Su Guía para una Auditoría Financiera Exitosa
Las auditorías financieras son una de las razones por las que los informes de fin de año son estresantes. Pero luego, estas auditorías lo establecen como una empresa confiable a los ojos de entidades externas como bancos, agencias gubernamentales y accionistas. Además, las empresas que cotizan en bolsa están obligadas por ley a que sus cuentas sean auditadas, ¡por lo que no hay escapatoria a este agotador proceso!
Además de las empresas que cotizan en bolsa, las pequeñas empresas de propiedad privada también pueden tener que someterse a rigurosas auditorías financieras por parte de empresas independientes. Por lo tanto, es importante tomar las medidas necesarias antes, durante y después de la auditoría para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas. Esta guía para una auditoría financiera exitosa presenta un proceso paso a paso para facilitar la vida a los propietarios de negocios. Pero antes de entrar en eso, entendamos qué es exactamente una auditoría financiera.
¿Qué es una Auditoría Financiera?
Una auditoría consiste en examinar los estados financieros de una organización y los documentos conexos para asegurarse de que sean razonablemente exactos. Normalmente se lleva a cabo anualmente y su objetivo es evaluar la salud financiera de la empresa mediante la evaluación de sus prácticas contables, controles internos y otros detalles financieros. El propósito de una auditoría es expresar una opinión sobre si la empresa ha mantenido libros de contabilidad adecuados o no.
Aunque la opinión de la empresa de auditoría es una garantía razonable, no absoluta, es suficiente para convencer a las partes interesadas de que la empresa no está malversando fondos. Varias partes interesadas están interesadas en conocer la situación financiera de su empresa y las auditorías financieras se aseguran de recibir la información correcta. Además de ofrecer una garantía razonable, las auditorías financieras se utilizan para garantizar el cumplimiento de las políticas y estándares regulatorios y proteger su negocio contra posibles fraudes.
Los auditores no deberían tener participación en las empresas para las que realizan la auditoría. Por esta razón, una auditoría financiera solo puede ser realizada por una firma de auditoría independiente, no por la administración de la empresa. Además, un auditor con intereses financieros o de otro tipo en una empresa no puede realizar una auditoría de esa empresa. Después de la auditoría, la firma de auditoría emite una declaración sobre la integridad de los documentos financieros de la compañía.
Como se indicó anteriormente, hay dos tipos de auditorías: internas y externas. Este último se centra principalmente en evaluar los estados financieros de su empresa y proporcionar garantías razonables a las partes interesadas externas. Las auditorías internas van mucho más allá de eso, y pueden ser realizadas por la dirección de una empresa. Al considerar el crecimiento, la reputación, las prácticas de sostenibilidad y la cultura de los empleados de su negocio en relación con las finanzas, las auditorías internas sugieren formas de mejorar su empresa. Las auditorías internas periódicas son una indicación de controles internos estrictos, que se reflejan en la integridad y objetividad de sus estados financieros.
10 Pasos para llevar a cabo una Auditoría Financiera exitosa
A pesar de su importancia, realizar una auditoría financiera puede ser una tarea seca. Es un proceso terrible para todos los negocios. Sin embargo, al hacer las cosas bien, puede garantizar una auditoría financiera sin problemas al final de su año fiscal. Seguir estos pasos le ayudará a llevar a cabo una auditoría financiera exitosa:
Paso 1: Planificar la auditoría
La principal razón por la que los profesionales están demasiado estresados por las auditorías financieras es que no planifican antes. Planificar con anticipación define expectativas claras, minimizando así la frustración y la ansiedad. Puede conseguir que un experto haga el trabajo por usted para que pueda concentrarse en las otras partes de su negocio porque si no lo hace, entonces necesita dedicar tiempo adicional para prepararse para la auditoría, estar disponible en el momento de la auditoría e involucrarse con todos los involucrados en el proceso.
Sin embargo, cuando se trata de planificación y preparación, debe tratarlo como un proceso extenso. Para reducir el estrés asociado con la auditoría de fin de año, es mejor mantener actualizadas las conciliaciones y los calendarios durante todo el año. Debería haber un único punto de contacto con auditores independientes. Designe a un miembro activo de su equipo de finanzas para mantener una comunicación abierta con los auditores durante todo el año en lugar de esperar hasta el último momento.
Garantizar una comunicación efectiva debe mantenerlo actualizado sobre cualquier cambio y actualización de políticas y estándares, evitando la posibilidad de sorpresas innecesarias. Tendrá tiempo suficiente para realizar los cambios necesarios antes de la fecha de la auditoría. También se recomienda que designe un punto de contacto secundario con los auditores para que el proceso no se interrumpa cuando el punto de contacto principal esté fuera de la oficina.
Paso 2: Aprender de auditorías pasadas
Una de las formas más fáciles de tener una auditoría financiera exitosa y sin estrés es aprender de errores pasados. Examine las dificultades encontradas durante las auditorías anteriores, los ajustes realizados en la auditoría del año pasado y cualquier recomendación de control interno. Estas son piezas preciosas de información que te facilitarán la vida. Una vez que haya identificado una lista de problemas anteriores, prepare un plan que destaque cómo deben abordarse. Incluso si algunos de los problemas del pasado ya se abordaron, servirá como un corredor de memoria y asegurará que los errores del pasado no se repitan.
Además, cuando tenga la reunión de planificación con los auditores, no solo debe discutir las áreas de mejora, sino también cómo fomentar una comunicación más efectiva entre la empresa y los auditores.
Paso 3: Manténgase Informado de las Actualizaciones de las Normas de Contabilidad
Su próxima auditoría financiera sin duda tendrá en cuenta los últimos procedimientos contables y cualquier actualización de los requisitos reglamentarios y legislativos. No tomar nota de ellos puede dar lugar a graves problemas durante la auditoría financiera.
Mientras que algunas actualizaciones requieren cambios menores, otras pueden requerir un tiempo considerable para realizar los cambios relevantes. Por ejemplo, las nuevas leyes fiscales o normas contables pueden requerir que reorganice la documentación o la carta de cuentas y que realice un seguimiento y administre los datos de manera diferente.
Su personal de finanzas o contabilidad puede incluso requerir algún tipo de capacitación o software para cumplir con los requisitos más recientes. Para leer y comprender las actualizaciones más recientes de las normas y políticas de contabilidad aplicables a la próxima auditoría de fin de año, visite fasb.org-el sitio web del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. Si usted es una organización exenta de impuestos, la plataforma del IRS también es un recurso útil.
Paso 4: Estudiar las Implicaciones de Auditoría de los Cambios en las Actividades comerciales
El reglamento, las normas y los requisitos financieros pueden depender de la naturaleza de sus actividades comerciales. Es su responsabilidad estudiar las implicaciones de auditoría de cualquier cambio o adición hecha a su negocio. Podría haber lanzado una nueva agenda o haber descontinuado un producto que puede dar lugar a un aumento o una disminución de las obligaciones.
Una nueva aprobación de subvención, cambios en la estructura organizativa y el liderazgo de su empresa o sistemas de control interno más nuevos pueden requerir nuevas consideraciones de informes y contabilidad que deben revelarse al auditor en el momento de la planificación.
Paso 5: Analizar los Registros Fiscales de la Empresa
Uno de los pasos más críticos es analizar las declaraciones y registros fiscales oficiales de la empresa. Los registros de impuestos deben conservarse durante al menos siete años. Saque los recibos de impuestos de su empresa del IRS y utilícelos para reconciliar cualquier discrepancia en sus registros de impuestos, como las cantidades pagadas en impuestos y obligaciones tributarias. Además, revise los créditos y deducciones fiscales reclamados más recientemente, haciendo los ajustes necesarios en los estados financieros.
Paso 6: Organizar los datos
Tiene que haber una forma segura de almacenar los datos de auditoría que estén disponibles para su análisis durante los años siguientes. Un enfoque eficaz es organizar los datos utilizando subcarpetas para categorías o ciclos de transacciones. Clasificar los datos en grupos como cuentas por pagar y gastos, efectivo, activos fijos, ingresos y cuentas por cobrar, deudas, inversiones, etc. también resulta muy útil.
Para obtener la máxima precisión, considere comparar los registros internos de ingresos, gastos y tenencias de efectivo con los registros externos almacenados. Por ejemplo, puede comparar los registros internos de compras con los recibos de compra enviados por los proveedores durante meses individuales.
Sin embargo, asegúrese de proteger los documentos de trabajo y los horarios que contienen información confidencial a través de soluciones protegidas con contraseña o almacenadas en una ubicación de red adecuada. Busque paquetes de software de contabilidad que automaticen la creación de documentos de trabajo y horarios cuando escriba nuevos informes con ellos.
Paso 7: Asigne roles y Establezca Líneas de tiempo
Antes de cualquier otra cosa, debe tener totalmente claro qué información financiera solicitan los auditores. En caso de ambigüedades, solicitar aclaraciones mucho antes de la auditoría para evitar demoras y evitar cargos adicionales. Debe sentirse cómodo haciendo preguntas, exigiendo aclaraciones y buscando ayuda de los auditores. Por lo general, están encantados de responder a preguntas relacionadas con los procedimientos contables relacionados con transacciones poco frecuentes o inusuales.
Obtener información suficiente sobre la preparación de la información a pie de página, que explique aspectos financieros importantes a los auditores. Pueden incluir estimaciones contables como el método de depreciación utilizado, litigios pendientes, contingencias y compromisos, transacciones confusas y otros aspectos relevantes para los estados.
Una vez que sepa exactamente lo que requieren los auditores, asigne cada elemento de la lista de documentos de trabajo, horarios y declaraciones a una persona para que lo revise, dándoles una fecha de vencimiento para ello.
Cuando asigne elementos a los empleados, dele tiempo suficiente para revisar y rectificar cualquier error que puedan identificar. Si es posible, comience con los datos más difíciles, lentos y complejos. No importa qué, todos los estados financieros, cuadros y documentos de trabajo deben estar disponibles para auditoría en o antes de la fecha de auditoría.
Paso 8: Realice una autoevaluación
No debe saltar a la auditoría después de hacer entradas de cierre y equilibrar las cifras en su balance de prueba y balance. Un paso importante antes de la auditoría final es mirar hacia atrás y revisar los estados financieros. Una gran estrategia es tener una lista de verificación de qué información debe divulgarse para asegurarse de que ha divulgado toda la información en las cuentas y las notas a los estados financieros. También debe estar en condiciones de explicar las diferencias de las sumas de años anteriores y los estados de cuentas presupuestados.
Paso 9: Asistir a los Auditores el Día de la Auditoría
Si bien los auditores ya habrán solicitado toda la información requerida anteriormente, todavía pueden exigir explicaciones y documentos justificativos de la información específica divulgada en los estados financieros durante el trabajo de campo. Por lo tanto, su personal clave de finanzas y contabilidad debe estar disponible para atenderlos y proporcionar cualquier información que necesiten.
Su personal no debe tener tiempo libre durante el período crucial de auditoría, y cualquier reunión sin importancia que involucre al personal clave de contabilidad y finanzas debe posponerse o reprogramarse para más tarde. Para realizar un seguimiento del progreso durante la auditoría, puede mantener reuniones breves con los auditores para obtener una lista de elementos abiertos.
Paso 10: Evalúe los resultados
Siga comunicándose con los auditores después del trabajo de campo hasta que emitan el informe de auditoría. En caso de que haya algunos temas abiertos, discuta y establezca una fecha límite con los auditores para la divulgación de información. Si el auditor está dispuesto a asistir a una reunión con la junta directiva y el comité de finanzas o auditoría después del trabajo de campo, asegúrese de que el auditor tenga toda la información sobre la reunión, incluida la fecha, la hora y el lugar.
Además, considere programar una reunión con el personal que trabajó en el proceso de auditoría para divulgar los resultados y obtener comentarios. Esto se llama una reunión posterior a la auditoría, que es extremadamente valiosa para las auditorías financieras de años posteriores.
Conclusiones clave
En resumen, ninguna empresa establecida puede escapar a una auditoría financiera, pero hay formas que pueden facilitar el proceso a medida que avanza en el próximo año financiero. Debe dar tiempo suficiente para prepararse para la auditoría de fin de año. Su capacidad para analizar datos es muy importante durante la preparación, ya que los errores y recomendaciones del pasado lo ayudarán a mejorar las prácticas de presentación de informes.
Además de eso, es igualmente importante mantenerse al día con las últimas normas de contabilidad y darse cuenta de cómo los cambios significativos en sus actividades comerciales afectan los requisitos de auditoría. Sus auditores pueden ser de gran ayuda cuando estudia estos cambios, así como para cualquier transacción inusual que deba reportar. Por último, debe asistir activamente a los auditores durante el proceso de auditoría y evaluar los resultados después. Seguir los pasos mencionados anteriormente lo mantendrá al tanto de su auditoría financiera.