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Cómo Cobrar Más Cuentas Morosas Internamente

Una encuesta reciente realizada por la Fundación de Investigación de Crédito (CRF)-Resumen Nacional de Cuentas por Cobrar Comerciales Nacionales — reveló que, en promedio, el 87% de las cuentas están al día, mientras que el 0,4% tienen más de 90 días de atraso.

Obviamente, las cuentas corrientes no son un problema. Y, es un hecho que los más de 90 días atrasados deben colocarse en una empresa de cobros profesional, o cancelarse, según las reglas comerciales de su empresa.

Pero qué pasa con ese 12,6% que cae en el medio. ¿Aquellos que están vencidos, pero aún no son candidatos para cobros de terceros?

Estos son algunos consejos para administrar esas cuentas morosas y aumentar sus posibilidades de recuperarlas antes de que lleguen a la fecha límite de 91 días y deban entregarse a su agencia de cobros.

Mejorar Sus Posibilidades de Cobrar Deudas Vencidas Internamente

Consejo # 1-Desarrolle una Política de Crédito detallada y bien pensada:

El proceso de cobro comienza con su política de crédito. Los requisitos para extender el crédito, sus términos y condiciones y las acciones que se tomarán cuando una cuenta se convierta en morosa deben estar claramente establecidos. Su personal de ventas y servicio, así como crédito y cobros, deben estar bien versados con su política de crédito. También deben recibir capacitación para explicar la política a los nuevos clientes. Mejor aún, debe tener un documento que describa esta información para que se proporcione a todos los clientes antes de realizar cualquier venta a crédito.

Consejo #2 – Personalice su factura para promover el pago:

La calidad de su factura tiene el mayor impacto en si se realizará el pago y cuándo. El objetivo principal de su factura? Haga que sea fácil para el comprador pagar. He aquí cómo.

• Mantenga el formato consistente para que el comprador sepa dónde encontrar la información esencial.
• Proporcione toda la información que el comprador requerirá para realizar el pago, incluida:
  • La palabra «Factura», por lo que no se puede cuestionar el propósito del documento
  • Su dirección de envío y datos de contacto
  • Su Número de Identificación de empleador (EIN) o número de identificación fiscal
  • Número de orden de compra (si hay una orden de compra)
  • Fecha de la Factura y número de identificación único referenciado
  • Descripción clara de los productos/servicios proporcionados, incluida la fecha de servicio o la fecha en que se envió o entregó el producto
  • Cantidad total adeudada, desglosada, incluidos los cargos por unidad (si corresponde)
  • Pagos de impuestos, si fecha de vencimiento del pago (GST e IVA)
  • Fecha de vencimiento del pago: las estadísticas muestran que los clientes tienden a pagar a tiempo con mayor frecuencia cuando se incluye una fecha específica para el pago en la factura, en lugar de» Vencimiento en el momento de la recepción «o»Pago vencido en un plazo de 30 Días»
  • Condiciones de pago

Consejo # 3-Seguimiento de las facturas antes de que venzan:

Esto no solo ayudará a evitar morosidad, sino que en realidad puede mejorar la relación con sus clientes. Una llamada poco después de que los productos llegaran o antes de la fecha de vencimiento de la factura es un contacto de servicio al cliente efectivo, así como un recordatorio del pago. Pregunte si todo llegó a tiempo, si hay algún problema o pregunta, si la factura es clara y precisa y, por supuesto, si la factura se ha programado o se programará pronto para el pago.

Durante la llamada, recuerde al cliente los términos y la fecha de vencimiento. Específicamente, pregunte si pueden prever alguna razón por la que la factura no se pagaría dentro de los términos.

¡Importante! Mantenga un registro de las respuestas de sus clientes.

Consejo #4: Asigne una clasificación de riesgo a las cuentas morosas para ayudar a priorizar sus esfuerzos de cobro internos:

Por ejemplo, las cuentas de pago lento históricamente se clasificarían de manera diferente a los clientes nuevos, para los que no tiene experiencia de pago. Un cliente nuevo que se convierta en moroso es un riesgo más alto que el cliente a largo plazo que paga habitualmente con 30 días de atraso.

Consejo #5 – Desarrolle un plan de tratamiento de recolección interno específico:

Tener un plan en su lugar creará consistencia y eliminará las conjeturas. Establezca diferentes planes de tratamiento para diferentes niveles de riesgo. Proporcione plantillas estándar para la comunicación escrita y guiones, o puntos de conversación, para el contacto de persona a persona. Este tipo de preparación hará que sus esfuerzos de recolección sean más efectivos y menos estresantes.

Plan de Tratamiento de muestras

La más antigua Factura Fecha	Cuentas grandes >xxx xxxx	Cuentas pequeñas < xxx xxxx
0-30	Llamada y recordatorio de Servicio al Cliente/Ventas 5 días después de la entrega, o 5-7 días antes de la fecha de vencimiento	*Encuesta y recordatorio de Servicio al Cliente enviados 5 días después de la entrega o 7-10 días antes de la fecha de vencimiento
35-40	Llamada de recordatorio # 1 seguida de un correo electrónico que describe los resultados de la llamada	Correo electrónico o carta de recordatorio #1
45-50	Llamada de recordatorio # 2 seguida de un correo electrónico que describe los resultados de la llamada	Correo electrónico o carta de recordatorio #2
55-60	Llamada de escalamiento del supervisor de acreedores al administrador de deudores	Correo electrónico o carta de recordatorio #3
65-70	Llamada de Cobro de Demanda Final seguida de Correo Electrónico o Carta de Demanda Final	Llamada de Demanda Final seguida de Carta de Demanda Final por correo Electrónico
80-85	Refiérase a la agencia de cobros	Refiérase a la agencia de cobros o recomiende el paso a pérdidas y ganancias

*La Encuesta de Servicio al Cliente haría las mismas preguntas que se harían en la llamada de Servicio al Cliente a cuentas grandes. Esto se puede enviar por correo (con un sobre de devolución con franqueo pagado), por correo electrónico o por fax.

Consejo # 6-Considere subcontratar sus cuentas atrasadas antes de los 90 días:

Implementar una política de crédito detallada y una factura (Consejos 1 & 2) son básicos para administrar y cobrar sus cuentas. Sin embargo, si su tiempo y recursos son limitados, una agencia de cobro de primera parte puede ser la respuesta. Estas compañías, y hay un número que manejará cuentas de pequeñas empresas, pueden actuar de manera transparente en su nombre, llevando a cabo Consejos 3 a 5

Consejo #7: Mantenga archivos de crédito e historiales de pago precisos y actualizados en sus clientes:

Esté atento a los cambios en los patrones de pago. Si los ve deteriorarse, tome medidas inmediatas. Ponerse en contacto proactivamente con el cliente puede ahorrarle problemas futuros y, tal vez, puede ayudar a un cliente históricamente bueno a superar una mala racha.

Consejo # 8-No continúe extendiendo crédito a clientes morosos:

Si desea mantener al cliente, negocie un punto medio. Por ejemplo, requiere efectivo por adelantado hasta que se liquide la morosidad.

Consejo #9 – Sepa cuándo dejar ir:

Llega un momento en que necesita aumentar la presión para pagar enviando al deudor a la agencia de cobros profesional. Pero, ¿cómo sabes cuándo dejarlo ir?

1. Si el cliente no devuelve sus llamadas ni responde a sus contactos, envíelo a la agencia LO antes posible. Pueden estar en el proceso de salirse.
2. Si se rompe una promesa de pago, es hora de seguir adelante. Sus esfuerzos posteriores probablemente no resultarán en nada. Pásaselo a tu agencia.
3. La probabilidad de cobrar una cuenta en mora disminuye drásticamente con la duración de la delincuencia. De acuerdo con una encuesta de los miembros de las Agencias de Cobro Comercial de América (CCA of A), la probabilidad de cobrar una cuenta con 90 días de atraso se reduce a solo el 68,9%. A los 6 meses de vencimiento, solo hay un 51,3% de probabilidades de cobro. Si la cuenta envejece hasta 1 año de atraso, la probabilidad de una recaudación exitosa es del 21,4%. La mayoría de las fuentes consideran que los 90 días de atraso son el momento óptimo para enviar su cuenta a una agencia de cobros.

Si bien hacer la venta puede ser una experiencia embriagadora, si no se recoge el dinero en efectivo, puede terminar con un gran dolor de cabeza. Planificar las moratorias y desarrollar una estrategia proactiva, detallada y consistente para manejarlas, antes de que ocurran, ayudará a garantizar que las cuentas vencidas no estrangulen su flujo de efectivo y se conviertan en amenazas para su supervivencia.

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