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La planificación de eventos no es una tarea fácil. Requiere habilidad, preparación, un equipo estratégico de expertos, por no mencionar grandes cantidades de fondos. Los mejores eventos reúnen a líderes de opinión que pueden proporcionar un valor único a los invitados. El patrocinio de eventos es una táctica bien utilizada para ayudar con la financiación y la entrega de valor para eventos grandes y pequeños.

Pero, ¿cómo encuentran patrocinadores los organizadores de eventos, y vale la pena organizar un evento patrocinado?

Empecemos por el principio.

¿Qué Son Los Patrocinios De Eventos?

El patrocinio de un evento es cuando una organización acepta cubrir parte del costo de un evento a cambio de beneficios promocionales. Un patrocinador es a menudo una empresa, marca, organización sin fines de lucro o individuo que está notablemente involucrado y conocedor de uno de los temas relevantes para el evento.

El(los) patrocinador (es) proporciona (n) los fondos o recursos necesarios en el evento y, a cambio, recibe ventajas en marketing, conocimiento de marca y reputación comercial.

Los tipos de patrocinadores más comunes (y útiles) incluyen:

• Financiero
• Promocional
• Medios de comunicación
• Alimentos y bebidas
• Patrocinio en especie
• Extravagante o único
• Entretenimiento y juegos
• Figuras influyentes o líderes de opinión
• Celebridades
• Políticos
• Mercancía
• Interactivo
• Y más

Hay muchas situaciones en las que el patrocinio puede no estar relacionado, pero la mayoría de las veces, los patrocinadores del evento se alinean con el tema del evento para fomentar una mayor asistencia de una audiencia.

¿Por qué Importan los patrocinios?

Muchos organizadores de eventos pueden preguntarse si vale la pena obtener un patrocinador. Pero los patrocinadores no son algo reservado solo para eventos globales e influyentes. Incluso los eventos más pequeños pueden beneficiarse de ser patrocinados y, confía en nosotros, es importante.

En estos días, los eventos están cambiando rápidamente con las plataformas digitales. La financiación es difícil porque los eventos en línea pueden significar boletos más baratos o incluso entrada gratuita. Con este éxito de ingresos por adelantado, los facilitadores de eventos pueden tener aún más impulso para encontrar un patrocinador para eventos virtuales o híbridos.

Ya sea en persona o en línea, los patrocinadores del evento importan porque:

• Ayudan a cubrir los costos del evento.
• Añaden valor y credibilidad a tu evento.
• Aumentan el interés de la audiencia y atraen a más asistentes.
• Ayudan a tender puentes entre grupos de personas que de otro modo no se habrían conocido.
• Fomentan la participación de la audiencia en los espacios digitales.

Mientras que los patrocinadores son un componente clave de la participación en el evento. Tu audiencia necesita más. Aquí tienes 20 Ideas de Conferencias Interactivas Para Aumentar el Compromiso Con una Audiencia Virtual o Híbrida.

¿Cómo Eliges al Patrocinador Adecuado Para Tu Evento?

Al intentar elegir un patrocinador, debe tener en cuenta dos preguntas clave:

1. ¿Cuáles son los principales objetivos y los resultados ideales de este evento?
2. ¿Qué tipos de organizaciones se beneficiarán más de este evento?

Si puedes responder a estas preguntas con confianza, estás en el camino correcto para hacer una lista de patrocinadores potenciales. Una cosa importante a recordar sobre los patrocinios es que nadie quiere estar de acuerdo en patrocinar algo solo porque suena como un evento ordenado. La compañía o marca que lo patrocina solo lo hará si saben que pueden ganar.

Con eso en mente, aquí hay cinco cosas a considerar durante el proceso de divulgación y selección de patrocinadores.

Conozca a su Audiencia y Su Evento

¿A quién atraerá principalmente su evento? Cualquiera que sea el patrocinador que elija, debe ser relevante, significativo e interesante para sus invitados. El objetivo es ser patrocinado por una empresa o persona influyente que haga que la gente se emocione más por asistir a su evento.

Del mismo modo, ¿qué logrará su evento? Comprenda las cualidades específicas que necesitará buscar en un patrocinador al tener muy claro lo que está produciendo.

Considere patrocinadores Que Se Alinean Con Sus Objetivos

El patrocinio puede hacer o deshacer un evento. Por ejemplo, supongamos que está organizando una gran convención híbrida para emprendedores sobre la productividad en el mundo digital. Un patrocinador obvio y beneficioso para todos sería algo como Zapier o Airtable. Sin embargo, un patrocinador desconocido o irrelevante (por ejemplo, la aplicación de citas, Bumble) probablemente no atraería a esa audiencia específica.

Elija un patrocinador que se alinee con los objetivos generales, el propósito y el nicho del evento. Cuanto más específico sea, más posibilidades tendrá de obtener una gran coincidencia.

Tenga en cuenta los Valores compartidos

Al igual que estar en la misma página con objetivos compartidos es útil para elegir un patrocinador, también lo es tener en cuenta los valores de las empresas a las que se comunica. Hoy en día, los consumidores valoran mucho lo que una empresa específica afirma representar. Los valores, la misión y la ética de cualquier marca en particular pueden aumentar o disminuir el interés de las personas.

Lo mismo puede aplicarse a la reputación de su patrocinador. Considere los tipos de valores en los que se ejecuta su empresa u organización. ¿Qué tipos de patrocinadores estarán en el mismo nivel? O, lo que es más importante, ¿quién sería un patrocinador que actúa como un influencer o modelo a seguir para estos valores compartidos?

Utilice Herramientas en línea para Encontrar Patrocinios

Gracias a la tecnología, ya no tiene que redactar una lista de patrocinadores potenciales y luego sentarse allí y enviarles un correo electrónico frío uno por uno. Ahora, hay herramientas que puede utilizar para aumentar su alcance.

El software de Gestión de patrocinio, como Optimy y Proposify, te permite encontrar, contactar y hacer un seguimiento de los lanzamientos para optimizar tu búsqueda de patrocinio. Incluyen acceso rápido a los contactos, administración de correo electrónico y respuestas programadas.

Busca Patrocinadores de Eventos Similares

Busca en eventos pasados similares al tuyo. ¿Qué patrocinadores tenían? Lo más probable es que si alguien patrocinó un evento exitoso de una industria similar, es probable que acepte hacerlo de nuevo. Dependiendo del tamaño y el alcance de su evento, no hace daño a observar a su competencia.

Cómo solicitar Patrocinio para un Evento

Ahora que sabe cómo elegir el tipo de patrocinador que desea para su evento, ¿cómo puede pedirle exactamente a una persona o empresa que lo haga? Sigue estos pasos para aumentar tus posibilidades de conseguir el patrocinio perfecto.

Escribe un Lanzamiento ganador

El primer paso para conseguir un gran patrocinador es escribir una propuesta de patrocinio de evento. Este es el correo electrónico inicial o contacto de «presentación» que debería impresionar a su patrocinador e interesarlo en asociarse con usted para su evento.

• Explique su empresa y su próximo evento con suficiente detalle, pero manténgalo en unas pocas frases cortas.
• Proporcione ejemplos de quién hablará en el evento, qué productos exhibirá y explique cómo beneficiará al patrocinador.
• Utilice un lenguaje amigable y profesional.
• Incluya toda la información de contacto necesaria para que este patrocinador se mantenga en contacto con usted.

Ofrezca incentivos especiales

Ya sea en su presentación o en conversaciones de seguimiento, ofrezca incentivos especiales para su patrocinador. Esto puede incluir proporcionarles un stand gratuito en el evento, agregar su logotipo o nombre en todos los materiales de marketing para el evento u ofrecerles un lugar para dar una conferencia para promocionar su próxima línea de productos.

Crear y escribir una propuesta de patrocinio de evento que funcione puede ser vital para la preparación de su evento, pero ¿está utilizando la misma consideración para sus asistentes? Echa un vistazo a estas 16 Plantillas de Correo Electrónico de Eventos para Impulsar la Asistencia & Aumentar el Compromiso en 2021.

Get Creative

a Veces, tienes que ser creativo. Piensa en lo que es importante para el patrocinador que estás considerando. ¿Cuáles son las últimas noticias o lanzamientos en los que se están enfocando? ¿Qué están tratando de obtener en su campaña de marketing actual? Qué aspecto de su organización están tratando de construir? Considere cómo su evento podría ayudarlos y apunte a esos puntos específicos cuando se comunique con ellos.

Proporcionar casos prácticos

¿Ha organizado un evento exitoso en el pasado? ¿Qué datos tiene que mostrar para ello, si los hay? Esté abierto a revelar los resultados positivos de eventos anteriores que haya celebrado, o incluso ofrezca estudios de casos y testimonios de patrocinadores anteriores.

Desarrollar paquetes de patrocinio

Puede desarrollar paquetes de patrocinio de nivel bajo, medio y alto para fomentar el acuerdo. Por ejemplo, el nivel más bajo implica abundante marketing en todo el sitio web del evento, las redes sociales y los materiales de folletos, además de un stand gratuito (ya sea digital o en persona) en el evento. El siguiente nivel incluye todo lo anterior, además de un espacio para conferencias magistrales destacado y un video promocional en línea de 1 minuto. El nivel más alto incluye este último, además de una página con la marca en el sitio web y diapositivas de transición con la marca entre las sesiones del evento.

6 Ejemplos de Paquetes de Patrocinio de eventos Hechos Correctamente en un Mundo Virtual e Híbrido

Si vas a crear paquetes de patrocinio, es posible que te preguntes por dónde empezar. Aquí hay algunos ejemplos de patrocinio de eventos de convenciones grandes y ganadoras que tienen lugar digitalmente y a través de tecnología híbrida. De hecho, estos ejemplos son tan buenos que, en general, estos eventos no necesitan llegar directamente a marcas específicas: los patrocinadores acuden a ellos.

INBOUND 2021

INBOUND es un evento de marketing digital organizado en línea. Su página de patrocinadores es simple, pero atractiva con la promesa de visibilidad, conversión e impacto para más de 70,000 asistentes. Eso es un verdadero valor para muchas empresas, grandes y pequeñas. Su táctica funciona porque, dado que ya son un evento conocido, pueden darse el lujo de ser un poco esquivos con sus consultas de patrocinadores.

Universo GitHub

La página de patrocinio de GitHub es otro buen ejemplo de paquetes de patrocinio pensativos. En su página web, incluyeron datos de los datos demográficos que asisten a GitHub, y salpican logotipos de empresas más grandes que idealmente desean tener como patrocinadores. Esta es una gran manera de apuntar a la intención de aquellos que buscan patrocinar.

FinCon 2021

FinCon es un evento híbrido para nerds del dinero de todos los ámbitos de la vida. En su página de patrocinadores y socios, invitan no mostrando paquetes, sino revisando las diversas áreas de experiencia que los patrocinadores pueden asumir. Completa con un breve video de explicación, la página de solicitud está llena de información útil, entusiasmo por este nicho y beneficios de colaboración para todos los patrocinadores interesados.

Simposio de Marketing de Gartner

El Simposio de Marketing de Gartner de 2021 se celebrará de forma virtual. Sus páginas de patrocinadores y expositores incluyen estadísticas detalladas sobre su empresa, menciona eventos exitosos pasados y enumera los beneficios que experimentarán los patrocinadores.

MOMENTUM 2021

El evento de tecnología MOMENTUM de Reuters reúne a líderes en tecnología para discutir cómo las herramientas digitales pueden mejorar el futuro de la humanidad. Su página de inicio de paquete de patrocinio está bien desarrollada y tiene buena reputación, con muchos patrocinadores notables de eventos pasados y presentes. Otra victoria para este ejemplo es que cumplen sus objetivos del evento principal de inmediato, implementando algunos de los puntos clave mencionados en el consejo anterior.

SXSW

South by Southwest, uno de los eventos más grandes de la nación, tiene un ejemplo de paquete de patrocinio de primera categoría en su sitio. Aquí se incluyen la visión general de los beneficios superiores ofrecidos por cada nivel de patrocinio, así como ejemplos de marcas mundialmente conocidas que están tomando las posiciones más preciadas.

Para obtener más información sobre cómo organizar un evento híbrido memorable y exitoso, consulta los últimos episodios de The Event Marketing Show.

Lleve las Oportunidades de Patrocinio de eventos al Siguiente Nivel Con una Sólida Plataforma Virtual de Eventos

Mientras analiza las opciones de patrocinio de eventos, ¿no sería más fácil si hubiera una plataforma con todo incluido que rastreara, administrara y optimizara los detalles de su próximo evento, incluidos los patrocinadores potenciales? Afortunadamente, hay herramientas digitales para ayudar a los organizadores de eventos, ya sea que formen eventos basados en ubicaciones, híbridos o completamente digitales.

SpotMe le ayuda a formular las mejores soluciones posibles con su sistema de gestión de eventos virtual. Integre los datos, las herramientas y la configuración de comunicación que necesita específicamente para su evento. Aprende las formas en que puedes mejorar la experiencia general de tu audiencia. Configure sistemas de gestión de relaciones cuando reúna a posibles patrocinadores de eventos. Para aprovechar cada oportunidad de su próximo evento, reserve una demostración gratuita y comience con SpotMe hoy mismo.