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La Cinta de opciones de SharePoint 2010 muestra muchas de las mismas acciones de documento como el menú Edición. Una de las ventajas de usar la Cinta es que puede usarla para realizar acciones en varios documentos a la vez. Por ejemplo, supongamos que desea revisar tres documentos a la vez.

Así es como puedes hacerlo con la Cinta:

1. En la biblioteca de documentos, seleccione la casilla de verificación situada junto a cada documento que desee verificar.

2. Haga clic en el botón Retirar en la pestaña Documentos de la cinta de opciones de SharePoint.

3. Haga clic en Aceptar en el mensaje de confirmación.

   Los documentos se comprueban.

Alternativamente, puede usar el menú Editar de un documento para acceder al comando de menú Retirar.

La salida, y su contraparte, la entrada, es simplemente una buena etiqueta de biblioteca de documentos. ¿Qué mejor manera de hacer saber a los demás que estás haciendo cambios en un documento que comprobándolo? Retirar un documento establece el indicador de Salida en Sí y almacena el nombre de la persona que retiró el documento.

En términos generales, consulte cualquier documento que tenga la intención de editar durante un período de más de cinco minutos. En otras palabras, si necesita hacer algo más que cambiar una palabra mal escrita o actualizar la fecha en un pie de página, consulte el documento. Por supuesto, recuerde siempre registrar los documentos cuando se completen sus ediciones.

Una razón para usar SharePoint Workspace (anteriormente conocido como Microsoft Groove) para acceder a documentos en bibliotecas de documentos de SharePoint es que puede trabajar con documentos sin conexión, realizar cambios y, a continuación, sincronizar esos cambios. Es mucho más fácil recordar sincronizar SharePoint Workspace al principio y al final de cada día que recordar retirar y registrar documentos.

Cuando extrae un solo documento a la vez, SharePoint 2010 le pide que guarde el documento en su carpeta de borradores local. Sigue estos pasos para comprobarlo por ti mismo:

1. En una biblioteca de documentos, coloque el cursor sobre la columna Nombre del documento que desea consultar.

2. Cuando aparezca la flecha, haga clic en ella para mostrar el menú de edición del documento y seleccione Retirar.

   SharePoint muestra la solicitud de salida.

   

3. Acepte el valor predeterminado para Usar Mi Carpeta de Borrador Local haciendo clic en Aceptar.

   El documento se extrae y se descarga en su disco duro local.

   A menos que su administrador haya cambiado la ubicación, su carpeta de borradores local se puede encontrar en C:usuarios % nombre de usuario % documentos borradores de puntos.

Para abrir el documento que acaba de extraer y descargar, debe buscar en la carpeta Borradores local con el Explorador de Windows y, a continuación, abrir el archivo. La mayoría de la gente no quiere molestarse con este paso adicional.

Al retirar un documento, si se encuentra en alguna aplicación compatible con Windows (como Word), recibirá un mensaje que le permitirá especificar si desea retirar el documento en su carpeta de borradores local. Por lo general, desea seleccionar la opción Usar mi carpeta de borradores locales porque crea un archivo temporal en su disco duro y le permitirá editar el archivo extraído incluso cuando no esté conectado.

Al elegir no usar la carpeta borradores local, el archivo se abrirá desde el servidor de SharePoint. Esto puede hacer que su sistema se cuelgue y parezca que no responde porque tiene que esperar a que sus cambios viajen de ida y vuelta a través de la red hasta el servidor. Si pierde su conexión de red, podría perder los cambios en su documento.

Descargue una copia local del archivo al realizar cambios. Puede usar la carpeta borradores local, el espacio de trabajo de SharePoint o descargar manualmente el archivo y cargarlo de nuevo cuando haya terminado de realizar cambios.

Los documentos extraídos muestran una flecha en el icono de tipo de documento. Como se muestra aquí, el elemento inferior está comprobado, mientras que los dos superiores no lo están.

Si desea ver quién tiene un documento retirado, debe mostrar la columna de Retirado A en la biblioteca de documentos.

Para registrar un documento una vez que haya terminado de realizar los cambios, puede repetir los pasos que siguió anteriormente para revisar el documento, solo en el Paso 2, elija la opción Registrar en el menú Edición del documento o haga clic en el botón de la pestaña Documento de la Cinta de opciones.

Si cambias de opinión y quieres fingir que la salida nunca ocurrió, puedes hacer clic en el botón Descartar salida en lugar de registrar el documento. Esto puede ser útil si ha comprobado accidentalmente el documento equivocado.