Ad-Hocrapportage in Excel – The Complete Guide
Ad-hocrapportage in Excel kan vele vormen aannemen. Een van de voordelen van het gebruik van een spreadsheet-gebaseerde software applicatie is dat het relatief flexibel in hoe het kan worden gebruikt. Het presenteren van gegevens in excel kan variëren van eenvoudig tot complex, en als gevolg daarvan is het vaak de beste manier om snel ad-hocverzoeken van verschillende afdelingen in te vullen.Finance professionals blijven in het vizier van gegevensaanvragen uit meerdere gebieden binnen hun respectieve bedrijven. Bovendien zijn de gegevensverzoeken soms dynamisch en vereisen ze een rapportagemethode die niet gebruikelijk is of nooit eerder is gebruikt.
Dit is waar Excel, en spreadsheetprogramma ‘ s zoals deze, zowel goed als slecht kunnen zijn. Hier zijn de basisprincipes van het maken van Ad hoc excel-rapporten.
begin met ruwe gegevens
om te reageren op een verzoek, hebt u eerst gegevens nodig. Bijna elk systeem zal exporteren naar Excel deze dagen of .csv-bestandsformaat. Met behulp van deze spreadsheet export bespaart u tijd en energie.
zorg er altijd voor dat u een tabblad met het label “ruwe gegevens” maakt dat u niet manipuleert. Dit zal u toelaten om terug te linken naar het of snel verwijzen naar de ruwe gegevens voor kwaliteitscontroles later.
het behoud van de integriteit van ruwe gegevens is belangrijk bij het uitvoeren van aanvragen, en soms is het verstandig om het tabblad ruwe gegevens met een wachtwoord te beveiligen om ongewenste wijzigingen te voorkomen. Het kan zijn dat Voor een verzoek verschillende gegevenstabellen moeten worden gebruikt. In dit geval kan het combineren van de gegevenstabellen problemen opleveren.
als het al mogelijk is, combineer dan dezelfde gegevensverzamelingen. Dit zal het maximale voordeel te creëren bij het gebruik van functies zoals filters en pivots.
begrijp het verzoek
als het verzoek te dubbelzinnig is, kan het moeilijk zijn om te reageren met Excel. Dit komt omdat Excel alleen zal doen wat het wordt verteld.
de uitvoer in Excel is afhankelijk van de eisen die worden gesteld. Dit betekent dat, als het verzoek onduidelijk is, tijd kan worden verspild trekken irrelevante gegevens in de werkmap en kan de eindgebruiker overspoelen met meer dan wat nodig is.
op basis van een goed antwoord op een ad-hocverzoek is een duidelijk verzoek. Bijvoorbeeld, verkoop Demografie, financiële prestaties, en picking tijden zijn allemaal enigszins vaag en generieke Verzoeken.
verduidelijking van de verzoeken kan nuttiger antwoorden opleveren. Bijvoorbeeld, gemiddelde postcode van shoppers op een bepaalde datum, bruto-omzet in de afgelopen maand, tijd om te kiezen en het schip van een bepaald product, en meer.
hoe duidelijker de verzoeken zijn, hoe relevanter en beknopter het antwoord zal zijn.
het filteren van gegevens en de beperkingen daarvan
de meeste verzoeken zullen betrekking hebben op een bepaald niveau van informatie waarvoor het gebruik van filtering vereist is. Filteren is een basisfunctie in Excel en is gemakkelijk te doen. Kolommen kunnen worden gesorteerd en gefilterd, en zelfs geavanceerde filtering is beschikbaar.
filteren is een basisbenadering bij het verwerken van gegevensreeksen wanneer een ad-hocverzoek specifiek is en enigszins gemakkelijk te behandelen. Bijvoorbeeld, een verzoek kan komen in voor de prijs van een product, en een tabel met gegevens kan bestaan met alle prijsstelling van het product. Eenvoudig filteren op de naam van het product kan de vereiste reactie opleveren.
er bestaan meer geavanceerde filtertechnieken in excel waarmee gebruikers een reeks criteria en een reeks gegevens kunnen specificeren om die criteria ook toe te passen. Dit is een complexere benadering van het omgaan met gegevensreeksen wanneer een verzoek om meerdere stukken informatie kan zijn.
datalinks en Queries
alle verzoeken, op enig niveau, zijn voor gegevens. Het gemak waarmee een antwoord kan worden gegeven op een ad-hocverzoek in Excel hangt af van het beschikbare gegevensniveau. Excel heeft de mogelijkheid om te linken naar externe databases, waarmee gebruikers aangepaste query ‘ s kunnen uitvoeren die snel gegevens in een spreadsheet zullen trekken.
deze methode van toegang tot gegevens is meestal de snelste en biedt de meest complete datasets om mee te werken. Een voordeel van het koppelen van Excel aan een database is dat de informatie zal worden bijgewerkt als de database wordt bijgewerkt.
Hiermee kan naar nauwkeurige en tijdige gegevensverzamelingen worden verwezen. Excel zal ook linken naar het internet om verschillende soorten informatie binnen te halen; marktgegevens kunnen bijvoorbeeld direct aan Excel worden gekoppeld en zullen on-demand worden vernieuwd.
een nadeel van toegang tot databases in Excel is dat eindgebruikers vaak handmatig gegevens moeten vernieuwen, wat kan leiden tot onvolledige of verouderde datasets.
ad-Hocrapporten over Excel – met behulp van draaitabellen
als het gaat om ad-hocrapporten, heeft Excel een functie die draaitabellen wordt genoemd, die een unieke manier zijn om te reageren op ad-hocverzoeken in Excel. Ze maken het mogelijk om gegevens te filteren en op een samengevatte manier te presenteren.
een draaitabel is dynamisch in die zin dat de ingangen kunnen worden gewijzigd en gewijzigd afhankelijk van wat de gebruiker vraagt. Het zal alle gegevens in een bepaalde gegevensset samenvatten en gebruikers in staat stellen om kolommen en Rijen met gegevens op unieke manieren te groeperen.
omdat de gegevens samengevat zijn, wordt het gebruik van een draaitabel voor analytische doeleinden veel gemakkelijker. Zelfs als het ad-hocverzoek niet kan worden beantwoord met een draaitabel, kan het creëren van een draaitabel de gebruiker in staat stellen om gemakkelijker het antwoord op een verzoek te identificeren.
eenmaal aangemaakt, kunnen draaitabellen ook” boren ” in specifieke gegevens, afhankelijk van wat de gebruiker wil doen. Dit wordt intuïtief gedaan door simpelweg te dubbelklikken op de gegevens, en daarom zijn draaitabellen vaak een standaard manier om grote hoeveelheden gegevens te sorteren en samen te vatten.
een nadeel is dat de gegevens in kolommen moeten worden gegroepeerd om een draaitabel te kunnen gebruiken. Draaitabellen vertrouwen ook uitsluitend op de gegevensverzamelingen waarnaar ze verwijzen, wat betekent dat als de gegevens niet volledig zijn, de samenvattingen van de draaitabellen ook niet volledig zijn.
een ander nadeel is dat draaitabellen niet automatisch worden bijgewerkt. Dit leidt soms tot problemen wanneer datasets zijn gekoppeld of autonoom.
het presenteren van gegevens met tabellen en grafieken
bepaalde ad-hocaanvragen kunnen het gebruik van tabellen en/of grafieken vereisen. Excel heeft een breed scala aan grafiektypen en grafieken om mee te werken. Grafieken zijn goed in het illustreren van trends en gerichte bewegingen met gegevens. Bijvoorbeeld, verkoopvolume in de tijd, of bruto-inkomsten in de tijd.
de uitdaging met reageren in grafieken is dat er context moet worden gegeven met de grafiek, en de juiste grafiek moet worden geselecteerd. Lijn – en puntgrafieken zijn goed in het illustreren van trends, cirkeldiagrammen zijn goed voor het illustreren van evenredige gegevens en staafgrafieken zijn goed voor het vergelijken van categorische gegevens.
DataRails gebruiken om te reageren op Ad-Hocverzoek
DataRails is een unieke softwaretoepassing waarmee u op dynamische manieren kunt reageren op ad-hocverzoeken. DataRails is een verbeterde tool voor gegevensbeheer die uw team kan helpen bij het maken van financiële rapporten en het monitoren van budgetten, plannen en andere KPI ‘ s sneller en nauwkeuriger dan ooit tevoren.
het heeft de mogelijkheid om datasets in een gebruiksvriendelijke omgeving te beheren, waardoor de tijd die wordt besteed aan het indienen van ad-hocaanvragen wordt ingekort.
Big data moeten nuttig zijn. DataRails helpt u het maximaal te gebruiken zonder een nieuwe eigen gebruikersinterface te leren. Met behulp van Excel als achtergrond biedt een vertrouwd dynamisch kader dat maakt het aannemen van DataRails gemakkelijk voor elke financiële professional.
door spreadsheets te vervangen door Realtime gegevens en gefragmenteerde werkmappen en gegevensbronnen te integreren in één centrale locatie, kunt u in het comfort van Excel werken met de ondersteuning van een veel geavanceerder gegevensbeheersysteem achter u.
Bouw mooie budgetten, volg en monitor bedrijfsprestaties, en geef gebruikers verbluffende en eenvoudig te gebruiken dashboards met DataRails.
meer informatie over de voordelen van datarails’ oplossing hier.