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Ce n’est un secret pour personne que les gestionnaires de bureau sont l’épine dorsale de tout bureau de haut niveau. De nombreuses entreprises dépendent de leurs chefs de bureau pour préserver une bonne qualité de vie et une bonne productivité. Parce que le travail exige de la patience, des compétences de bureau, une capacité de leadership et un talent pour travailler sous pression, il peut parfois être difficile de trouver un excellent gestionnaire de bureau.

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Prenez Debra Leonard-Porch par exemple. Debra est une professionnelle de l’administration depuis près de 40 ans et est actuellement directrice de bureau d’Incapital Holdings à Chicago. Debra sait que la première étape pour devenir une excellente chef de bureau consiste à prendre votre poste et vous-même au sérieux:

« Ma philosophie a toujours été: « Je postule pour mon emploi tous les jours ». Je viens postuler pour mon emploi car il pourrait facilement aller à quelqu’un d’autre. Ils peuvent avoir quelqu’un de plus jeune. Ils peuvent avoir quelqu’un moins cher. Ils peuvent avoir quelqu’un avec une meilleure éducation, mais ils ne trouveront jamais quelqu’un qui travaillera aussi dur que moi. »

Lisez notre guide sur les compétences, la formation et les conseils des gestionnaires de bureau, et vous rejoindrez les grands chefs de bureau comme Debra en un rien de temps.

Qu’est-ce qu’un Chef de bureau?

Lorsque nous parlons de gestionnaires de bureau, nous parlons vraiment de ce qui rend un bureau efficace. Les responsables de bureau ont diverses responsabilités en fonction des besoins de leur entreprise, mais tous les responsables de bureau sont chargés de la planification, de la coordination et du contrôle des activités de bureau, ainsi que du contrôle du gouvernement, des lois du travail et de la satisfaction des employés.

Selon le domaine, il peut y avoir une variété d’emplois de gestion de bureau, cependant, les tâches de base de ces gestionnaires sont assez similaires. En plus de superviser le bon fonctionnement de l’administration d’une entreprise, de s’assurer que les fournitures nécessaires sont fournies et que le matériel de bureau est en état de marche, les gestionnaires de bureau peuvent parfois également embaucher, licencier, former et promouvoir des employés.

Compétences de responsable de bureau

En tant que responsable de bureau, vous serez responsable des processus, des procédures, de la documentation, de la communication, de la supervision, de la formation et de l’administration. Si cela ressemble à beaucoup de responsabilité, c’est parce que c’est le cas. Afin de vous assurer que le bureau fonctionne au mieux, vous devez bien connaître ces compétences en gestion de bureau.

Compétences en planification

La planification devrait venir naturellement pour les chefs de bureau. Vos responsabilités de planification vont de la planification de réunions de bureau à la délégation de responsabilités. De la planification des opérations commerciales à long terme à l’exécution efficace des tâches quotidiennes, la planification organisée est une compétence clé que tout grand chef de bureau devrait avoir.

Compétences administratives

Pour un chef de bureau, les compétences administratives doivent être une seconde nature. Avant d’accéder à votre poste de chef de bureau, il y a de fortes chances que vous ayez occupé d’autres postes administratifs. Dans ces postes, vous auriez cultivé une base de compétences administratives qui ne se développeront qu’au fur et à mesure que vous vous adapterez à votre nouveau rôle de chef de bureau. Vous serez responsable de diverses tâches administratives au sein de l’organisation, de soutenir et de cultiver la culture de l’entreprise, ainsi que d’autres responsabilités du personnel, telles que l’évaluation des performances des employés.

Compétences analytiques

Développer vos compétences analytiques à n’importe quel niveau d’emploi est une bonne idée. En tant que responsable de bureau, vous aurez besoin de ces compétences pour pouvoir identifier les inefficacités et suggérer des solutions afin de contribuer au succès de votre entreprise.

Compétences informatiques

Un ensemble de compétences informatiques solides et pratiques n’est pas seulement idéal, mais nécessaire pour un chef de bureau. Vous devez avoir un niveau de compétence suffisamment élevé pour être à l’aise, précis et efficace avec les opérations informatiques quotidiennes requises, telles que la saisie de données, la création de feuilles et le formatage des présentations. Vous utiliserez probablement un logiciel pour les rapports de dépenses, la gestion des installations, la vidéoconférence et la communication quotidienne.

Cours de formation de manager de bureau

Au fur et à mesure que vous gravissez les échelons de votre entreprise, il y aura toujours de nouvelles compétences à apprendre, en particulier en matière de gestion de bureau. Heureusement, vous n’avez pas besoin d’être inscrit à un programme d’études à temps plein pour acquérir une formation en gestion de bureau. Il existe une gamme de cours en ligne et en personne à la disposition de toute personne intéressée à stimuler sa carrière de gestionnaire de bureau. Que vous cherchiez à affiner une compétence spécifique ou à développer votre ensemble complet de compétences de bureau, il y a un cours qui vous convient. Lisez la suite de notre sélection triée sur le volet pour trouver le cours parfait pour vos besoins en gestion de bureau.

Gestionnaire de bureau d’affaires certifié par l’Institut de Gestion et de stratégie de certification (CBOM) ™

Idéal pour les débutants en gestion de bureau qui souhaitent apprendre les tenants et aboutissants du domaine avant de postuler pour leur premier poste de direction, en complétant ce cours entièrement en ligne, vous apprendrez les compétences et les processus nécessaires pour gérer efficacement n’importe quel bureau moderne.

Formation à la demande SkillPath – Intelligence émotionnelle

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Utile pour les gestionnaires de bureau qui cherchent à inculquer des changements et des stratégies de grande entreprise dans leur entreprise, grâce à des webinaires hebdomadaires, vous apprendrez à transcender les politiques de bureau potentiellement étouffantes afin de gagner le respect et de renforcer la confiance à tous les postes de votre organisation.

5 Conseils de gestion de bureau

En tant que responsable de bureau, vous devrez faire preuve de diligence dans votre propre travail et être responsable de la production du reste du bureau. Même les gestionnaires de bureau chevronnés peuvent devenir stressés les jours où il semble qu’il y ait sans arrêt des scrupules des employés et des préoccupations des cadres.

En adoptant quelques nouvelles techniques, vous constaterez que ces journées accablantes deviendront moins fréquentes et plus faciles à gérer. Lorsque vous utilisez nos 5 meilleurs conseils de gestion de bureau, vous resterez au top de votre travail et en avance sur le jeu.

Établissez des objectifs pour votre équipe

Lorsque vous établissez des objectifs de bureau clairs, vous créez vraiment un sentiment d’intention pour les employés. En créant des objectifs d’équipe, ou même des objectifs à l’échelle de la branche, vous rajeunissez l’objectif de votre entreprise de garder les travailleurs motivés.

Créez des objectifs réalisables qui incitent les membres de l’équipe à être ambitieux dans leur travail. Lorsqu’une équipe est personnellement épanouie en atteignant ses objectifs, l’ensemble du personnel sera plus productif et motivé en retour. De plus, cela ne fait pas de mal que vous puissiez surveiller plus efficacement les progrès de chaque équipe lorsqu’un objectif clair est atteint.

La communication est la clé

En tant que responsable de bureau, vos compétences en communication sont la clé de votre succès, car vous êtes généralement le premier point de contact pour les clients qui entrent au bureau. Vous communiquerez non seulement régulièrement avec vos clients, mais aussi avec vos employés lorsque vous déléguerez leur travail au sein de l’organisation, verbalement et par écrit.

Cette communication doit être efficace et professionnelle afin de s’assurer que les messages sont livrés et reçus comme prévu, mais également amicale afin de maintenir des relations avec vos clients et vos employés.

Compétences en gestion du temps

Les compétences en gestion du temps sont une partie essentielle de tout travail de gestion de bureau, car il est de votre devoir d’utiliser chaque minute de votre rôle à son plein potentiel. Des compétences en gestion du temps et en organisation sont nécessaires pour vous assurer que vous êtes disponible pour allouer correctement chaque tâche dans les délais prévus avec le reste des délais du bureau.

Être un penseur innovant

Être un penseur innovant est la première étape vers un gestionnaire de bureau efficace, car la résolution de problèmes est l’une de vos principales responsabilités. En tant que responsable de bureau, vous serez confronté à des situations inconnues qui peuvent sembler à première vue hors de votre contrôle, ainsi qu’à de nouveaux défis que vous devez surmonter. C’est peut-être votre premier instinct de recourir à la frustration face à ces défis, mais au lieu de cela, vous devrez développer les compétences nécessaires pour les aborder de manière innée avec une pensée innovante.

Voici un conseil pour commencer: entourez-vous de penseurs innovants et apprenez d’eux par l’observation. Il est important de s’exposer à de nouvelles façons de penser et à des méthodes créatives de réussite.

Poursuivez votre formation et votre développement professionnel

Les meilleurs gestionnaires de bureau n’arrêtent jamais d’apprendre. Vous devrez continuellement élargir vos connaissances afin de rester au fait de l’évolution de la technologie et de développer de nouvelles tactiques de gestion.

Lorsque vous faites du développement professionnel une partie régulière de votre plan de carrière stratégique mensuel, vous gardez une longueur d’avance sur la concurrence et aidez votre entreprise à garder une longueur d’avance. Que ce soit en vous inscrivant à des cours le week—end ou en suivant des cours hebdomadaires en ligne, continuez à apprendre – cela fait partie de votre responsabilité en tant que chef de bureau.

Devenir un gestionnaire de bureau vraiment génial est une question d’intention — vos collègues le remarqueront, vos cadres l’apprécieront et vous réussirez grâce à cela. Vous cherchez plus? Consultez notre guide de gestion de bureau.

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