Seguridad de los datos contables: 9 consejos para prevenir la malversación de fondos
Muchos líderes de pequeñas y medianas empresas piensan en la malversación de fondos solo como algo que leen en los titulares de los periódicos o ven en los dramas criminales de la televisión. Pero en realidad es mucho más común de lo que piensas. Un estudio global de PwC de 2020 encontró que casi la mitad de las empresas habían experimentado algún tipo de fraude en los últimos 24 meses. De esos incidentes, casi el 40% fueron perpetrados por personas dentro de las empresas, mientras que un 10% se produjo por colusión entre culpables internos y externos.
Los expertos dicen que las PYMES son en realidad más vulnerables al fraude porque las relaciones estrechas entre los miembros del equipo conducen a un menor escrutinio en asuntos financieros, y a menudo hay menos mecanismos de supervisión formales en el lugar. Debido a que el impacto del fraude en estas empresas es mayor que en las grandes corporaciones, los líderes empresariales deben contar con mejores medidas de seguridad que puedan ayudar a salvaguardar las finanzas de su organización. Estos son algunos consejos sobre cómo proteger a su empresa de la malversación de fondos.
Sea proactivo contra la malversación de fondos
Investigue cuidadosamente a los empleados
Vaya más allá de sus instintos al contratar a cualquier persona que maneje cualquier tipo de transacción monetaria, verifique las referencias y realice verificaciones de antecedentes. Una vez que estén a bordo, mantenga las medidas de seguridad de rutina sin importar cuán cómodo se sienta con el empleado. Las personas que de otra manera son éticas pueden ceder a la tentación, mientras que los estafadores pueden buscar deliberadamente su confianza (y/o ofrecerse voluntariamente durante más horas y responsabilidad) para facilitar la malversación de fondos. De cualquier manera, debe mantener una política de tolerancia cero para cualquier caso de fraude.
Responsabilidades contables separadas
El riesgo aumenta cuando solo una persona maneja todo el mantenimiento de registros financieros y su sistema no permite la verificación cruzada de rutina. Idealmente, sus tareas internas de manejo de efectivo y contabilidad deben llevarse a cabo por separado, con al menos dos empleados verificando indistintamente las transacciones financieras. Por ejemplo, las personas que participan en transacciones en efectivo no deben hacer las conciliaciones bancarias.
Enforce vacations
Por simple que sea, varios tipos de fraude implican aplicar el siguiente pago del cliente a una factura anterior, ocultando el hecho de que se desvió algo de dinero pasado. Esto solo puede continuar si el empleado todavía está presente. Forzar las vacaciones romperá la cadena de eventos.
Establezca controles internos
Sea muy selectivo con respecto a quién confía con los datos financieros y requiera aprobaciones de varios niveles en el procesamiento de cheques, reembolsos de gastos, horas extras, etc. Es posible que desee seguir esta lista de verificación publicada por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados para evaluar si está tomando suficientes medidas preventivas.
Verifique dos veces los estados de cuenta bancarios
Automatice sus informes de conciliación bancaria y revise las actividades sospechosas. Las señales de advertencia pueden incluir cheques faltantes o fuera de secuencia, destinatarios desconocidos o cheques firmados a un tercero en lugar de depositados según las instrucciones.
Mantener auditorías estándar
Mantener un calendario de informes financieros realizados regularmente. También es posible que desee realizar ocasionalmente auditorías inesperadas no programadas dirigidas a sus funciones empresariales más críticas.
Capacite a los empleados en prevención de fraudes
Asegúrese de que todos los involucrados en el aspecto financiero de su negocio estén familiarizados con los procedimientos de prevención y las señales de advertencia, y que sepan qué hacer si detectan un problema. Un sistema de denuncia anónima podría hacer que los denunciantes sean más propensos a hablar.
Mantener las cuentas de negocios y de crédito separadas y seguras
Mezclar las dos puede ser confuso y puede ser problemático cuando se trata de rastrear los gastos comerciales y elaborar informes fiscales precisos. Sea muy selectivo sobre quién puede usar las tarjetas de crédito de la compañía.
Considere la asistencia de expertos
Si un problema de fraude se vuelve demasiado complejo para que lo resuelva por su cuenta, considere contratar a un examinador de fraude certificado que pueda entrar en lo esencial e identificar exactamente lo que está pasando.
Lucha contra la delincuencia: Cómo puede ayudar el software de contabilidad adecuado
Además de los pasos descritos anteriormente, elegir e implementar el software de contabilidad adecuado también puede ayudar en gran medida a prevenir la malversación de fondos ganados con tanto esfuerzo por su empresa. El software de contabilidad en la nube puede ayudar a eliminar los puntos ciegos en sus operaciones que pueden conducir al fraude, al tiempo que proporciona medidas de seguridad sólidas para mantener sus finanzas seguras. Aquí hay algunas cosas que debe buscar en su próxima solución de software de contabilidad.
Pista de auditoría completa
Lo último que necesita es un software que permita al usuario eliminar transacciones a voluntad sin dejar rastro de lo que ocurrió. Desafortunadamente, las soluciones básicas como QuickBooks no mantienen automáticamente registros de todas las transacciones, lo que se vuelve problemático cuando se trata de identificar comportamientos fraudulentos y encontrar dinero perdido. Por lo tanto, las personas pueden eliminar una transacción en QuickBooks sin dejar un verdadero rastro de auditoría, lo que les permite descremar un poco aquí y allá. Por el contrario, la solución de contabilidad basada en la nube Gravity Software® (Gravity) realiza un seguimiento de cada entrada realizada, manteniendo un seguimiento de auditoría completo de cada transacción.
Roles de seguridad predefinidos
Con Gravity, puede controlar exactamente quién puede acceder a qué pantallas de datos, empresas y finanzas, hasta el nivel de atributo de campo. La seguridad basada en funciones completa de Gravity se puede asignar o reasignar a pedido, proporcionando a los usuarios acceso a los datos que se necesitan para realizar su trabajo de manera efectiva.
Transparencia de datos
Con Gravity, los datos que necesita ver siempre están disponibles cuando los necesita en función de la seguridad. Tiene la capacidad de crear paneles personalizados para las métricas empresariales clave más cruciales para sus operaciones diarias, en tiempo real. Mediante la Búsqueda Global o la Búsqueda avanzada, puede ver al instante los detalles de facturas abiertas, pagos y recuentos de inventario, solo por nombrar algunos.
Seguridad en la nube
Dado que Gravity se basa en la nube, no tiene que preocuparse por perder datos que podrían confirmar la actividad fraudulenta. ¿Por qué? Gravity se creó en Microsoft Power Platform (también conocido como Dynamics 365), una plataforma robusta que alberga a más de 5 millones de usuarios en todo el mundo. Obtiene toda la seguridad mejorada de la plataforma, informes financieros completos, interfaz fácil de usar, registros de auditoría completos y replicación automática, todo en un entorno móvil fácil de usar para proteger mejor toda su información y evitar la malversación de fondos en su empresa.
Obtenga más información sobre las valiosas funciones de seguridad de datos incorporadas en el Software Gravity llamando al 844-464-7284 o programe su demostración en línea hoy mismo.