• Articles
• admin

nie jest tajemnicą, że menedżerowie biur są podstawą każdego dobrze funkcjonującego biura. Wiele firm zależy od kierowników biura, aby zachować dobrą jakość życia i produktywność. Ponieważ praca wymaga cierpliwości, umiejętności biurowych, zdolności przywódczych i talentu do pracy pod presją, czasami trudno znaleźć świetnego menedżera biura.

jak przemyśleć swoje miejsce pracy, aby przygotować się do powrotu do pracy →

Weźmy na przykład Debrę Leonard-Ganch. Debra zajmuje się administracją od prawie 40 lat, a obecnie jest kierownikiem biura Incapital Holdings w Chicago. Debra wie, że pierwszym krokiem do zostania świetnym menedżerem biura jest poważne potraktowanie siebie i swojej pozycji:

„moja filozofia zawsze brzmiała: ” każdego dnia aplikuję o pracę”. Przychodzę ubiegać się o moją pracę, ponieważ łatwo może pójść do kogoś innego. Mogą znaleźć kogoś młodszego. Mogą znaleźć kogoś tańszego. Mogą znaleźć kogoś z lepszym wykształceniem, ale nigdy nie znajdą kogoś, kto będzie pracował tak ciężko jak ja.”

przeczytaj nasz przewodnik po umiejętnościach, szkoleniach i poradach menedżera biura, a w mgnieniu oka dołączysz do wspaniałych menedżerów biurowych, takich jak Debra.

Co To jest Kierownik Biura?

kiedy mówimy o kierownikach biur, naprawdę mówimy o tym, co sprawia, że biuro jest wydajne. Menedżerowie biur mają różne obowiązki w zależności od potrzeb swojej firmy, ale wszyscy menedżerowie biur są odpowiedzialni za planowanie, koordynowanie i kontrolowanie działań biurowych, a także zwracają uwagę na kontrolę rządową, Prawo Pracy i satysfakcję pracowników.

w zależności od dziedziny, może istnieć wiele zadań związanych z zarządzaniem biurem, jednak podstawowe obowiązki tych menedżerów są dość podobne. Oprócz nadzorowania sprawnego funkcjonowania administracji firmy, upewniając się, że potrzebne materiały są dostarczane i że sprzęt biurowy jest w stanie sprawnym, menedżerowie biura mogą czasami również zatrudnić, ogień, szkolić i promować pracowników.

umiejętności menedżera biura

jako kierownik biura będziesz odpowiedzialny za procesy, procedury, dokumentację, komunikację, Nadzór, szkolenia i administrację. Jeśli to brzmi jak duża odpowiedzialność, to dlatego, że tak jest. Aby upewnić się, że biuro funkcjonuje w najlepszym wydaniu, musisz być dobrze zorientowany w tych umiejętnościach zarządzania biurem.

umiejętności planowania

planowanie powinno przyjść naturalnie dla menedżerów biurowych. Twoje obowiązki w zakresie planowania będą się wahać od planowania spotkań biurowych po delegowanie obowiązków. Od planowania długoterminowych operacji biznesowych po wydajne wykonywanie codziennych zadań, zorganizowane planowanie jest kluczową umiejętnością, którą powinien posiadać każdy wielki kierownik biura.

umiejętności administracyjne

w przypadku kierownika biura umiejętności administracyjne powinny mieć drugą naturę. Zanim podniesiesz się na stanowisko kierownika biura, istnieje duża szansa, że będziesz zajmował inne stanowiska administracyjne. Na tych stanowiskach będziesz kultywował podstawy umiejętności administracyjnych, które będą się rozwijać tylko w miarę dostosowywania się do nowej roli menedżera biura. Będziesz odpowiedzialny za różne zadania administracyjne w organizacji, wspieranie i kultywowanie kultury firmy oraz inne obowiązki personelu, takie jak ocena wydajności pracowników.

umiejętności analityczne

rozwijanie umiejętności analitycznych na każdym poziomie zatrudnienia jest dobrym pomysłem. Jako kierownik biura będziesz potrzebować tych umiejętności, aby móc zidentyfikować nieefektywność i zaproponować rozwiązania, które przyczynią się do sukcesu Twojej firmy.

umiejętności komputerowe

mocny, praktyczny zestaw umiejętności komputerowych jest nie tylko idealny, ale niezbędny dla kierownika biura. Powinieneś mieć wystarczająco wysoki poziom umiejętności, aby być wygodnym, dokładnym i wydajnym w codziennych operacjach komputerowych – takich jak wprowadzanie danych, tworzenie arkuszy i formatowanie prezentacji. Prawdopodobnie będziesz używać oprogramowania do raportowania wydatków, zarządzania obiektami, wideokonferencji i codziennej komunikacji.

szkolenia dla menedżerów biurowych

gdy wspinasz się po drabinie firmy, zawsze będziesz musiał nauczyć się nowych umiejętności, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie biurem. Na szczęście nie musisz być zapisany na studia w pełnym wymiarze godzin, aby uzyskać wykształcenie w zakresie zarządzania biurem. Istnieje szereg kursów online i osobistych dostępnych dla każdego, kto chce stymulować swoją karierę menedżerską w biurze. Niezależnie od tego, czy chcesz udoskonalić konkretną umiejętność, czy rozwinąć kompletny zestaw umiejętności biurowych, kurs jest odpowiedni dla ciebie. Czytaj dalej z naszej wyselekcjonowanej oferty, aby znaleźć idealny kurs dla Twoich potrzeb zarządzania biurem.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (Cbom)™

Best for office management początkujący, którzy chcą poznać podstawowe tajniki tej dziedziny przed złożeniem wniosku o pierwsze stanowisko kierownicze, po ukończeniu tego całkowicie internetowego kursu poznasz umiejętności ramowe i procesy potrzebne do efektywnego prowadzenia każdego nowoczesnego biura.

SkillPath szkolenie on-Demand – Inteligencja emocjonalna

idealne dla menedżerów biurowych pracujących w obszarach o dużym stresie, Zajęcia online SkillPath koncentrują się na nauczaniu inteligencji emocjonalnej. Dzięki łatwemu w użyciu i łatwemu do nauczenia się formatowi nauczysz się rozumieć, regulować i wykorzystywać emocje w każdej sytuacji biurowej.

Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority

przydatne dla menedżerów biurowych, którzy chcą zaszczepić duże zmiany i strategie w swojej korporacji, dzięki cotygodniowym webinarom dowiesz się, jak przekroczyć potencjalnie duszną politykę biurową, aby zdobyć szacunek i zbudować zaufanie na różnych stanowiskach w organizacji.

5 Wskazówki dotyczące zarządzania biurem

jako kierownik biura musisz być sumienny w swojej pracy i odpowiedzialny za wyniki reszty biura. Nawet doświadczeni menedżerowie biur mogą się zestresować w dniach, w których wydaje się, że są nonstop skrupuły pracowników i obawy wykonawcze.

przyjmując kilka nowych technik, przekonasz się, że te przytłaczające dni staną się rzadsze i łatwiejsze w zarządzaniu. Korzystając z naszych 5 najlepszych porad dotyczących zarządzania biurem, pozostaniesz na bieżąco z pracą i wyprzedzasz grę.

ustalaj cele dla swojego zespołu

kiedy ustalasz jasne cele biurowe, naprawdę tworzysz poczucie celu dla pracowników. Tworząc cele zespołowe, a nawet cele w całej branży, odmładzasz cel swojej firmy, aby utrzymać motywację pracowników.

twórz osiągalne cele, które inspirują członków zespołu do ambitnej pracy. Gdy jeden zespół zostanie osobiście spełniony poprzez osiągnięcie swoich celów, cała siła robocza będzie bardziej produktywna i zmotywowana w zamian. Nie zaszkodzi również to, że będziesz w stanie skuteczniej monitorować postępy każdej drużyny, gdy zostanie wypracowany wyraźny cel.

komunikacja jest kluczem

jako kierownik biura twoje umiejętności komunikacyjne są ostatecznym sukcesem, ponieważ zazwyczaj jesteś pierwszym punktem kontaktu dla klientów wchodzących do biura. Nie tylko będziesz regularnie komunikować się z klientami, ale także z pracownikami, gdy delegujesz ich pracę w organizacji zarówno ustnie, jak i pisemnie.

ta komunikacja powinna być wydajna i profesjonalna, aby zapewnić, że wiadomości są dostarczane i odbierane zgodnie z przeznaczeniem, ale także przyjazna, aby utrzymać relacje z klientami i pracownikami.

umiejętności zarządzania czasem

umiejętności zarządzania czasem są niezbędną częścią każdego zadania zarządzania biurem, ponieważ twoim obowiązkiem jest wykorzystanie każdej minuty swojej roli w pełni. Umiejętności zarządzania czasem i organizacji są potrzebne, aby mieć pewność, że jesteś dostępny, aby prawidłowo przydzielić każde zadanie zgodnie z harmonogramem z resztą harmonogramów biura.

bądź innowacyjnym myślicielem

bycie innowacyjnym myślicielem to krok pierwszy w kierunku bycia skutecznym menedżerem biura, ponieważ rozwiązywanie problemów jest jednym z twoich głównych obowiązków. Jako kierownik biura będziesz musiał stawić czoła nieznanym sytuacjom, które na początku mogą wydawać się poza Twoją kontrolą, a także nowym wyzwaniom, które musisz pokonać. Być może pierwszym instynktem jest uciekanie się do frustracji tymi wyzwaniami, ale zamiast tego musisz rozwinąć umiejętności, aby z natury podejść do nich z innowacyjnym myśleniem.

oto wskazówka na początek: otocz się innowacyjnymi myślicielami i ucz się od nich poprzez obserwację. Ważne jest, aby wystawić się na nowe sposoby myślenia i twórcze metody sukcesu.

Kontynuuj edukację i rozwój zawodowy

najlepsi kierownicy biur nigdy nie przestają się uczyć. Musisz stale poszerzać swoją wiedzę, aby być na bieżąco z rozwijającą się technologią i opracowywać nowe taktyki menedżerskie.

kiedy uczynisz rozwój zawodowy regularnym elementem swojego comiesięcznego strategicznego planu kariery, wyprzedzisz konkurencję i pomożesz firmie wyprzedzić konkurencję. Niezależnie od tego, czy zapisujesz się na zajęcia weekendowe, czy bierzesz udział w cotygodniowych kursach webinariów online, ucz się — to część twojej odpowiedzialności jako kierownika biura.

bycie naprawdę świetnym kierownikiem biura to intencja — twoi koledzy to zauważą, twoi menedżerowie to docenią i dzięki temu odniesiesz sukces. Szukasz więcej? Sprawdź nasz przewodnik po zarządzaniu biurem.

dowiedz się więcej o spotkaniu →