Tutorial de Microsoft Project: Cómo calcular el valor ganado en Microsoft Project
Tutorial de Microsoft Project: Aprende a calcular el valor ganado en Microsoft Project
Para aplicar el valor ganado a su plan de Microsoft Project, deberá completar las siguientes seis tareas:
- Ingrese Recursos con tarifas de facturación por hora en la vista de Hoja de recursos
- Asigne recursos a tareas en la vista de entrada de Gantt
- Guarde la línea de base del proyecto
- Registre el Inicio/Fin Real y el Trabajo real cada semana en el plan del proyecto
- Revise las métricas de EVA utilizando las vistas e informes de Valor ganado
- Calcular los índices de Rendimiento de Programación y Rendimiento de costes
Paso 1. Introduzca recursos en la vista de Hoja de recursos
La vista de hoja de recursos permite a los administradores de proyectos definir los diferentes tipos de recursos disponibles para un proyecto. MS-Project realiza un seguimiento de los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipo que consumen tiempo para realizar las tareas del proyecto. Los recursos materiales son los suministros consumibles, como acero, concreto y otros materiales de construcción que se utilizan para completar las tareas del proyecto. La mayoría de los proyectos de software se basan en recursos de trabajo con diferentes tarifas de costos. La Figura 1 muestra a todos los miembros del equipo asignados a un proyecto con sus respectivas tarifas de costo por hora.
Los costos de recursos deben ingresarse para calcular el valor planificado (PV) o el costo presupuestado de trabajo programado (BCWS) del proyecto. En este ejemplo, a la cliente Cindy se le asignó un monto de 0 0.00, ya que no se le cobra al cliente por su participación en el proyecto. Si administra un proyecto de TI interno y realiza un seguimiento de los costos de TI y de los recursos funcionales, asigne una tarifa estándar según corresponda.
Paso 2. Asignar recursos a Tareas
Después de establecer su conjunto de recursos y sus costos individuales, el siguiente paso es asignar recursos a todas sus tareas en la vista de entrada de Gantt. Hay varias formas de asignar recursos en MS-Project y el método más directo es hacer clic en el Icono Asignar Recursos en la barra de herramientas de Administración de recursos y asignar a las personas adecuadas a la tarea. La figura 2 identifica el icono Asignar recursos y el cuadro de diálogo Asignar recursos.
Si está aplicando valor ganado a un plan existente, los recursos ya deben asignarse y los costos para cada tarea se calculan automáticamente cuando se asignó la tarifa estándar. Después de asignar los recursos, MS-Project calcula el costo de la tarea. Para ver los costos actuales, siga estos pasos para usar la vista combinación de Entrada de tareas y Uso de tareas.
- Haga clic en el icono de la Vista de Entrada de tareas en la barra de herramientas de Administración de recursos o haga clic en la vista del gráfico de Gantt y seleccione Dividir en el menú de la ventana
- Haga clic en cualquier parte del panel inferior de la ventana para activarlo
- Seleccione la vista de uso de tareas en la página de la ventana inferior
- Seleccione la Tabla de vista y seleccione la tabla de costos.
- Haga clic en cualquier tarea en el panel de la ventana superior para ver la información de costos.
- La figura 3 muestra el costo total del proyecto en la vista combinación de Entrada de tareas y Uso de tareas.
Intente seleccionar varias tareas para ver el costo total. En el ejemplo de EVA.plantilla mpp, haga clic en la tarea «Pantalla de código A». El costo total de desarrollar el código para una pantalla es de 3 3200, ya que el desarrollador, ASP Alex, factura 4 40.00 por hora por 80 horas de trabajo. Comprender el costo real de entregar una tarea proporciona una mejor conciencia de los principales entregables del proyecto y su complejidad. Permite al gerente de proyecto administrar cada tarea como una partida presupuestaria en su cartera en lugar de solo una lista de tareas.
Administrar los costos a nivel de tarea ayuda a mejorar la productividad al planificar reuniones de equipo de calidad. En el ejemplo de EVA, si todos los miembros del equipo se reúnen semanalmente durante 1 hora, le costará al proyecto 5 530.
Si fuera a reunirse con un consultor que cobra 5 500 por hora, ¿no querría organizar y prepararse adecuadamente para esta reunión? Comprender los costos de operación y administración del proyecto ayudará a evitar reuniones costosas y motivará al gerente del proyecto a planificar reuniones productivas y efectivas.
Una vez que haya revisado los costos totales del proyecto, verifique que el monto total del proyecto no exceda el presupuesto total del proyecto. Los presupuestos de los proyectos a menudo se estiman a un alto nivel sin el beneficio de una estimación detallada de abajo arriba. Si el costo del proyecto es mayor que el presupuesto original, es posible que se requiera un suplemento de financiamiento o un cambio de alcance.
Paso 3. Guardar la Línea de base del Proyecto
Una vez que haya creado su plan, asignado recursos y confirmado los costos presupuestados, el siguiente paso es basar el plan del proyecto. Guardar la línea de base del proyecto es un paso importante para medir y administrar el rendimiento de su proyecto. Para guardar la línea de base del proyecto, siga estos pasos:
- Seleccione Herramientas-Seguimiento-Guardar línea de base
- Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar línea de base y seleccione el botón de opción Guardar línea de base
- Seleccione el botón de opción Proyecto completo para basar todo el plan del proyecto o seleccione el botón de opción Tareas seleccionadas para basar cualquier tarea seleccionada.
- Haga clic en Aceptar
Se rellenarán los campos Inicio de Línea de base, Finalización de Línea de base, Trabajo de Línea de base, Costo de Línea de base y Valor Ganado. Si su proyecto está en proceso y no ha establecido una línea de base, deberá basar cualquier tarea futura y editar manualmente los datos de línea de base para las tareas completadas y en proceso. Guardar la línea de base del proyecto antes de la ejecución del proyecto evita estos procedimientos de edición manual.
Paso 4. Registrar los datos reales del proyecto
Una vez que se establece la línea de base y el equipo comienza a trabajar en el plan, el seguimiento de los costos reales y las fechas de inicio y finalización será útil para calcular el valor ganado del proyecto. El seguimiento de las fechas de Inicio y Finalización Reales y su comparación con las fechas de Inicio y Finalización de la Línea de base se utilizará para determinar cualquier variación de la programación. El seguimiento del Trabajo Real y su comparación con el Trabajo de referencia se utilizará para determinar cualquier variación de costos. Una vez que hayas ingresado las fechas y horas reales de tu proyecto para la semana, puedes ver la información del valor ganado.
Paso 5. Revise la vista e informes de EVA
Puede parecer que tomó mucho esfuerzo llegar a este punto, pero si ha establecido la línea de base de su proyecto y está haciendo un seguimiento de las actualizaciones del proyecto, la información del valor ganado está a solo unos clics del ratón. MS-Project utiliza las tablas de Indicadores de Valor Ganado, Indicadores de Costo de Valor Ganado e Indicadores de Cronograma de Valor Ganado para mostrar información de valor ganado.
Para ver la tabla de Valores ganados:
- Si está utilizando una vista combinada, seleccione el panel de la ventana para mostrar la información del valor ganado.
- Seleccione el elemento de menú Ver – Tabla – Más tablas.
- Aparecerá el cuadro de diálogo Más tablas y podrá seleccionar una variedad de tablas.
- Seleccione la tabla de Valores ganados y haga clic en Aceptar.
- La información actual del valor ganado se mostrará para cada tarea.
La figura 4 muestra la tabla de Valores Ganados para cada tarea en el plan del proyecto.
La tabla de valor ganado contiene ocho campos de valor ganado para representar el valor ganado del proyecto