Xero-Cómo Crear y Enviar una Factura de Cliente
Facturar a los clientes es una parte crítica de cualquier negocio. Por lo tanto, tener un proceso de facturación sin problemas, será un gran alivio para el estrés para usted. En esta guía, aprenderás a configurar una nueva factura de venta en Xero, a enviarla por correo electrónico a los clientes y a adjuntar archivos. Y para ayudarte a aprender las cuerdas más rápido, echa un vistazo a nuestro video tutorial (arriba).
Cómo Crear una Nueva Factura de Venta en Xero
Crear una nueva factura de venta en Xero es fácil. Para llegar al lugar correcto, vaya a Negocios → Resumen de ventas en el menú principal.
En la pantalla de Ventas, haga clic en el botón + Nuevo y seleccione Factura de la lista.
Ahora debería ver una Nueva plantilla de factura que puede usar para crear su factura de venta. Vamos a crear una factura rellenando algunos de los campos principales:
- Para: elija cualquier contacto que desee. He elegido Muebles ABC.
- Fecha: aparece la fecha actual. Puedes cambiar eso.
- Fecha de vencimiento: elija una fecha de aproximadamente 30 días a partir de la Fecha.
- Factura # : el número de factura aparece automáticamente si se incluye en la configuración.
- Referencia: puede ser código de proyecto, código postal o número de orden de compra.
- Marca: si está utilizando la empresa de demostración, elija Proyectos especiales de la lista.
- Descripción: tipo de servicios de consultoría.
- Cantidad: escriba 1.
- Precio unitario: tipo en 1000.00.Cuenta
- : elija 200 ventas de la lista de códigos del libro mayor.
- Tasa de impuestos: esto debe completarse automáticamente en función del código del libro mayor elegido.
Para ver cómo se verá la factura para el cliente, haga clic en el botón de vista previa en la parte superior derecha.
Debería ver una factura que ha sido marcada por la plantilla de marca de Proyectos Especiales elegida anteriormente. Los detalles de la factura deben basarse en la información que proporcionó anteriormente.
Ahora que ha creado su factura, podrá guardarla o aprobarla. Lo que elijas hacer depende de cómo dirijas tu negocio.
Si su proceso de facturación requiere que guarde nuevas facturas de ventas como borradores para que otra persona las apruebe, haga clic en Guardar → Guardar como borrador en la parte inferior izquierda de la pantalla de Nueva factura.
Si no necesita que nadie más apruebe sus nuevas facturas de ventas, puede aprobarlas usted mismo haciendo clic en el botón Aprobar en la parte inferior derecha de la pantalla de Nueva factura.
Eso es todo lo que necesita hacer para crear una nueva factura de venta en Xero.
Cómo Adjuntar archivos a una factura de venta
A veces, cuando envía por correo electrónico una factura de venta a un cliente, debe enviar algunos archivos con ella, como hojas de cálculo de Excel o documentos PDF. En Xero, puede hacerlo adjuntando los archivos a la factura e incluyéndolos en el correo electrónico al cliente.
Para adjuntar archivos a la factura, haga clic en el botón en la parte superior derecha de la pantalla de la factura que parece un trozo de papel parcialmente doblado. Cuando aparezca el cuadro emergente, haga clic en el enlace + Cargar archivos.
Ahora puede elegir los archivos que desea adjuntar a la factura. Siga adelante y adjunte un archivo de Excel, PDF o cualquier otra cosa que Xero acepte.
Una vez que haya adjuntado su archivo, haga clic en el icono de engranaje junto al nombre del archivo y elija Incluir con factura en la lista desplegable si desea que el archivo se envíe por correo electrónico al cliente con la factura.
Su archivo debería haber subido a la sección INCLUIR CON FACTURA del cuadro emergente.
Cómo enviar por correo electrónico una factura de venta en Xero
En estos días, es habitual enviar facturas de ventas por correo electrónico a los clientes y en Xero, se pueden enviar por correo electrónico desde varios lugares diferentes.
Para llegar al lugar correcto en Xero, vaya a Negocios → Resumen de ventas en el menú principal.
Ahora haga clic en la sección En espera de pago para ver todas las facturas de venta que han sido creadas pero no pagadas por los clientes.
Hay algunos lugares a los que puede ir para enviar facturas de ventas por correo electrónico a los clientes en Xero. Los dos lugares que veremos en este tutorial son:
- Desde la pantalla principal de facturas.
- Desde el interior de una factura.
Envíe por correo electrónico una factura de venta desde la Pantalla Principal de Facturas
Si siguió las instrucciones anteriores, debe estar en la pantalla principal de facturas. Desde aquí, marca la casilla de verificación de la factura de Bayside Club y haz clic en el botón de correo electrónico en la parte superior de la lista de facturas.
Aparecerá un cuadro emergente con todos los detalles del correo electrónico que está a punto de enviar a su cliente. Una vez que esté satisfecho con todo lo que hay en el cuadro emergente, presione el botón Enviar para terminar de enviar por correo electrónico la factura de venta a su cliente.
Una vez que se haya enviado el correo electrónico y haya regresado a la pantalla principal de facturas, debería ver que el estado de la factura ha cambiado a Enviado.
Envíe por correo electrónico una factura de venta desde el interior de la Factura
La segunda forma de enviar por correo electrónico una factura de venta a un cliente es hacerlo desde el interior de la plantilla de factura. Para ello, elija la factura de Sistemas marinos en la pantalla principal de facturas.
Ahora, haga clic en el botón Correo electrónico en la parte superior derecha de la plantilla de factura.
Aparecerá un cuadro emergente con todos los detalles del correo electrónico que va a enviar. No se ha incluido automáticamente una dirección de correo electrónico para este cliente, así que escriba la dirección de correo electrónico falsa [email protected] en la caja Para arriba. Una vez que esté satisfecho con todo lo que hay en el cuadro emergente, presione el botón Enviar para terminar de enviar por correo electrónico la factura de venta a su cliente.
Una vez que se haya enviado el correo electrónico y haya regresado a la pantalla principal de facturas, debería ver que el estado de la factura ha cambiado a Enviado.
Cómo Imprimir una factura de venta en Xero
1. Imprimir una factura de venta desde la Pantalla Principal de Facturas
Desde la pantalla principal de facturas, marque la casilla de verificación de la factura que desea imprimir y haga clic en el botón Imprimir en la parte superior de la lista de facturas.
Aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea marcar la factura como enviada al cliente. Elige la opción adecuada para ti.
2. Imprimir una factura de venta desde el interior de la Factura
La segunda forma de descargar una factura de venta como PDF para imprimir es hacerlo desde el interior de la plantilla de factura. Para comenzar, haga clic en la pantalla factura de la pantalla principal Facturas.
A continuación, haga clic en el botón Imprimir PDF en la parte superior derecha de la plantilla de factura.
Aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea marcar la factura como enviada al cliente. Elige la opción adecuada para ti.
La factura debe descargarse ahora en formato PDF. Desde allí, puede abrir el archivo en un visor de PDF e imprimirlo.
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