¿Qué Es un Sistema de Punto de Venta (POS) y Cómo Funciona?
Un sistema de punto de venta (POS) administra el punto en el que se paga un artículo o servicio en tiendas minoristas, restaurantes, bares, salones y otros negocios que realizan ventas en persona. Los sistemas POS son el software y el hardware que administran las transacciones de compra, devolución e intercambio. El punto de venta suele ser la caja registradora, el mostrador de pago o el envoltorio de efectivo. Pero no siempre sucede en un mostrador. El punto de venta también puede estar en la acera si un cliente está recogiendo un pedido de click and collect o en el piso de ventas a través de un punto de venta móvil.
Pero los sistemas POS hacen mucho más que manejar el proceso de pago. Aquí está todo lo que necesita saber sobre los sistemas POS, desde cómo funcionan hasta cómo elegir uno que sea adecuado para su pequeña empresa.
¿Cómo Funcionan los Sistemas POS?
En lugar de cajas registradoras torpes, los modernos sistemas POS funcionan en tabletas, computadoras y teléfonos inteligentes. Básicamente, los sistemas POS pueden funcionar dondequiera que estén sus clientes, lo que hace que sea rápido y fácil aceptar pagos siempre que tenga una conexión a Internet estable. Algunos también admiten pagos fuera de línea, en cuyo caso ni siquiera necesita una conexión.
Generalmente es fácil descubrir cómo usar los sistemas POS para procesar transacciones, pero hacen mucho más que eso. Una vez que se completa el pedido, el punto de venta trabaja entre bastidores para ayudar a actualizar los niveles de inventario disponibles, rastrear los datos de los clientes y más.
Características Comunes de los Sistemas POS
Cuando se busca el mejor sistema POS para su pequeña empresa, iniciar con la identificación de las características que usted necesita—hoy y en el futuro. Recuerde, las características específicas que tiene su POS dependen tanto de la plataforma que elija como del plan al que se registre. Algunos tipos de sistemas POS tienen características más limitadas o incluso especializadas, como el mapeo de mesas y la administración de menús para empresas basadas en alimentos, por ejemplo.
Ventas y pago
Un sistema POS crea una experiencia de pago rápida y sin problemas tanto para usted como para sus clientes. Al pagar, agregue fácilmente artículos a una venta a través de un escáner de código de barras o una entrada con pantalla táctil. El total aparecerá al instante con la opción de agregar cupones, puntos de fidelidad u otros descuentos con solo tocar un botón.
El proceso de pago también es un momento perfecto para recopilar información de los clientes que conduce a datos que les sirven mejor. Aquí hay algunas maneras en que los sistemas POS pueden ayudar:
- Recopilar información general de contacto del cliente
- Crear perfiles de clientes para almacenar el historial de compras
- Recopilar inscripciones para boletines de marketing por correo electrónico y promociones
- Inscribir clientes en programas de fidelización
Procesamiento de pagos
Los terminales de tarjetas de crédito significan informes de cargos y conciliación de tickets con ventas. Con los sistemas POS, ya está hecho para usted, haciendo que su final del día sea simple y rápido.
Además, los sistemas POS facilitan la aceptación de tarjetas de crédito dondequiera que realice una venta. Los métodos de cifrado conectan de forma segura los lectores de tarjetas a teléfonos inteligentes y tabletas para ventas móviles y le permiten aceptar pagos en línea a través de su sitio web e ingresar pagos por teléfono utilizando el terminal virtual de su sistema POS.
Gestión de inventario
Las características de gestión de inventario son una de las principales razones por las que las empresas adoptan un sistema POS. Y ahora, casi todos los sistemas POS le permiten crear números de SKU y almacenar datos clave de productos, como:
- Información del proveedor
- Costo al por mayor (precios regulares, de venta y de descuento para artículos)
- Variables (tamaño o color)
- Cantidades de stock actuales
Los sistemas de punto de venta al por menor a menudo tienen funciones para crear e imprimir códigos de barras y etiquetas de envío, así como rastrear pedidos para la recogida en la acera.
Los mejores sistemas POS también ofrecen funciones de inventario avanzadas que le ayudan a administrar órdenes de compra y pronosticar las demandas de productos. Si necesita realizar un seguimiento del inventario en cualquier lugar, un punto de venta mejorará el proceso.
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Los sistemas POS rastrean cada compra hasta los detalles finos, lo que ayuda enormemente en los esfuerzos de marketing de su pequeña empresa. El seguimiento de la información de contacto de los clientes, las compras, los totales, los métodos de pago y las devoluciones no solo es útil en las ventas generales, sino también en las campañas de marketing específicas.
Cuando sabes quién compra qué, quién frecuenta más tu tienda y quiénes son los que más gastan, tus esfuerzos de marketing pueden tener mucho más éxito.
Herramientas de marketing
Las campañas de marketing por correo electrónico son una de las herramientas de marketing más populares dentro de los sistemas POS, ya que crean y administran su lista de contactos de correo electrónico para usted.
Cuando estés listo para enviar correos electrónicos de marketing con promociones, puedes usar los historiales de pedidos de tus clientes para dirigirte a los que tienen más probabilidades de responder. Con los sistemas POS, vincular su historial de pedidos a campañas de correo electrónico lo ayuda a crear campañas mucho más efectivas. Facebook Installer también ofrece soluciones para vender en plataformas de redes sociales como Facebook e Instagram, así como programas integrados de fidelización y recomendación.
Gestión de empleados y equipos
Los sistemas POS también ofrecen una variedad de herramientas de gestión de empleados, con funciones de seguimiento de tiempo, programación, comisiones, programas internos de recompensas, permisos y más.
Algunos también le permiten acceder o integrar la gestión completa de nómina para que sus herramientas de seguimiento de tiempo y nómina estén en un solo sistema automatizado. Algunos sistemas ofrecen esta función directamente, mientras que otros ofrecen esta solución a través de integraciones de terceros.
Informes y análisis
Los sistemas POS rastrean cada venta en detalle—incluso los informes más básicos pueden indicarle qué artículos son los más vendidos y los que se mueven más despacio, lo que lleva a tomar decisiones de compra más informadas.
El seguimiento de ventas también le ayuda a identificar y predecir los repuntes estacionales en ciertas categorías o ventas generales para que pueda planificar su inventario y personal para cumplir con sus ciclos de trabajo. En general, los sistemas POS hacen que sea fácil mantenerse al tanto del análisis de datos minoristas.
Ventas Multicanal centralizadas
Un sistema POS que ofrece ventas multicanal puede conectar sus actividades de ventas en la tienda y en línea en un sistema conveniente y centralizado.
Muchos sistemas POS se integran con muchas plataformas de ventas en línea para sincronizar sus ventas, pagos, clientes e incluso recuentos de inventario entre el sistema en la tienda y los canales de ventas en línea.
Beneficios de los sistemas POS
Los sistemas POS están diseñados para ahorrarle tiempo y aumentar la productividad.
- Ahorra tiempo: Ya sea que usted sea el propietario o un asociado, los sistemas POS ayudan a ahorrar tiempo cuando se trata de tareas de gestión y el proceso de pago.
- Ofrece información: los sistemas POS proporcionan una gran cantidad de datos sobre sus clientes, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones con respecto a su inventario, marketing, objetivos y procesos.
- Se adapta a su negocio: Normalmente, el software de punto de venta siempre viene con actualizaciones oportunas que lo ayudan a mantenerse a la vanguardia a medida que la tecnología evoluciona inevitablemente.
- Automatiza las cosas menos divertidas: Desde la gestión de inventario hasta la programación de empleados, los sistemas POS manejan este trabajo por usted para que pueda concentrarse en sus tareas más importantes.
- Aumenta la precisión: Cuando no tiene que ingresar precios y artículos manualmente, el margen de error se reduce.
- Ofrece opciones de pago flexibles: Dado que la mayoría de los sistemas POS vienen con actualizaciones regulares, su pequeña empresa puede ofrecer los mejores y más recientes métodos de pago. Un estudio de la Reserva Federal muestra la disminución constante de los pagos en efectivo y cheques junto con un aumento en los pagos de débito, crédito y electrónicos.
Para un vistazo más de cerca, echa un vistazo a nuestros principales beneficios de usar un sistema POS.
Hardware de punto de venta
Para pequeñas empresas físicas, necesitará hardware que se conecte con su sistema de punto de venta. La buena noticia: Las pequeñas empresas más simples solo necesitan un dispositivo conectado (escritorio o tableta, por ejemplo) y un lector de tarjetas de crédito.
Aquí hay algunos tipos de hardware a considerar, pero tenga en cuenta que lo que necesitará depende principalmente del tipo y tamaño de su negocio:
Registro
La mayoría de las cajas registradoras ahora tienen la forma de una computadora de escritorio (con monitor), pero muchas empresas siguen utilizando cajas registradoras simples. Las cajas registradoras suelen ser útiles para aquellos que solo necesitan lo mínimo, ya que ya vienen con cajones para efectivo y no se necesitan otras campanas o silbatos.
Dispositivo conectado
Un dispositivo como una tableta o un teléfono inteligente puede tomar fácilmente el lugar de una computadora de escritorio. Las tabletas también se pueden usar con un soporte para facilitar su uso.
Cajón de efectivo
Los cajones de efectivo no son solo un espacio seguro para el efectivo, sino que pueden ser un gran lugar para organizar y guardar recibos de pago con tarjeta.
Impresora de recibos
En estos días, los recibos se pueden enviar por correo electrónico, imprimir o ninguno de los dos. Las impresoras de recibos le brindan la capacidad de proporcionar opciones preferidas para sus clientes y también le ayudan a tener recursos para su propio seguimiento y administración de ventas.
Escáner de código de barras
Los escáneres de código de barras no solo ayudan a agilizar el proceso de pago, sino que también pueden proporcionar a su pequeña empresa la capacidad de administrar y rastrear precios, niveles de existencias y más.
Obtenga más información sobre monitores de pantalla táctil, lectores de tarjetas y accesorios con nuestra guía de hardware POS.
Costos del sistema POS
Tener la capacidad de agilizar sus transacciones tanto para usted como para su cliente no tiene que venir con un precio elevado. Ahí es donde entra en juego la comprensión de la diferencia entre los sistemas POS de servidor y en la nube.
Los sistemas POS de servidor se almacenan localmente y, por lo general, cuestan más que los sistemas en la nube debido a las tarifas de configuración y licencia. Algunos también pueden incluir mantenimiento y tarifas mensuales, además de los costos de hardware.
Los sistemas POS en la nube tienen tarifas de configuración más bajas, pero las tarifas mensuales pueden ser un poco más altas que los sistemas POS de servidor. Sin embargo, hay opciones asequibles (e incluso gratuitas), como Square, por ejemplo, que aún vienen con flexibilidad, seguridad y facilidad de uso.
La forma de determinar cuánto debe pagar por un sistema POS radica en lo que su pequeña empresa necesita para prosperar. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse al decidir su presupuesto:
- ¿Este software satisface mis necesidades?
- Es fácil de usar?
- ¿Me ahorra tiempo?
- debo arrendar, comprar o financiar mi hardware?
- ¿El software y el hardware se escalarán con mi negocio?
- ¿He tenido en cuenta las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito?
- debo pagar mensual o anualmente?
Cómo elegir un sistema de punto de venta
Lo primero es lo primero: Siempre tenga en cuenta las necesidades de su pequeña empresa, tanto ahora como en el futuro. Cualquier sistema POS que elija solo será tan bueno como las funcionalidades que su negocio necesita para prosperar.
Estas son las 10 principales cosas a tener en cuenta al elegir un sistema POS:
Precio
Siempre observe los costos, ya sean tarifas mensuales, de configuración o de procesamiento de pagos.
Lo siguiente en la línea es el costo del hardware que pueda necesitar. Los mejores sistemas POS ofrecen financiamiento sin intereses o planes de pago a plazos en hardware y tienen múltiples planes de precios de software para que pueda comenzar con una opción asequible y actualizar a medida que crece su negocio.
Facilidad de uso
Los sistemas POS deben ser fáciles de usar y requerir poca capacitación para el personal. Algunos de los mejores sistemas tienen videos instructivos, foros comunitarios y demostraciones o modos de capacitación para que los nuevos empleados se sientan cómodos con el sistema.
Procesamiento de pagos
Elija un sistema POS que incluya procesamiento de pagos incorporado o integración con procesadores de pagos populares.
Hardware
Algunos sistemas se ejecutan en hardware genérico, como iPads o tabletas Android, mientras que otros funcionan en sistemas de hardware propietarios. El hardware POS propietario puede ser más duradero; sin embargo, no se puede reutilizar si cambia de sistema en el futuro.
Herramientas de inventario
Todos los sistemas POS tienen algún tipo de seguimiento de inventario, pero los mejores ofrecen niveles de existencias en tiempo real con alertas automatizadas, gestión de órdenes de compra y herramientas de pronóstico.
Informes y análisis
Un buen sistema POS ofrece información sobre ventas, inventario, datos de clientes y empleados. Un excelente sistema de punto de venta también proporciona datos sin procesar, incluye un panel de informes automatizado, ofrece consejos sobre cómo leer y actuar en los informes y ofrece opciones para exportar informes.
Escalabilidad
El mejor sistema POS crece con su negocio. Por ejemplo, si tiene una tienda minorista pero planea vender en línea en el futuro, asegúrese de que su sistema POS tenga una solución de comercio electrónico integrada para que pueda administrar todo su inventario y los datos de los clientes en un solo lugar.
¿Planea abrir tiendas adicionales? Su sistema POS debe ser capaz de administrar múltiples ubicaciones de forma centralizada.
Integraciones
Si confía en otro software para comercio electrónico, contabilidad o nómina, elija un sistema POS que se integre con esos productos. Nota: Muchos sistemas POS también ofrecen esas características, por lo que es posible encontrar un software que lo haga todo.
Atención al cliente
Asegúrese de que su sistema POS ofrezca asistencia telefónica en vivo durante su horario comercial normal para que siempre pueda obtener ayuda de inmediato si surge un problema.
Reseñas de usuarios
Siempre lea las reseñas de usuarios antes de tomar una decisión final. Y, si es posible, hable con los dueños de negocios en su área para obtener su cuenta de primera mano.
Punta: Si usted es una empresa establecida que busca cambiar a un sistema POS desde una caja registradora, es posible que deba cambiar de procesador de pagos. Sin embargo, muchos sistemas están dispuestos a negociar tasas de procesamiento para las empresas por un volumen determinado. Al probar diferentes sistemas, pregunte si pueden igualar o superar sus tasas actuales.
¿Cómo es el Futuro de los Sistemas POS?
En los últimos años, se ha producido un cambio importante en la forma en que los sistemas POS no solo han evolucionado el proceso de pago, sino que también pueden agilizar las tareas comerciales entre bastidores.
Pero una de nuestras mayores experiencias para el próximo año son las oportunidades de cumplimiento flexible. Según el informe de Customer Engagement de 2021 POS & de Retail Consulting Partner, más de la mitad de los minoristas están priorizando las opciones de entrega y recogida, señalando que esto es clave para que las tiendas físicas lo implementen para reducir los impactos en los ingresos continuos de la COVID—19 y otros eventos no planificados.
Estas son algunas de las maneras en que seguiremos viendo que los sistemas POS dan forma al futuro de las pequeñas empresas:
- Mayor flexibilidad para las opciones de pago móvil
- Mayor acceso a los datos de ventas a través de la tecnología en la nube
- Soluciones de marketing más personalizadas
- Datos y análisis que conducen a decisiones de compra más informadas
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Resultados
Los sistemas POS son una necesidad para las pequeñas empresas, ya que ayudan a agilizar las compras, conectan los datos de ventas con los esfuerzos de marketing, brindan flexibilidad a los clientes, administran el producto inventariar y proporcionar herramientas para ayudar a administrar a su personal.
Ahora que sabe qué considerar y cómo funciona un sistema POS, tenga en cuenta estos tres consejos:
- Siempre pida una demostración
- Pruebe varios sistemas POS
- Hable con otros propietarios de pequeñas empresas
También le puede interesar …
- Encuentre el mejor sistema POS para su negocio.
- ¿Busca un punto de venta para su restaurante? Hay algunas consideraciones especiales para elegir un POS de restaurante.
- Compare las cajas registradoras y los sistemas POS para ver por qué la mayoría de las empresas eligen un POS.