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Être un exécuteur testamentaire est un travail difficile dans le meilleur des cas. Une fois la succession définitivement réglée, votre souhait le plus cher peut être de jeter tous les documents que vous avez accumulés dans le processus. Mais attendez avant de lancer la déchiqueteuse – les experts recommandent de conserver la plupart des dossiers successoraux pendant sept à 10 ans après la date à laquelle la succession est finalement réglée en raison du potentiel d’un audit de l’Internal Revenue Service (IRS) ou de réclamations tardives des créanciers et des héritiers.

Réclamations potentielles et délais de prescription

Vos responsabilités en tant qu’exécuteur testamentaire d’une succession comprennent l’homologation du testament s’il y en a un, la notification aux héritiers, la constitution et l’évaluation des actifs, la notification et le remboursement des créanciers, le règlement des obligations fiscales et, en fin de compte, la distribution aux bénéficiaires de la succession. Selon la taille de la succession, l’exécution de ces obligations pourrait générer une quantité importante de paperasse. Bon nombre de ces documents pourraient être pertinents pour des réclamations futures de l’IRS ou d’héritiers ou de créanciers contestant la répartition des actifs ou l’administration de la succession.

Toute réclamation qu’un demandeur potentiel peut intenter contre une succession est limitée par une règle juridique connue sous le nom de délai de prescription, qui établit un délai pour intenter une action en justice. Bien que les délais de prescription varient d’un État à l’autre, ils sont généralement assez courts en ce qui concerne les successions pour encourager le respect des souhaits de la personne décédée et soutenir la finalité lorsqu’une succession est fermée.

Par exemple, les États ne donnent généralement aux créanciers qu’un ou deux ans à compter de la date du décès ou de la date de notification pour déposer une réclamation. Il en va de même pour les héritiers mécontents qui peuvent vouloir contester le testament ou les distributions faites en vertu de celui-ci. Mais les demandeurs peuvent parfois réussir à convaincre un tribunal d’autoriser les demandes en dehors du délai de prescription, il est donc préférable de conserver les dossiers au cas où.

Ensuite, il y a le potentiel d’un audit IRS. Bien que ceux-ci soient peu fréquents, ils ne sont pas inconnus. En tant qu’exécuteur testamentaire, vous avez peut-être dû produire plusieurs types de déclarations de revenus, y compris l’impôt final sur le revenu du testateur, tout impôt sur le revenu dû par la succession elle-même et les impôts sur les successions ou les donations au besoin. L’IRS dispose généralement de trois ans pour vérifier une déclaration, mais dans certaines circonstances, ce délai est porté à six ans.

Le résultat

En fin de compte, les experts recommandent de conserver la plupart des documents successoraux pendant sept à 10 ans, juste pour être en sécurité. Plus précisément, les recommandations se présentent de cette façon:

1. Conservez les déclarations de revenus et les pièces justificatives, les registres des ventes de biens ou de placements, les évaluations et les relevés bancaires et les registres comptables de la succession, y compris les paiements aux créanciers, pendant au moins sept ans.
2. Conservez les registres de toutes les fiducies établies avec des actifs successoraux jusqu’à au moins 10 ans après que le plus jeune bénéficiaire soit admissible à prendre la totalité de sa part.
3. Conservez indéfiniment le certificat de décès de la personne décédée, les documents de fiducie en cours, le testament original et les lettres testamentaires émises par le tribunal.

C’est potentiellement beaucoup de papier pour un domaine plus grand. Si vous n’avez pas de place pour tout cela, pensez à ne conserver que les originaux, comme un testament signé ou une copie certifiée conforme d’un certificat de décès, et à scanner le reste. Conservez une copie sur un disque dur externe ou un disque et sauvegardez-la également sur le cloud. Vérifiez auprès de votre fournisseur de services pour vous assurer que vos données seront cryptées.

Lorsque vous êtes prêt à vous débarrasser des documents, assurez-vous de les déchiqueter car de nombreux dossiers de succession contiennent des renseignements personnels importants. Avant de prendre cette mesure, consultez un avocat en planification successorale — en particulier s’il y a un avocat qui a travaillé avec vous pour régler la succession — pour obtenir des conseils sur votre situation particulière.