Ad Hoc jelentések Excel – ben — a teljes útmutató
az Ad hoc jelentések Excel-ben számos formát ölthetnek. A táblázatkezelő alapú szoftveralkalmazás használatának egyik előnye, hogy viszonylag rugalmasan használható. Az adatok Excel-ben történő bemutatása az egyszerűtől az összetettig terjedhet, és ennek eredményeként gyakran a legjobb módja annak, hogy gyorsan kitöltse a különböző részlegek ad hoc kéréseit.
a pénzügyi szakemberek továbbra is a különböző területekről érkező adatkérések célkeresztjében találják magukat. Ezenkívül az adatkérések néha dinamikusak, és olyan jelentéstételi módszert igényelnek, amely nem gyakori, vagy korábban soha nem használták.
itt lehet az Excel és a hozzá hasonló táblázatkezelő programok egyaránt jók és rosszak. Itt találhatók az ad hoc excel jelentések létrehozásának alapjai.
Kezdje a nyers adatokkal
bármely kérés megválaszolásához először adatokra van szüksége. Szinte minden rendszer exportálni Excel ezekben a napokban, vagy .csv fájlformátum. A táblázatexport használata időt és energiát takarít meg.
mindig hozzon létre egy “nyers adatok” feliratú lapot, amelyet nem manipulál. Ez lehetővé teszi, hogy link vissza, vagy gyorsan hivatkozni a nyers adatokat a minőség-ellenőrzés később.
a nyers adatok integritásának megőrzése fontos a kérések kitöltésekor, és néha bölcs dolog jelszóval védeni a nyers adatok lapot a nem kívánt változtatások elkerülése érdekében. Előfordulhat, hogy egy kérés több különböző adattábla használatát igényli. Ebben az esetben az adattáblák kombinálása nehézségeket okozhat.
ha ez egyáltalán lehetséges, kombináljon hasonló adathalmazokat. Ez megteremti a maximális hasznot, ha olyan funkciókat használ, mint a szűrők és a forgócsapok.
a kérés megértése
ha a kérés túl kétértelmű, az Excel használatával nehéz lehet válaszolni. Ez azért van, mert az Excel csak azt teszi, amit mondanak.
az Excel kimenete az elvégzett követelményektől függ. Ez azt jelenti, hogy ha a kérés nem egyértelmű, az idő elpazarolható, ha irreleváns adatokat húz a munkafüzetbe, és a szükségesnél többet eláraszthat a végfelhasználó számára.
az ad hoc kérésre adott jó válasz alapján egyértelmű kérés. Például az értékesítési demográfiai adatok, a pénzügyi teljesítmény és a kiválasztási idők mind kissé homályos és általános igények.
a kérések tisztázása hasznosabb válaszokat eredményezhet. Például a vásárlók átlagos irányítószáma egy adott napon, bruttó értékesítés az elmúlt hónapban, egy adott termék kiválasztásának és szállításának ideje stb.
minél egyértelműbbek a kérések, annál inkább releváns és tömör lesz a válasz.
adatok szűrése és korlátai
a legtöbb kérés valamilyen szintű információra vonatkozik, amely szűrést igényel. A szűrés az Excel alapvető funkciója, és könnyen elvégezhető. Az oszlopok rendezhetők és szűrhetők, sőt Fejlett szűrés is elérhető.
a szűrés alapvető megközelítés az adathalmazok kezelésében, amikor egy ad hoc kérés specifikus és kissé könnyen kezelhető. Előfordulhat például, hogy egy termék árára vonatkozó kérés érkezik, és az adatok táblázata létezik az összes termék árazásával. Egyszerűen a termék neve szerinti szűrés eredményezheti a szükséges választ.
fejlettebb szűrési technikák léteznek az Excelben, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy megadjanak egy sor feltételt, és egy sor adatot is alkalmazzanak. Ez egy összetettebb megközelítés az adatkészletek kezelésére, amikor egy kérés több információra vonatkozhat.
Adathivatkozások és lekérdezések
minden kérés valamilyen szinten adatokra vonatkozik. Az Excel ad hoc kérésére adott válasz egyszerűsége a rendelkezésre álló adatok szintjétől függ. Az Excel képes külső adatbázisokhoz kapcsolódni, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy olyan egyedi lekérdezéseket futtassanak, amelyek gyorsan adatokat gyűjtenek egy táblázatba.
ez az adathozzáférési módszer általában a leggyorsabb, és biztosítja a legteljesebb adatkészleteket, amelyekkel dolgozni lehet. Az Excel adatbázishoz kapcsolásának egyik előnye, hogy az információk az adatbázis frissítésével frissülnek.
ez lehetővé teszi a pontos és időszerű adathalmazokra való hivatkozást. Az Excel az internethez is kapcsolódik, hogy különböző típusú információkat szerezzen be; például a piaci adatok közvetlenül összekapcsolhatók az Excelrel, és igény szerint frissítik.
az Excel adatbázisainak elérésének egyik hátránya, hogy gyakran megkövetelik a végfelhasználóktól az adatok manuális frissítését, ami hiányos vagy elavult adatkészletekhez vezethet.
Ad Hoc jelentések az Excelről — kimutatások használata
az ad hoc jelentésekről az Excel rendelkezik egy kimutatástáblák néven ismert funkcióval, amely egyedülálló módon válaszol az ad hoc kérésekre az Excelben. Lehetővé teszik az adatok szűrését és összefoglaló módon történő bemutatását.
a pivot tábla dinamikus abban az értelemben, hogy a bemenetek megváltoztathatók attól függően, hogy a felhasználó mit kér. Összefoglalja az összes adatot egy adott adathalmazban, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyedi módon csoportosítsák az oszlopokat és az adatsorokat.
mivel az adatok össze vannak foglalva, sokkal könnyebbé teszi a pivot tábla analitikai célú használatát. Még akkor is, ha az ad hoc kérésre nem lehet válaszolni egy tényleges pivot táblával, az egyik létrehozása lehetővé teheti a felhasználó számára, hogy könnyebben azonosítsa a kérésre adott választ.
a létrehozás után a pivot táblák “lebonthatják” a konkrét adatokat attól függően, hogy a felhasználó mit akar tenni. Ez intuitív módon történik, egyszerűen duplán kattintva az adatokra, és emiatt a pivot táblák gyakran alapértelmezett módja a nagy mennyiségű adat rendezésének és összefoglalásának.
az egyik hátránya, hogy az adatokat oszlopokba kell csoportosítani ahhoz, hogy egy pivot táblát használhassanak. A Pivot táblák szintén kizárólag az általuk hivatkozott adatkészletekre támaszkodnak, ami azt jelenti, hogy ha az adatok nem teljesek, akkor a pivot táblák összefoglalói sem teljesek.
további hátránya, hogy a pivot táblák nem frissülnek automatikusan. Ez néha problémákat okoz, ha az adatkészletek összekapcsolódnak vagy önállóak.
adatok táblázatokkal és grafikonokkal történő megjelenítése
egyes eseti kérések táblázatok és/vagy grafikonok használatát igényelhetik. Az Excel számos diagramtípust és grafikont tartalmaz, amelyekkel dolgozni lehet. A Grafikonok jól illusztrálják a trendeket és az irányított mozgásokat adatokkal. Például az értékesítési volumen az idő múlásával, vagy a bruttó bevétel az idő múlásával.
a gráfokban való válaszadás kihívása az, hogy kontextust kell adni a gráfhoz, és ki kell választani a megfelelő gráfot. A vonal – és pontgráfok jól illusztrálják a trendeket, a kördiagramok az arányos adatok illusztrálására, az oszlopdiagramok pedig a kategorikus adatok összehasonlítására alkalmasak.
használata DataRails válaszolni Ad-Hoc kérés
DataRails egy egyedülálló szoftver alkalmazás, amely lehetővé teszi, hogy válaszoljon ad hoc kérések dinamikus módon. A DataRails egy továbbfejlesztett adatkezelési eszköz, amely segíthet a csapatnak pénzügyi jelentések készítésében, valamint a költségvetések, tervek és egyéb KPI-k gyorsabb és pontosabb nyomon követésében, mint valaha.
képes kezelni az adathalmazokat felhasználóbarát környezetben, csökkentve az ad hoc kérések kitöltésével töltött időt.
a nagy adatoknak hasznosnak kell lenniük. DataRails segít használni, hogy a maximális anélkül, hogy megtanulják az új saját felhasználói felület. Az Excel háttérként történő használata ismerős dinamikus keretet biztosít, amely megkönnyíti a DataRails elfogadását minden pénzügyi szakember számára.
a táblázatok valós idejű adatokkal való helyettesítésével, valamint a töredezett munkafüzetek és adatforrások egyetlen központi helyre történő integrálásával az Excel kényelmében dolgozhat egy sokkal kifinomultabb adatkezelési rendszer támogatásával.
Készítsen gyönyörű költségvetést, Kövesse nyomon és figyelje az üzleti teljesítményt, és lenyűgöző és könnyen használható irányítópultokat biztosítson a felhasználók számára az Adatláncokkal.
Tudjon meg többet a DataRails megoldásának előnyeiről itt.