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La libre circulation de l’UE s’estompant dans les mémoires, la principale voie de visa disponible pour les ressortissants non britanniques et irlandais souhaitant travailler au Royaume-Uni est désormais le visa de travailleur qualifié.

Le visa de travailleur qualifié est un système de parrainage: un travailleur étranger ne peut pas simplement demander ce visa sans aide. Les candidats ont besoin d’une offre d’emploi d’une organisation disposée à les employer avant de pouvoir postuler. En tant que tel, l’impulsion vient souvent de l’employeur.

La première étape consiste pour l’employeur potentiel à obtenir un permis de parrain de travailleur qualifié. Cela leur permet de délivrer des « certificats de parrainage » (permis de travail virtuels, en termes simples) aux demandeurs afin qu’ils puissent obtenir leur visa.

Avec les ressortissants de l’UE arrivant au Royaume-Uni après le 1er janvier 2021 nécessitant désormais un visa pour travailler au Royaume-Uni, de plus en plus d’employeurs auront besoin d’une licence de parrainage de travailleurs qualifiés s’ils souhaitent maintenir des niveaux de personnel. Dans cet esprit, si vous êtes un représentant légal ou une entreprise qui tente de comprendre le processus de demande de licence de sponsor, voici un petit guide.

Quel type de permis de commanditaire existe-t-il?

Il existe en fait une pléthore de licences de parrainage possibles qu’une organisation non éducative peut demander, reflétant les différents types de visas de travail parrainés:

• Travailleur Qualifié
• Transfert Intra–Entreprise
• Ministres du Culte (T2) / Travailleur Temporaire – Religieux (T5)
• Visa sportif (T2)
• Travailleur Temporaire – Créatif et Sportif (T5)
• Travailleur Temporaire – Charité (T5)
• Travailleur Temporaire – Échange autorisé par le Gouvernement (T5)
• Travailleur Temporaire – Accord International (T5)
• Travailleur Temporaire – Saisonnier (T5)

Certaines de ces licences peuvent être demandées conjointement les unes avec les autres, en utilisant le même formulaire et un formulaire similaire ensemble de pièces justificatives (par exemple, une licence de travailleur qualifié et de transfert Intra-Entreprise). D’autres, comme les catégories sportives, ont leur propre processus de candidature distinct avec des critères sur mesure.

La présente note portera plus particulièrement sur le processus de demande de permis de parraineur de travailleurs qualifiés. C’est l’application la plus courante dans la migration basée sur le travail et constitue l’épine dorsale du système d’immigration basé sur les points.

OK, par où commencer ?

Avec la partie 1 du guide du Ministère de l’Intérieur à l’intention des sponsors, qui détaille le processus de demande de licence de sponsor.

La section L8 de la ligne directrice détaille comment les promoteurs potentiels doivent remplir certains critères d’admissibilité et de pertinence pour obtenir leur licence.

Critères d’admissibilité

Les critères d’admissibilité sont assez simples. Le sponsor potentiel doit présenter des preuves démontrant qu’il s’agit d’un véritable employeur ayant une présence commerciale légale au Royaume-Uni. Je donnerai quelques exemples dans la section suivante.

Critères d’adéquation

Le critère d’adéquation est une évaluation beaucoup plus large. Le ministère de l’Intérieur examinera si l’organisation est « honnête, fiable, fiable » et capable de s’acquitter des responsabilités qu’elle attend des sponsors. Le ministère vérifiera ce qui suit (adapté du paragraphe L8.5 des lignes directrices):

• Que le parrain dispose des systèmes de ressources humaines et de recrutement en place pour remplir ou continuer à remplir ses fonctions de parrain — le Bureau à domicile jugera cela en visitant le parrain avant ou après l’octroi de la licence
• Que le bureau à domicile est en mesure de visiter et d’effectuer des vérifications pour s’assurer que les fonctions de parrain sont respectées immédiatement et sans préavis; cela comprend des vérifications à toutes les adresses physiques où les employés parrainés exerceraient leurs fonctions
• Que le commanditaire peut offrir un poste vacant authentique qui répond aux critères de la catégorie pour laquelle le commanditaire demande d’obtenir un permis
• Si l’un des employés clés de l’entreprise a une condamnation criminelle non dépensée pour une infraction pertinente
• Toute preuve de non-conformité antérieure par le commanditaire

Ceci est d’une importance vitale, car le parrainage est une voie à double sens. Aux yeux paternalistes du ministère de l’Intérieur, un parrain profite de l’emploi de travailleurs migrants et doit donc assumer une partie du fardeau de veiller à ce que le système ne soit pas abusé. Le Ministère de l’Intérieur indique clairement dans ses directives que « le parrainage est un privilège et non un droit » et veut être rassuré que les sponsors peuvent être à la hauteur de la « confiance significative » que le ministère leur accorde.

En mettant de côté les connotations condescendantes, il est important que votre client le comprenne. Le fait de ne pas le faire a de graves conséquences (plus d’informations ci-dessous).

Vacance réelle

Un refrain familier qui est parsemé tout au long de la ligne directrice est la nécessité pour un parrain de démontrer qu’il peut offrir un « emploi véritable » qui répond aux seuils de compétence et de salaire de la voie des travailleurs qualifiés. Le Home Office évaluera si une entreprise a vraiment besoin du rôle qu’elle souhaite parrainer, en examinant le type d’entreprise et les personnes qu’elle emploie déjà pour voir si le rôle parrainé a du sens dans sa structure actuelle.

Les parrains doivent également noter que le ministère de l’Intérieur tiendra compte de la mesure dans laquelle une personne est tenue de fréquenter un lieu de travail dans le cadre de son travail, ce qui implique que le travail à distance sera pris en compte lors de l’évaluation de l’authenticité d’un rôle. Le travail à domicile étant un élément permanent pour de nombreuses entreprises, un système de parrainage qui exige le présentéisme des travailleurs devra être réformé. Le ministère de l’Intérieur devra accepter qu’il ne peut exiger des entreprises et des travailleurs qu’ils respectent des règles dominantes qui sont en décalage avec les pratiques actuelles en milieu de travail.

Quels documents dois-je envoyer?

Pour répondre aux critères généraux d’admissibilité

La réponse se trouve à l’annexe A : documents à l’appui de la demande de licence du promoteur. Autrement dit, si vous êtes capable de le déchiffrer. Dans un concours étroitement combattu pour les directives d’immigration du Home Office les plus déroutantes et les plus mal écrites, l’annexe A gagne par le nez.

Pour être juste, le ministère de l’Intérieur s’est donné une tâche difficile. Au lieu de prendre du recul et d’évaluer les titres de compétences d’un parrain au cours de la ronde, il s’attend à ce que les employeurs de toutes formes et tailles différentes fournissent des documents à partir d’une liste définie pour démontrer leur admissibilité. Les promoteurs devront accumuler au moins quatre éléments de preuve de la liste de l’annexe A pour appuyer leur demande.

Quatre éléments de preuve ne semblent pas beaucoup, mais lorsque cela oblige les entreprises à extraire les certificats de TVA et d’assurance responsabilité civile de l’employeur, la collecte de preuves peut prendre un temps étonnamment long. Il est donc sage d’avoir les documents prêts avant d’aborder la soumission de la demande en ligne (voir ci-dessous).

L’annexe A est divisée en quatre tableaux. Il est plus facile de les parcourir à tour de rôle pour voir si vous pouvez trouver les documents qui correspondent à votre client.

Par exemple, le tableau 1 confirme qu’une autorité publique ou une société cotée à la Bourse de Londres n’a pas à soumettre de documents autres que ceux spécifiques à la licence qu’elle demande. Le tableau 2 couvre les start-ups (organisations qui négocient depuis moins de 18 mois), ainsi que les franchises et les associations caritatives. Le tableau 3 énumère les preuves spécifiques qui doivent être envoyées pour un niveau particulier.

Le tableau 4 énumère ensuite tous les autres documents possibles que vous pourriez fournir, dont l’un doit être le dernier ensemble de comptes vérifiés si l’organisation est légalement tenue de les soumettre.

D’après mon expérience, la société à responsabilité limitée moyenne a tendance à trouver les éléments suivants les plus faciles à trouver, bien que cela soit très au cas par cas:

• Preuve que le sponsor a une couverture pour l’assurance responsabilité civile de l’employeur jusqu’à 5 millions £
• Certificat d’enregistrement à la TVA
• Preuve d’enregistrement en tant qu’employeur avec revenus HM et coutume
• Relevé bancaire récent ou lettre de la banque établissant les relations avec l’organisation
• Preuve de propriété ou de location des locaux commerciaux

Jusqu’à l’année dernière, les documents d’une demande de licence de promoteur devaient être des originaux ou des copies certifiées conformes. Depuis le déclenchement de la pandémie, le ministère de l’Intérieur a assoupli cette règle. Les documents à l’appui d’une demande de licence de promoteur peuvent maintenant être envoyés par courriel au bureau à domicile sous forme de fichiers PDF.

Preuves spécifiques requises pour le visa de Travailleur qualifié

La plupart des documents spécifiques au visa sont couverts dans le tableau 3 de l’Annexe A. Mais pour des raisons qui restent mystérieuses, les documents spécifiques requis pour la route du Travailleur qualifié sont énumérés vers le début de l’Annexe A.

En plus de quelques informations de base sur l’organisation, le rôle qu’elle souhaite remplir et le candidat qu’elle a en tête, l’organisation doit également indiquer au ministère de l’Intérieur pourquoi elle demande une licence. Avec le Test du marché du travail des résidents maintenant consigné au cimetière des règles d’immigration, cela n’exige pas qu’un parrain passe nécessairement par un processus de publicité ou même qu’il ait un candidat ou un rôle à l’esprit. Le Home Office acceptera les demandes des entreprises qui anticipent simplement un besoin de parrainage. Cependant, il est préférable de faire preuve de prudence et de présenter autant de preuves que possible pour étayer votre cas, ce qui peut inclure la présentation des résultats d’un processus de recrutement.

Personnel clé pour la licence

Le ministère de l’Intérieur exige également que l’organisation nomme certaines personnes pour assumer des rôles à l’égard de la licence parrain. Les personnes nommées doivent être principalement basées au Royaume-Uni. Les rôles principaux sont:

• ordonnateur – peut-être le plus important de tous les rôles, celui-ci devrait être confié à une personne âgée. Idéalement, il devrait s’agir d’une personne qui participe au recrutement et/ ou aux RH, car elle sera responsable en fin de compte de la licence et de s’assurer que les fonctions de la licence du parrain sont remplies.
• contact clé – cette personne est le principal point de contact avec le Home Office. Un représentant légal peut assumer ce rôle, et il vous est recommandé de le faire, car cela vous permettra de poursuivre la demande au nom de votre client si nécessaire.
• utilisateur de niveau 1 – responsable de toute la gestion quotidienne de la licence via l’accès à un portail en ligne, le système de gestion des parrainages (SMS). Au stade de la demande, il doit s’agir d’un employé, mais une fois la licence obtenue, d’autres, y compris des représentants, peuvent être configurés en tant qu’utilisateurs de niveau 1 ou de niveau 2 qui sont en mesure d’effectuer certaines tâches limitées sur le SMS.

Il est important d’examiner attentivement si une personne nommée a des squelettes dans le placard, en particulier toute conduite criminelle ou toute implication défavorable antérieure avec le ministère de l’Intérieur. Les demandes de permis de parrainage peuvent être refusées en raison du caractère et du comportement passé du personnel clé. Le ministère de l’Intérieur peut et effectuera ses propres vérifications sur les candidats.

Qu’en est-il des critères d’adéquation?

C’est plus complexe, j’en ai bien peur. Essentiellement, le ministère de l’Intérieur voudra s’assurer que l’organisation et le personnel clé sont de bonne foi.

Plus précisément, ils voudront savoir que l’organisation dispose des systèmes de RH ou de recrutement en place pour répondre aux innombrables obligations de parrainage auxquelles un employeur s’inscrit efficacement lorsqu’il devient parrain. Celles-ci sont énoncées dans la partie 3 des lignes directrices à l’intention des promoteurs.

Obligations de parrainage

Les obligations de parrainage comprennent la déclaration de certaines informations sur les travailleurs parrainés via le système de gestion des parrainages. Le rapport doit être effectué dans les dix jours ouvrables suivant la survenance de l’événement. Les événements à déclarer comprennent un retard dans une date de début ou un changement de lieu de travail pour un travailleur qualifié.

Ils comprennent également la tenue de registres détaillés sur les travailleurs parrainés, tels que les contrats de travail, les détails des salaires et la preuve qu’un poste vacant est authentique. Vous trouverez de plus amples détails à ce sujet à l’annexe D : tenue de registres pour le parrainage.

Les tâches sont certainement lourdes et, dans certains cas, totalement inutiles. Une obligation particulièrement gênante consiste à signaler lorsqu’un travailleur a changé de catégorie d’immigration – par exemple, lorsqu’il a obtenu un congé pour une durée indéterminée après avoir été titulaire d’un visa de niveau 2 (général) / Travailleur qualifié pendant cinq ans. Il est exaspérant d’être tenu de signaler quelque chose que le ministère de l’Intérieur sait déjà.

La réforme est promise par le ministère de l’Intérieur dans le cadre d’une refonte du système de parrainage prévue en 2022. D’ici là, un parrain devra être préparé à ce que sont les devoirs, ce qu’ils impliquent et les conséquences s’ils ne s’y conforment pas.

Visites de conformité

En particulier, les promoteurs doivent être avertis que le ministère de l’intérieur peut les visiter dans le cadre du processus de demande de licence du promoteur pour vérifier que leurs systèmes sont suffisamment robustes. C’est la principale méthode par laquelle le ministère de l’Intérieur peut évaluer les critères d’adéquation.

Les visites de pré-licence devraient reprendre peu de temps après une pause pour la pandémie. Ils se produiront généralement si la demande est jugée à haut risque d’une manière ou d’une autre, ou si la société parrain est nouvellement créée.

Même s’ils évitent une visite pendant le processus de demande, un parrain peut être inspecté par le Home Office à tout moment pendant qu’il reste titulaire d’une licence de parrain.

Lors d’une visite, l’inspecteur voudra vérifier les systèmes RH du parrain et parler à l’ordonnateur. Ils peuvent également demander à interviewer des employés parrainés pour s’assurer que le poste vacant qu’ils ont occupé est authentique.

Si le ministère de l’Intérieur trouve la preuve que l’employeur ne remplit pas ses fonctions, son permis peut être suspendu, voire révoqué, ce qui signifie que ses travailleurs parrainés verront leur visa réduit. En 2019, près de 600 licences ont été suspendues et plus de 400 révoquées.

Cela expose le travailleur au risque de perdre son emploi et son droit de rester au Royaume-Uni, sans parler des dommages opérationnels et de réputation pour l’employeur.

Passer du temps avec votre client pendant le processus de demande, vérifier ses politiques et systèmes pour voir s’ils peuvent répondre aux normes que l’on attend d’eux, est un exercice utile. Vous pouvez ensuite repérer et corriger les lacunes qui pourraient revenir les hanter à l’avenir.

Comment puis-je réellement soumettre la demande?

Pas sur un bon formulaire d’accès convivial au Royaume-Uni, malheureusement. Vous devrez plutôt vous attaquer à un formulaire de demande en ligne spécifique à la licence du sponsor, qui se bloque régulièrement et a grandement besoin d’une mise à jour.

Le formulaire est assez simple, même s’il est un peu difficile à utiliser. Vous devrez choisir les catégories que vous souhaitez que la licence couvre (comme indiqué ci-dessous).

Il demande ensuite le personnel clé sur le permis et les pièces justificatives que vous allez fournir pour répondre aux critères d’éligibilité, comme discuté ci-dessus.

Un représentant légal peut aider un parrain à remplir le formulaire, mais les directives du Home Office indiquent clairement qu’il doit finalement être soumis par le parrain. Si vous ne pouvez pas être avec le client lorsqu’il le soumet, vous pouvez préparer le formulaire et lui transmettre les informations de connexion pour qu’il appuie sur se soumettre.

Une fois le formulaire en ligne soumis, des frais sont payés en fonction de la taille de l’organisation: £ 536 pour une petite entreprise ou une organisation caritative et £ 1,476 pour une moyenne ou grande entreprise.

Ensuite, une feuille de soumission est générée qui devait auparavant être imprimée et signée par l’ordonnateur. Le bureau à domicile acceptera désormais un PDF et une signature numérique.

Vous disposez ensuite de cinq jours ouvrables à compter du moment de la soumission pour envoyer votre ensemble de preuves à l’appui au Ministère de l’intérieur.

Quand dois-je prendre une décision?

Les décisions peuvent prendre jusqu’à huit semaines, mais ont tendance à être prises dans les quatre à six semaines. Toujours à l’affût des moyens de gagner de l’argent supplémentaire, le Home Office a récemment mis en place un service pour accélérer une demande de licence de sponsor moyennant des frais supplémentaires de 500 £, ce qui garantira qu’une demande est décidée dans les 10 jours ouvrables. Comme on pouvait s’y attendre, cela a entraîné des temps d’attente pour les demandes soumises via le bordereau de service standard, donc si vous êtes à une date limite, vous devrez peut-être accumuler l’argent supplémentaire.

Les détails sur la façon d’utiliser le service accéléré sont envoyés par courriel une fois la demande soumise. Seul un nombre limité de demandes sera accéléré par jour, alors préparez-vous à définir un e-mail chronométré pour sortir à minuit pour avoir une chance d’être accepté.

Le promoteur recevra un courriel avec le résultat de la demande et, s’il obtient gain de cause, il recevra une licence valide pour quatre ans à compter de la date de la décision. Il s’agira généralement d’une « licence notée A », ce qui signifie qu’ils auront accès au système de gestion des sponsors via les informations de connexion de l’utilisateur désigné. L’organisation aura alors la possibilité de commencer à parrainer des travailleurs.

Gardez à l’esprit qu’il n’y a pas de seconde chance. Si la demande est rejetée, il n’y a pas de droit de recours contre cette décision et un délai de réflexion de six mois sera instauré. Cela empêche le promoteur de faire une autre demande pendant cette période.

Qu’est-ce qui se profile pour le parrainage?

Le système de parrainage reste obsolète et inapplicable pour de nombreux employeurs. Le processus de demande est lourd et les obligations auxquelles les promoteurs doivent se conformer sont trop onéreuses.

Comme le besoin de parrainage ne devrait que s’accroître au cours des mois et des années à venir, une réforme s’impose de toute urgence pour éviter qu’il ne freine le marché du travail. Le gouvernement veut revoir le système de parrainage et faciliter le processus de demande. Nous devrions voir des changements importants d’ici la fin de 2022, mais avec autant de problèmes à résoudre, nous devrions garder les attentes sous contrôle pour le moment.

Cet article a été initialement publié en avril 2020 et a été mis à jour pour qu’il soit correct à la nouvelle date de publication indiquée.