation
una dintre cele mai bune optimizări unice pe care le puteți face pentru procesul dvs. de colectare A/R este implementarea unei soluții automate de creanțe. Dacă nu ați lucrat niciodată cu un sistem precum Gaviti, s-ar putea să fiți surprins de modalitățile prin care poate sprijini colectarea conturilor de încasat.
următoarele sarcini (printre altele) sunt ideale pentru automatizare:
- managementul sarcinilor echipei de colectare
- valori de performanță în timp Real echipate cu informații acționabile
- Dunning, procese de informare prin e-mail
- prognoză de plată
- scor de risc
fiecare dintre aceste procese poate stimula performanța colecțiilor în timp și software-ul automat de gestionare a/r din spatele dvs.
doriți să vă îmbunătățiți DSO-ul?
descărcați această carte electronică pentru a înțelege cum să îmbunătățiți procesul de colectare cu automatizarea
Descărcați acum
coordonarea strategiilor A / R pentru colectarea conturilor de încasat
Majoritatea companiilor vor trebui să utilizeze mai multe dintre aceste strategii pentru a se ocupa de procesele lor de colectare A/R. Dar, dintre toate strategiile, automatizarea are cel mai mare potențial de îmbunătățire pe termen lung. Dacă sunteți interesat de performanțe A/R mai bune, flux de numerar mai puternic, rezerve reduse și mai puține anulări, automatizarea este răspunsul dvs.
contactați echipa noastră de la Gaviti pentru a afla mai multe despre soluțiile noastre și despre ce aduce automatizarea companiei dvs.