Ad Hoc Reporting in Excel – The Complete Guide
Ad hoc reporting in Excel voi olla monessa muodossa. Yksi taulukkolaskentapohjaisen ohjelmistosovelluksen eduista on se, että sitä voidaan käyttää suhteellisen joustavasti. Tietojen esittäminen Excelissä voi vaihdella yksinkertaisesta monimutkaiseen, ja sen seurauksena se on usein paras tapa nopeasti kenttää ad hoc-pyyntöjä eri osastoilta.
rahoitusalan ammattilaiset ovat edelleen useiden eri alojen tietopyyntöjen kohteena. Lisäksi tietopyynnöt ovat toisinaan dynaamisia ja edellyttävät raportointimenetelmää, joka ei ole yleinen tai jota ei ole koskaan aiemmin käytetty.
tässä Excel ja sen kaltaiset taulukkolaskentaohjelmat voivat olla sekä hyviä että huonoja. Tässä ovat perusteet luoda ad hoc excel-raportteja.
Aloita raakadatasta
vastataksesi mihin tahansa pyyntöön tarvitset ensin tietoja. Lähes mikä tahansa järjestelmä Vie Excel näinä päivinä tai .csv-tiedostomuoto. Näiden taulukkovientien käyttäminen säästää aikaa ja energiaa.
muista aina luoda välilehti ”raakadata”, jota et käsittele. Tämän avulla voit linkittää takaisin siihen tai viitata nopeasti raakatietoihin myöhemmin tapahtuvia laatutarkastuksia varten.
raakadatan eheyden säilyttäminen on tärkeää, kun fielding pyytää, ja joskus on viisasta suojata raw data-välilehti salasanalla ei-toivottujen muutosten estämiseksi. Voi olla, että pyyntö edellyttää useiden eri datataulukoiden käyttöä. Tässä tapauksessa datataulukoiden yhdistäminen saattaa aiheuttaa vaikeuksia.
jos se on lainkaan mahdollista, yhdistele kuin tietokokonaisuudet. Tämä luo maksimaalisen hyödyn, kun hyödynnetään ominaisuuksia, kuten suodattimia ja niveliä.
ymmärrä pyyntö
jos pyyntö on liian epäselvä, vastaaminen Excelillä voi olla vaikeaa. Tämä johtuu siitä, että Excel tekee vain sen, mitä käsketään.
Excelin tuotos riippuu esitetyistä vaatimuksista. Tämä tarkoittaa sitä, että jos pyyntö on epäselvä, aikaa voi kulua epäolennaisten tietojen vetämiseen työkirjaan ja se voi hukuttaa loppukäyttäjän yli vaaditun määrän.
hyvän vastauksen perusteella ad hoc-pyyntöön on selkeä pyyntö. Esimerkiksi myyntidemografiat, taloudellinen tulos ja keräilyajat ovat kaikki hieman epämääräisiä ja yleisiä pyyntöjä.
pyyntöjen selventäminen saattaa tuottaa hyödyllisempiä vastauksia. Esimerkiksi keskimääräinen postinumero ostajat tiettynä päivänä, brutto myynti viime kuussa, aika poimia ja lähettää tietyn tuotteen, ja enemmän.
mitä selkeämpiä pyynnöt ovat, sitä asiallisempi ja ytimekkäämpi vastaus on.
suodatustiedot ja niiden rajoitukset
useimmat pyynnöt koskevat tietyntasoista tietoa, joka edellyttää suodatuksen käyttöä. Suodatus on perustoiminto Excelissä ja se on helppo tehdä. Sarakkeet voidaan lajitella ja suodattaa, ja jopa edistynyt suodatus on saatavilla.
suodatus on perustapa käsiteltäessä tietokokonaisuuksia silloin, kun ad hoc-pyyntö on erityinen ja jokseenkin helppo käsitellä. Esimerkiksi, pyyntö voi tulla tuotteen hinta, ja taulukko tietoja voi olla olemassa kaikki tuotteen hinnoittelu. Pelkkä tuotteen nimen suodattaminen saattaa antaa tarvittavan vastauksen.
kehittyneempiä suodatustekniikoita on Excelissä, jonka avulla käyttäjät voivat määritellä joukon kriteerejä ja erilaisia tietoja, joilla myös näitä kriteerejä voidaan soveltaa. Tämä on monimutkaisempi lähestymistapa käsitellä tietokokonaisuuksia, kun pyyntö voi olla useita tietoja.
datalinkit ja-kyselyt
kaikki pyynnöt jollakin tasolla koskevat tietoja. Ad hoc-pyyntöön vastaamisen helppous Excelissä riippuu käytettävissä olevien tietojen tasosta. Excel on kyky linkittää ulkoisiin tietokantoihin, jonka avulla käyttäjät voivat suorittaa mukautettuja kyselyjä, jotka nopeasti vetää tietoja laskentataulukkoon.
tämä tiedonhankintatapa on yleensä nopein ja tarjoaa täydellisimmät aineistot, joiden kanssa voi työskennellä. Yksi etu yhdistää Excel tietokantaan on, että tiedot päivitetään sitä mukaa kuin tietokantaa päivitetään.
näin voidaan viitata tarkkoihin ja oikea-aikaisiin tietokokonaisuuksiin. Excel myös linkittää internetiin vetää erilaisia tietoja; esimerkiksi markkinatiedot voidaan linkittää suoraan Excel ja päivittää On-demand.
yksi haittapuoli Excel-tietokantojen käytössä on se, että ne vaativat usein loppukäyttäjiä päivittämään tiedot manuaalisesti, mikä voi johtaa puutteellisiin tai vanhentuneisiin tietokokonaisuuksiin.
Ad Hoc Reports on Excel — Using Pivot Tables
kun on kyse ad hoc-raporteista, Excelissä on ominaisuus nimeltä pivot tables, joka on ainutlaatuinen tapa vastata Ad hoc-pyyntöihin Excelissä. Niiden avulla tietoja voidaan suodattaa ja esittää tiivistetysti.
pivot-taulukko on dynaaminen siinä mielessä, että syötteitä voidaan muuttaa ja muuttaa riippuen siitä, mitä käyttäjä pyytää. Se tiivistää kaikki tiedot tietyssä tietojoukossa ja antaa käyttäjille mahdollisuuden ryhmitellä sarakkeita ja rivejä tietoja ainutlaatuisilla tavoilla.
koska tiedot on tiivistetty, pivot-taulukon käyttäminen analyyttisiin tarkoituksiin on paljon helpompaa. Vaikka ad hoc-pyyntöön ei voida vastata varsinaisella pivot-taulukolla, sellaisen luominen voi antaa käyttäjälle mahdollisuuden tunnistaa helpommin vastauksen pyyntöön.
luotuaan pivot-taulukot voivat myös ”porautua” tiettyihin tietoihin riippuen siitä, mitä käyttäjä haluaa tehdä. Tämä tapahtuu intuitiivisesti yksinkertaisesti kaksoisnapsauttamalla tietoja, ja sen vuoksi pivot-taulukot ovat usein oletuksena tapa lajitella ja tiivistää suuria tietomääriä.
yksi haittapuoli on, että tiedot on ryhmiteltävä sarakkeisiin, jotta voidaan käyttää pivot-taulukkoa. Pivot-taulukot perustuvat myös yksinomaan viittaamiinsa tietokokonaisuuksiin, mikä tarkoittaa, että jos tiedot eivät ole täydellisiä, eivät myöskään pivot-taulukoiden yhteenvedot ole täydellisiä.
toinen huono puoli on se, että pivotaulukot eivät päivitty automaattisesti. Tämä aiheuttaa joskus ongelmia, kun tietojoukot ovat yhteydessä toisiinsa tai itsenäisiä.
tietojen esittäminen taulukoineen ja kuvioineen
tietyt tapauskohtaiset pyynnöt saattavat edellyttää taulukoiden ja/tai kaavioiden käyttöä. Excel on laaja valikoima kaaviotyyppejä ja kaavioita työskennellä. Graafit ovat hyviä havainnollistamaan trendejä ja suuntaliikkeitä datalla. Esimerkiksi myyntimäärä ajan myötä tai bruttotulot ajan myötä.
haasteena kuvaajissa vastaamisessa on se, että kuvaajan kanssa on annettava asiayhteys ja valittava sopiva kuvaaja. Viiva-ja pistekaaviot ovat hyviä trendien kuvaamisessa, piirakakaaviot ovat hyviä suhteellisten tietojen kuvaamisessa ja viivakaaviot ovat hyviä kategoristen tietojen vertailussa.
Datarailien käyttäminen Ad-Hoc-pyyntöön
vastaamiseen on ainutlaatuinen ohjelmistosovellus, jonka avulla voit vastata ad hoc-pyyntöihin dynaamisilla tavoilla. DataRails on parannettu tiedonhallintatyökalu, jonka avulla tiimisi voi luoda taloudellisia raportteja sekä seurata budjetteja, suunnitelmia ja muita KPI: Itä nopeammin ja tarkemmin kuin koskaan ennen.
sillä on kyky hallita tietokokonaisuuksia käyttäjäystävällisessä ympäristössä, mikä vähentää ad hoc-pyyntöjen käsittelyyn käytettyä aikaa.
Big datasta on oltava hyötyä. DataRails auttaa sinua käyttämään sitä mahdollisimman paljon ilman, että sinun tarvitsee opetella uutta omaa käyttöliittymää. Käyttämällä Excel taustana tarjoaa tutun dynaaminen kehys, joka tekee hyväksymisestä DataRails helppoa tahansa rahoitusalan ammattilainen.
korvaamalla laskentataulukot reaaliaikaisilla tiedoilla ja integroimalla hajanaiset työkirjat ja tietolähteet yhteen keskitettyyn sijaintiin, voit työskennellä Excelin mukavuudessa paljon kehittyneemmän tiedonhallintajärjestelmän tukemana.
Rakenna kauniita budjetteja, seuraa ja seuraa liiketoiminnan suorituskykyä ja anna käyttäjille upeita ja helppokäyttöisiä mittaristoja Dataraileineen.
Lue lisää Datarailsin ratkaisun hyödyistä täältä.