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5 de mayo de 2020

La ley federal requiere que los empleadores con 15 o más empleados conserven las solicitudes de empleo, los currículos y la información y los documentos de contratación relacionados durante al menos un año después de la creación del documento o la decisión de contratar/no contratar, lo que sea mayor. Si bien los contratistas federales con 50 o más empleados deben conservar estos documentos durante dos años, a menos que el contratista federal tenga menos de 150 empleados o no tenga un contrato gubernamental de al menos 1 150,000, el período mínimo de retención de registros es de un año. Los registros de empleo relacionados con la selección y contratación que los empleadores deben mantener incluyen:

• Anuncios de empleo
• Solicitudes de empleo y materiales de CV (esto se aplica incluso si el solicitante no fue considerado activamente para un puesto vacante porque no cumplió con las calificaciones mínimas o porque no cumplió con todos los requisitos de solicitud.)
• Herramientas y pruebas de detección (Esto incluye copias de las pruebas y los resultados de las pruebas utilizados para evaluar a los solicitantes, incluidas las pruebas que se realizaron en línea.)
• Notas de entrevistas y otros registros relacionados con la decisión de contratar o no contratar (esto podría incluir información sobre el número de solicitantes por sexo, raza y origen nacional.)

Además de ser requerido por la ley, tener esta información en los archivos también puede ser útil para los empleadores en la defensa contra los casos de» falta de contratación». El problema, sin embargo, se debe a la facilidad con la que los solicitantes ahora pueden enviar sus hojas de vida por correo electrónico a los empleadores. Debido al correo electrónico, este requisito de mantenimiento de registros se ha vuelto oneroso para los empleadores, especialmente para aquellos que tienen sitios web. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo examinó recientemente este problema y, junto con algunos otros organismos federales, llegó a algunas directrices que definen quiénes, entre todos los que se ponen en contacto con los empleadores por Internet, por correo o por fax, son verdaderos solicitantes de empleo a los efectos de cumplir con los requisitos federales de mantenimiento de registros. Bajo estas pautas, una persona generalmente se convierte en solicitante cuando:

1. El empleador ha actuado para ocupar un puesto en particular;
2. La persona ha seguido los procedimientos estándar del empleador para presentar una solicitud para el puesto; y
3. La persona ha indicado interés en el puesto en particular.

Esta es una buena noticia para los empleadores, ya que significa que ahora puede tirar todos esos curriculums vitae no solicitados. Sin embargo, para asegurarse de que cumple con este requisito federal, es aconsejable que los empleadores tengan una política escrita sobre el tema que especifique cuándo se aceptarán las solicitudes y los currículos. Los empleadores que no desean curriculum vitae y solicitudes no solicitadas deberían indicarlo en sus sitios web. Cuando se recibe un curriculum vitae no solicitado, es una buena idea notificar a la persona que lo envió que los curriculum vitae no solicitados no se mantienen en el archivo, y que él/ella tendrá que volver a presentar el curriculum vitae para una vacante de trabajo específica en caso de que surja una. Además, cuando se anuncia un puesto, es una buena idea incluir en el anuncio o anuncio de trabajo una fecha límite para la recepción de solicitudes.

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Este artículo se basa en la ley a la fecha publicada en la parte superior del artículo. Este artículo no constituye la prestación de asesoramiento legal, y no crea por sí mismo una relación abogado-cliente con Eskridge Law.