• Articles
• admin

Hârtie, Hârtie, Hârtie! Sunt atât de aproape de a obține restul fișierelor mele digitalizate cu ajutorul scanerului Handy Dandy NeatDesk pe care Neat Company mi-a trimis să-l revizuiesc, dar înainte de a face acest lucru, m-am gândit că ar trebui să revizuim organizarea fișierelor dvs. de hârtie, deoarece nu este nimic în neregulă cu păstrarea copiilor de hârtie ale lucrurilor…atâta timp cât puteți găsi ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie!

în viața mea anterioară, sistemele de fișiere erau de fapt pasiunea mea de organizare (toți cei care organizați drogați ca mine dați din cap, apreciind că am o pasiune pentru asta, iar restul vă scuturați capul întrebându-vă dacă sunt nuts…am am dreptate?).

îmi dau seama că este un lucru banal să fii pasionat, dar îmi place sentimentul de a lua grămezi de hârtie neorganizată și de a crea un sistem de fișiere destul de ușor de utilizat. De exemplu, dacă sunteți un student absolvent care a comandat servicii personalizate de scriere a disertației, trebuie să fiți organizat cu toate cercetările și documentele tezei pentru a economisi bani! De fapt, mulți își dau seama cât de important este să vă organizați documentele. Am făcut unele consultanță pentru întreprinderi și persoane fizice pentru a le ajuta să creeze sisteme de fișiere pentru a satisface nevoile lor, și nu e nimic mai bun decât uita la fișierele finite și de a vedea ce o diferență uriașă obtinerea organizat a făcut!

desigur, posibilitatea de a accesa rapid și de a găsi documente importante nu este singurul motiv pentru a vă organiza. Deși nu este cel mai plin de farmec motiv pentru a fi organizat, este important să luați în considerare cât de ușor ar putea altcineva să înțeleagă toate fișierele dvs. dacă ar fi să treceți. Având fișiere organizate face ca această sarcină sfâșietoare doar un pic mai ușor prin eliminarea frustrarea de a nu fi capabil de a găsi ceea ce au nevoie.

gândindu-vă la nevoile dvs.

înainte de a începe să vorbim despre ceea ce cred că sunt ingredientele cheie pentru un sistem de fișiere care funcționează, să începem cu câteva întrebări de bază:

ce este în Fișierele dvs.?

• înregistrările dvs. sunt în mare parte documente pe termen lung, cum ar fi informații ipotecare, documente de asigurare auto, contracte de închiriere etc. sau aveți înregistrări zilnice/săptămânale/lunare regulate de adăugat?

• ai documente de afaceri la dosar? Înregistrări de școală la domiciliu? Alte categorii de documente?

• ce înregistrări salvați în prezent că poate nu aveți nevoie? Puteți trece la extrasele electronice pentru oricare dintre conturile dvs.?

păstrarea confidențialității și siguranței în minte

• aveți documente importante, cum ar fi certificatele de naștere, care ar trebui păstrate într-o cutie ignifugă?

• vreuna dintre înregistrările dvs. trebuie să fie închisă pentru a ține ochii curioși departe?

• Cine are nevoie de acces la fișierele tale? Aveți nevoie de zone separate pe care diferite persoane le pot accesa?

având în vedere constrângerile de spațiu

• cât spațiu aveți pentru fișierele dvs.?

• dulapul tău e plin?

• puteți scoate înregistrări din anii trecuți și le puteți stoca în altă parte, în loc să le păstrați în zona principală a fișierelor?

• scanarea documentelor dvs. și păstrarea acestora pe computer, mai degrabă decât pe hârtie, ar merita timpul și efortul?

• la ce înregistrări aveți tendința de a vă referi cel mai des pe care trebuie să le păstrați ușor accesibile?

gândirea prin aceste întrebări înainte de a începe să vă organizați fișierele vă va ajuta să creați un sistem care funcționează făcând înregistrările dvs. ușor de găsit și accesat.

utilizarea unui Inbox & Outbox

în timp ce înregistrările dezorganizate sunt o sursă uriașă de dezordine de hârtie, hârtia care trebuie să fie sortată și hârtia care vă așteaptă să luați măsuri este de obicei un vinovat mai mare. Crearea unui sistem de fișiere este important, dar așa este cu un sistem de hârtie ca vine în casa ta, în caz contrar, sistemul de fișiere nu va face nici un bine.

iată câteva strategii pentru gestionarea documentelor primite:

• sortează imediat. Mai degrabă decât să strângeți poștă, documente școlare etc. pe tejghea sau birou pentru a face față mai târziu, sortați-le în minutul în care intrați pe ușă. Uneori chiar voi sorta în mașină, deoarece cutia poștală este la o jumătate de milă pe drum de casa noastră! Aruncați imediat junk, plicuri și materiale de umplutură în coșul de reciclare și creați căsuțe poștale pentru hârtiile care sunt gata de depunere și cele care au nevoie de acțiune.

• dacă poți, ai grijă de ea imediat. Dacă un bilet de permisiune are nevoie de o semnătură, semnați-l imediat și lipiți-l înapoi în rucsac pentru a vă întoarce la școală. Dacă ceva are nevoie de o ștampilă pentru a reveni în căsuța poștală, luați un minut pentru a-l pregăti, mai degrabă decât să-l lăsați deoparte pentru mai târziu. Touch o dată regula funcționează pentru păstrarea casa ta organizat, și funcționează pentru reducerea cantității de hârtie dezordine te descurci cu prea!

• dezabonați-vă, dezabonați-vă, dezabonați-vă. Această regulă nu se aplică doar la e-mail; funcționează și pentru dezordinea hârtiei! Deși este nevoie de timp suplimentar, faceți un efort pentru a vă dezabona de la cataloage și buletine informative și pentru a vă înscrie la listele de corespondență. Joshua a împărtășit aici o mulțime de strategii grozave pentru reducerea cantității de e-mail pe care o primiți.

ce să păstrați & ce să dați

înainte de a analiza diferite metode de organizare a înregistrărilor și a documentelor, o altă problemă care devine un obstacol pentru mulți oameni este cunoașterea înregistrărilor care trebuie păstrate și care pot fi aruncate.

sentimentul meu general este că nu trebuie să păstrăm aproape la fel de mult pe cât credem că facem. În casa mea, nu mai păstrăm facturile lunare de utilități, cioturile săptămânale de plată sau chiar extrasele lunare de card de credit. Da, este absolut esențial să verificați dacă informațiile de pe fiecare dintre ele sunt corecte înainte de a le distruge și a le arunca, dar într-adevăr nu există niciun motiv pentru care trebuie să le păstrați după aceea, mai ales atunci când puteți accesa atât de mult online.

desigur, există unele lucruri pe care ar trebui să le păstrați, cum ar fi contractele de împrumut, înregistrările permanente (cum ar fi certificatele de naștere, cardurile de securitate socială etc.), polițe de asigurare, înregistrări fiscale și așa mai departe.

consultați acest articol excelent pentru instrucțiuni mai detaliate despre ce înregistrări pot fi aruncate.

crearea unui sistem de fișiere

acum, să parcurgem pașii creării unui sistem de fișiere care funcționează.

1. Creați o schiță de bază

înainte de a vă atinge chiar fișierele, începeți prin a crea o schiță de bază a înregistrărilor pe care le aveți și a modului în care doriți să fie organizate.

de exemplu, am înregistrări de afaceri, înregistrări de uz casnic și înregistrări de educație la domiciliu. Aceste trei elemente vor fi nivelurile de top ale conturului meu, dar trebuie să trec la nivelul următor și să creez și categorii imbricate:

I. înregistrări de uz casnic

A. înregistrări fiscale
B. înregistrări de vehicule
C. documente de asigurare
D. Fișe medicale

(acesta este un motiv pentru care este important să vă gândiți la ceea ce trebuie să păstrați și la modul în care doriți să fie organizat înainte de a ajunge la acest pas, deși probabil vă veți modifica conturul și pe măsură ce mergeți!)

2. Creați Sub-categorii detaliate

odată ce ați schița de bază în loc, este timpul să se gândească prin modul în care doriți în mod ideal aceste înregistrări organizate pentru a le face ușor de găsit și de a folosi. De exemplu, sub dosarele medicale, vreau să separ înregistrările fiecărui membru al familiei, astfel încât să nu trebuiască să le sortez pentru a găsi ceea ce caut. Pot depune apoi noi înregistrări în partea din față a fișierului, astfel încât acestea vor fi în ordinea datei (de la cele mai noi la cele mai vechi) ori de câte ori am nevoie de ele.

schița mea arată acum așa:

I. evidența gospodăriilor

A. evidența fiscală

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Înregistrările Vehiculelor

1. Întreținere și garanții
2. Titlu, înregistrare și etichete

C. Documente De Asigurare

1. Asigurare auto
2. Politicile anulate
3. Asigurare Heath
4. Asigurare acasă
5. Asigurare de viață

D. fișe medicale

1. Înregistrările fetiței #1
2. Înregistrările fetiței #2
3. Înregistrările Baby Girl # 3
4. Înregistrările Baby Girl # 4
5. Înregistrările lui Mandi
6. Înregistrările lui Sean

3. Începeți să creați fișiere pentru fiecare categorie

acum, iată unde sistemele mele de fișiere diferă de multe alte persoane. nu folosesc niciodată foldere de fișiere pentru Fișierele mele. Niciodată. În schimb, prefer să folosesc fișiere suspendate pentru toate fișierele mele.

motivul pentru care fac acest lucru este simplu: având filele de fișiere suspendate aliniate și/sau codate în culori face ca un sistem de fișiere să fie mult, mult mai ușor pentru ochi și mult, mult mai ușor de utilizat. Eu personal cred că dosarele de fișiere interioare sunt o risipă de bani, spațiu și resurse, cu excepția cazului în care le folosiți pentru lapbooking!

în schimb, am eșaloneze și / sau culoare cod filele pentru a defini categoriile și subcategoriile, și apoi le-am alfabetiza în fiecare categorie de referință rapidă.

de exemplu, folosind conturul meu de mai sus, aș începe prin crearea de file pentru toate înregistrările fiscale și alinierea lor în stânga fișierelor mele suspendate. În loc să folosesc un fișier suspendat cu patru foldere de fișiere în interiorul acestuia, prefer să creez patru fișiere suspendate separate etichetate 2008, 2009, 2010 și 2011.

în continuare, aș trece la înregistrările vehiculelor. Pentru această categorie, aș crea două file:” înregistrări de întreținere „și”titlu, înregistrare și etichete”. În loc să aliniez aceste file în extrema stângă a fișierelor mele suspendate, aș începe câteva sloturi, astfel încât acestea să fie eșalonate în spatele celorlalte.

tipăresc întotdeauna o copie a conturului meu și o păstrez în partea din față a dulapului de fișiere într-un protector de foi, dar dacă vă faceți griji că nu aveți categoria master definită pentru fiecare grupare, puteți să o adăugați pur și simplu în filă. De exemplu,” Yukon – înregistrări de întreținere”,”Yukon-Titlu, înregistrare și etichete”.

4. Utilizați codificarea culorilor pentru diferite categorii principale

de asemenea, am folosit file colorate în plus față de eșalonarea filelor pentru a diferenția categoriile. Cu toate acestea, dacă aveți mai multe categorii principale – cum ar fi gospodăria, afacerile și educația la domiciliu – pe care doriți să le păstrați într-un singur dulap, mi-aș rezerva codarea culorilor în acest scop. Puteți cumpăra filele colorate sau pur și simplu imprimați etichetele pe hârtie colorată pentru a vedea clar ce secțiune a fost dedicată categoriei.

5. Fișier hârtiile

după ce ați creat fișierele, începe transferul fișierelor vechi pe la noul sistem și sortarea hârtiile nefilate. Șansele sunt că va trebui să adăugați subcategorii pe parcurs și s-ar putea să vă uitați înapoi și să vă dați seama că ați fi putut combina unele dintre subcategoriile dvs. la urma urmei, dar este în regulă. Cheia pentru un sistem de fișiere care funcționează este dispus să-l tweak după cum este necesar. Acesta este de fapt un motiv pentru care am oprit imprimarea filelor mele pe imprimantă și am ales să scriu de mână sau să folosesc producătorul de etichete. Știu că sunt mai probabil să creez unul nou atunci când este necesar, dacă este ușor de făcut!

chiar și în această zi și vârstă de e-mail, plata facturilor online și bloguri, aglomerația de hârtie copleșește o mulțime de familii, dar luând timp pentru a crea un sistem de fișiere care funcționează și obiceiuri care minimizează aglomerația se plătește cu adevărat, deoarece nu mai Sortați grămezi de hârtii pentru a găsi ceea ce aveți nevoie!

cum vă organizați fișierele de hârtie?