• Articles
• admin

auditul achizițiilor este un pas în ciclul de gestionare a achizițiilor și o parte esențială a procesului de achiziție. Atunci când o afacere achiziționează resursele de care are nevoie pentru a-și finaliza activitatea și a funcționa fără probleme, gestionarea cheltuielilor până la sfârșit este obligatorie pentru a preveni cheltuielile excesive și pentru a construi relații de încredere cu furnizorii pentru proiecte viitoare.

Managementul achizițiilor acoperă diverse procese, dintre care unul este auditul. Celelalte includ:

• comenzi de cumpărare și rechiziții
• solicitare de la furnizori
• negocieri contractuale
• managementul furnizorilor
• aprobări de comenzi și facturi
• păstrarea evidenței

auditul analizează în mod specific contractele dvs. de achiziții și furnizorii pentru analizați acuratețea, eficiența și legitimitatea efortului general de achiziție. Înregistrările produse vor contribui, de asemenea, la modelarea viitoarelor procese de achiziții.

cheltuielile pot apărea sub orice formă. Costurile directe, cum ar fi salariile personalului și de asigurare, precum și costurile de producție asociate cu materiile prime în procesul de fabricație. Costurile indirecte, cum ar fi serviciile profesionale și costurile de călătorie, sunt, de asemenea, o considerație. Cum permiteți o vizibilitate adecvată a activităților dvs. de cheltuieli și le auditați pentru a obține competitivitatea pieței?

de ce trebuie să vă concentrați asupra procedurilor de Audit

Departamentul de achiziții are multe pe cap atunci când vine vorba de gestionarea și aplicarea practicilor de achiziții. Procesul de audit va ajuta cu mai multe aspecte ale locului de muncă.

• performanța cheltuielilor: auditul vă permite să faceți un pas înapoi și să vă uitați unde se îndreaptă banii. Găsirea de noi modalități de a reduce barierele, de a negocia contracte mai puternice cu furnizorii, de a găsi furnizori de calitate superioară și de a optimiza cheltuielile în general, toate contribuie la o mai bună rentabilitate.
• eficientizarea fluxului de lucru: când aveți șansa de a revizui procesele de cumpărare, puteți identifica cu ușurință practicile de afaceri redundante sau învechite care încetinesc ciclul de cumpărare. De exemplu, s-ar putea să comandați produse similare de la mai mulți furnizori sau furnizori atunci când le puteți compila împreună într-o comandă în vrac.
• vizibilitatea lanțului de aprovizionare: pentru procedurile de achiziții directe, o revizuire structurată a cheltuielilor evaluează în mod oficial ecosistemul lanțului de aprovizionare și previne erorile administrative. Furnizorii înșiși vor fi mai motivați să-și evalueze propriile practici atunci când văd că apreciați respectarea politicilor.
• legitimitate: un audit detectează și protejează împotriva facturilor frauduloase. Cu atât de multe achiziții făcute în fiecare zi, poate fi ușor pentru cheltuielile necinstite să se scurgă prin fisuri. Sistemele de facturare sunt, de exemplu, cea mai comună formă de fraudă pentru întreprinderile mici.
• managementul riscului: într-o notă similară, cheltuielile necinstite duc adesea la fraude și infracțiuni de conformitate. Auditurile formale vă indică direcția corectă atunci când vine vorba de luarea de măsuri corective împotriva încălcării standardelor din industrie și a politicilor legale.
• trasee de Audit: Efectuarea propriilor audituri interne este cu siguranță un pas în direcția corectă, dar ocazional aveți nevoie și de un audit extern, fie de la o altă companie, fie de la o agenție guvernamentală. În ambele cazuri, veți avea deja o pistă de audit.

nu vă așteptați ca toate beneficiile unui audit să vină peste noapte. Înregistrările de Audit vă ajută să faceți îmbunătățiri incrementale pe măsură ce reduceți costurile inutile și simplificați contractele fără a afecta calitatea muncii dvs.

procesul de implementare a auditurilor de achiziții

identificarea zonelor problematice din practicile dvs. de achiziții, iar constatările dvs. vor conduce la controale interne mai robuste și vă vor ajuta să identificați resursele necesare pentru operațiunile interne. Următoarele sunt câțiva pași de bază către un audit de impact al achizițiilor.

discutați cu conducerea superioară

dacă lucrați în achiziții, achiziții sau chiar management de proiect, obținerea supraveghetorilor la bord cu planurile dvs. ar trebui să fie o primă prioritate. Ridicați orice contribuție de la manageri, astfel încât să puteți face pregătiri și să știți unde să vă concentrați eforturile.

aceasta este o oportunitate de a evidenția orice domenii de interes. Sunt anumiți furnizori care nu vă oferă rezultatele de care aveți nevoie? Atunci poate doriți să începeți mai întâi acolo. De asemenea, orice proces sau politici specifice care necesită recunoaștere ar trebui să fie aduse la conducerea superioară.

implicați și părțile interesate

în partea de sus a administrației, părțile interesate din organizație sunt cele care dau aprobări și fac achizițiile. Adesea, acești oameni nu sunt dispuși să renunțe la controlul asupra resurselor lor, deci este important să îi lăsați să înțeleagă și intențiile voastre. Să demonstreze că auditurile contribuie la o mai bună integritate în procesul de achiziții publice.

folosiți și feedback-ul pe care îl primiți de la ei. Anumite părți interesate în procesul de gestionare a achizițiilor ar putea aduce puncte de durere sau modificări specifice pe care doresc să le adopte. Poate că adoptarea de contracte diferite sunt în ordine, sau un anumit proces sau politică necesită luarea în considerare.

consultați formularele de achiziție

o comandă de achiziție este documentul pe care compania dvs. îl transmite furnizorului pentru o nouă achiziție. Uita-te prin comenzile de cumpărare în primul rând și asigurați-vă că acestea sunt completate complet și precis. Câmpurile specifice de examinat sunt:

• PO numere de articole comandate
• informații despre Furnizor
• acuratețea descrierilor și prețurilor produselor
• semnături autorizate

rețineți că orice facturi sau chitanțe finale pe care le aveți trebuie să le reflectați în comanda inițială de achiziție. AP ar trebui să poată face unele verificări încrucișate, astfel încât totul să fie contabilizat.

o revizuire structurată a comenzilor de cumpărare este, de asemenea, o oportunitate de a compara cheltuielile inventarului dvs. cu alte departamente similare din industria dvs. Utilizați medii locale sau Naționale pentru a vedea cum vă stivă cu alte companii și concurenți.

în cele din urmă, rețineți că atunci când Managementul achizițiilor evaluează în mod oficial comenzile de achiziție, volumul mare de tranzacții efectuate poate îngreuna procesul. Dacă lucrați manual, luați mostre aleatorii din lista de comenzi a fiecărui furnizor pentru a verifica dublu.

parcurgeți fiecare furnizor din lista dvs.

selectarea furnizorului sau a furnizorului este o altă responsabilitate majoră a departamentului de achiziții. În plus față de găsirea unor modalități de a face comenzi în vrac în mai multe departamente, verificați cu fiecare contract pentru a vedea dacă se încadrează în standardele afacerii dvs. Anulați orice organizație pe care o achiziționați dacă nu vă satisface așteptările.

variabilele care trebuie luate în considerare includ următoarele:

• reduceri în vrac, rabaturi și alte modalități de a economisi bani
• programe de Credit
• practici de livrare
• precizie și limbaj clar în contract
• calitatea serviciilor furnizate
• reputația furnizorului pe piață
• comparații cu alte organizații care oferă bunuri și servicii similare

cine știe? Un audit de achiziții publice ar putea descoperi reduceri ascunse și modalități de salvare pe care managementul de proiect le-ar fi putut pierde la prima vedere.

revizuirea politicilor companiei

munca ca auditor nu se încheie cu vânzătorii. De asemenea, va stabili procedurile din cadrul organizației privind achizițiile, cum ar fi semnarea documentelor sau aprobarea contractelor. Fiecare pas pe care angajații îl efectuează trebuie analizat și înregistrat pentru a vă asigura că totul este completat conform specificațiilor managementului achizițiilor.

obțineți feedback și de la personalul dvs. Sunt noile protocoale aduse de auditurile achizițiilor prea împovărătoare? Ar trebui să fie schimbate pentru a se potrivi mai bine cu fluxul de lucru general al companiei?

creați un raport Final

Examinați-vă constatările compilând un raport final și discutați-l cu managementul de proiect. Dacă orice date sugerează contracte ineficiente, potențiale fraude sau lipsă de conformitate, faceți o înregistrare a acestora și discutați modalități de remediere a problemelor.

raportul trebuie să conțină informații pertinente pentru a încuraja acțiunile corective, împuternicite de datele de achiziție colectate în timpul procesului. Un proces de achiziții mai bun catalizează capacitatea unei companii de a eficientiza operațiunile de achiziții, de a primi resurse mai consecvent și de a revizui performanța contractului.

Lista de verificare a auditului achizițiilor

există multe procese, documente, feedback și contracte de achiziții pentru a ține evidența pe tot parcursul managementului de proiect. Pentru a vă ajuta să rămâneți la curent cu toate și să vă măsurați progresul, următoarea listă de verificare acoperă majoritatea responsabilităților auditurilor de achiziții.

• pregătire: cheltuielile indirecte sunt deosebit de dificile pentru managementul de proiect, deoarece nu este exact stabilit în piatră unde se fac noi achiziții. Începeți prin organizarea tuturor achizițiilor dvs., inclusiv a celor cu termeni contractuali vagi, reduceri ratate, discrepanțe de preț și alte probleme potențiale.
• comenzi de achiziție: de exemplu, organizația dvs. utilizează potrivirea în trei direcții? Există protecție împotriva fraudei? Și sunt permise autorizațiile corespunzătoare în timpul procesului de aprobare? Ar trebui să fiți conștienți de ceea ce se întâmplă pe tot parcursul procesului, de la efectuarea comenzii până la primirea acesteia.
• selectarea furnizorului: Analizați performanța fiecărui contract și cum se compară cu restul portofoliului dvs. Este fiecare la egalitate cu standardele dvs. și respectă politicile dvs.? Care este procesul de îmbarcare a unui nou furnizor atunci când este necesar?
• plăți: procesarea facturilor trebuie să fie corectă, completă și la timp. Fii atent la tranzacțiile frauduloase ca întotdeauna. Potrivirea în trei direcții ar putea juca un rol și aici.
• raportarea constatărilor dvs.: determinați acțiunile corective necesare pentru a remedia problemele ridicate de auditul achizițiilor. Ce putem face pentru a reduce riscul, a crește eficiența și a asigura conformitatea pentru un proces de management de proiect în viitor?

Creați-vă propria listă de verificare în funcție de propriile nevoi și circumstanțe. Fiecare afacere este diferită atunci când vine vorba de achiziționarea bunurilor și serviciilor sale, deci de ce să nu vă faceți soluția personalizată?

cele mai bune practici de audit al achizițiilor

vrei câteva sfaturi și tactici suplimentare înainte de a începe această sarcină care va transforma modul în care dobândești tot ceea ce are nevoie afacerea ta?

• angajați un auditor intern dedicat pentru a face față acestei sarcini: a determina Departamentul de achiziții să se auditeze singur este atât ineficient, cât și un potențial conflict de interese. Nu ați dori ca angajații să-și scrie propriile recenzii de performanță, așa că predați lucrarea unei echipe de audit intern pentru a crea o revizuire completă, precisă și structurată. O astfel de echipă trebuie să înțeleagă politicile și nevoile actuale ale proiectului și ale organizației în ansamblu.
• nu uitați să creați o pistă de hârtie pentru auditul viitor: după ce ați colectat deja toate datele de vânzări, înregistrările de inventar, conturile de plătit și alte documente legate de procesul de audit, știți deja exact cum să o faceți din nou data viitoare când un audit este în ordine. Lucrați pe traseul de hârtie prima dată pentru a face ciclurile viitoare mult mai rapide.
• planificați să implementați proceduri personalizate ca răspuns la constatările dvs.: unul dintre cele mai puțin utile lucruri pe care le poate face auditul achizițiilor este să oferiți sfaturi generice ca răspuns la ineficiențele constatate. Scopul este de a crea soluții personalizate care se aplică în mod specific tipului de organizații pentru care lucrați.
• începeți să utilizați un instrument de achiziție: Automatizarea ne-a ajutat deja cu o mare parte din viața noastră, iar managementul de proiect va fi încântat să știe că există acum soluții moderne pentru a face auditul achizițiilor mai rapid și mai ușor.

a te menține competitiv pe o piață în continuă creștere înseamnă a adopta cele mai noi instrumente pentru job. Să vorbim mai multe despre instrumentele software legate de auditul intern în secțiunea următoare.

instrumente, Software și automatizare

dacă vi se pare că auditurile sunt o provocare de executat, știți că abordarea sarcinii este mult mai ușoară atunci când aveți un sistem automat care să vă ajute. Există acum servicii Online care sunt concepute pentru a gestiona sarcini precum:

• gestionarea centralizată a înregistrărilor
• colaborare bazată pe Cloud
• vizibilitate în fluxul de lucru pentru a proteja împotriva fraudei sau a nerespectării
• comparații rapide ale celor mai buni furnizori
• analiza prețurilor în timp Real pentru compararea ofertelor

un instrument de achiziții poate accelera, de asemenea, auditul în general trimiterea documentelor potrivite persoanelor potrivite în mod automat, asigurându-se că niciun participant nu este lăsat neinformat. De asemenea, reduceți foarte mult posibilitatea unei erori umane în introducerea și analiza datelor. Este clar că viitorul auditului și al procesului de achiziții în general se va baza pe automatizarea software-ului și pe beneficiile de eficiență pe care le oferă în mod inevitabil.