La guía definitiva para tareas y deberes administrativos
Los ejecutivos de la empresa son personas notoriamente ocupadas. Las interminables listas de tareas pendientes, las reuniones consecutivas, la planificación estratégica y más requieren un esfuerzo y una gestión del tiempo sobrehumanos. Entonces, ¿cómo manejan todo esto? Un ejecutivo exitoso posee un arma secreta, un asistente ejecutivo igualmente exitoso.
También conocido como asistentes administrativos, asistentes personales, secretarios ejecutivos o EAs para abreviar, el trabajo de asistente ejecutivo es esencialmente el de guardián, confidente y sistema de apoyo general para ejecutivos de alto nivel.
Los EA son esencialmente una extensión para ejecutivos de alto nivel, lo que significa que normalmente también son el primer punto de contacto para cualquiera que intente comunicarse con ellos. Gestionan sus horarios, preparan informes, proporcionan apoyo administrativo general y participan esencialmente en la mayor parte, si no en todo, de su trabajo.
Para obtener una visión más detallada de la descripción del trabajo de un asesor, consulta el siguiente artículo de esta guía sobre las responsabilidades de un asistente ejecutivo.
La importancia de los asistentes ejecutivos
Debido a los entornos de trabajo en rápida evolución y al avance tecnológico, los asistentes ejecutivos trabajan y ocupan aún más puestos que antes. Atrás quedaron los días en que los EA eran vistos puramente como guardianes de ejecutivos, para responder llamadas telefónicas y recibir mensajes.
La tecnología ahora proporciona a los ejecutivos una gran cantidad de herramientas que pueden llevar a cabo dichas tareas para ellos. Las aplicaciones para tomar notas, las soluciones de programación, las plataformas de viajes de negocios y las plataformas de administración de tareas significan que el nivel de soporte administrativo que necesitan los ejecutivos ha disminuido a lo largo de los años.
Pero los EA están lejos de ser obsoletos. Ahora ocupan un papel estratégico y administrativo. Pasan de ayudar con la toma de decisiones a asistencia técnica, comunicaciones internas, supervisión de viajes de negocios y planificación de eventos, por nombrar algunos.
Las 14 habilidades que poseen los mejores asistentes ejecutivos
Si esta carrera loca pero altamente gratificante parece la adecuada para ti, hemos recopilado una lista de 14 habilidades vitales de asistente ejecutivo para ayudarte a convertirte en un profesional administrativo de primer nivel.
Estar súper organizado
No es de extrañar que los mejores asistentes ejecutivos posean habilidades organizativas de otro mundo. Como EA, básicamente estás a cargo de dos cargas de trabajo extremadamente ocupadas, la tuya y la del ejecutivo para el que trabajas. Usted necesita ser capaz de priorizar todo lo que hay que hacer y verlo de la manera más eficiente posible.
Ser competente en la multitarea también es crucial. No importa lo bien planificado que esté su día, las emergencias y los problemas urgentes que requieren su atención inmediata inevitablemente aparecerán y debe ser lo suficientemente flexible para manejarlos. Una vez que se hayan apagado los incendios, debería poder volver a su horario con facilidad.
Debe estar organizado de manera que cualquier información que usted o su ejecutivo necesite en cualquier momento esté al alcance de su mano.
Sé conocedor de la tecnología
Ya hemos descrito cómo la tecnología ha cambiado drásticamente el trabajo de un EA al proporcionar a los ejecutivos soluciones para algunas de las funciones administrativas más tradicionales. Se espera que los asesores ambientales sean más analíticos y estratégicos en su trabajo, pero también se ha vuelto crucial que sean tecnológicamente competentes.
Los asistentes administrativos deben tener un buen conocimiento de los programas tradicionales de Google y Microsoft Office como Excel y Powerpoint, así como una lista de herramientas y recursos que en última instancia les ayudarán a hacer un mejor trabajo, como Slack, Calend.ly, y viajar para nombrar algunos.
La entrada de datos, la toma de minutos y el mantenimiento de registros son partes importantes de lo que hacen los asistentes ejecutivos, y mantenerse al día con las últimas aplicaciones y soluciones en el mercado definitivamente hará que su trabajo sea mucho más fácil.
El hecho de que más ejecutivos estén utilizando algunas de estas soluciones tecnológicas a menudo significa que los EA a menudo necesitan tomarse el tiempo para ayudarlos con la solución de problemas cuando surge la necesidad.
Sé fresco, tranquilo y sereno
Pregúntale a cualquier asesor cómo ser un mejor asistente personal y probablemente te dirán que es importante saber cómo mantener la calma y mantener la cabeza nivelada en situaciones estresantes. Los ejecutivos de alto nivel normalmente están sometidos a una presión extrema y esto se transmite normalmente a sus asesores expertos.
Mantener la compostura hará que tu vida sea mucho más fácil y te ayudará a lidiar con las muchas crisis que seguramente aparecerán de forma regular.
Sea embajador
Como guardián y representante de su ejecutivo, debe familiarizarse con sus objetivos y valores, así como con los de la empresa. Es necesario comprender el panorama general y tenerlo en cuenta, especialmente cuando se trata de personas externas a la organización.
Tómese el tiempo para comprender los valores, así como el funcionamiento íntimo de la empresa. Conozca a todos los miembros del equipo y cuáles son sus deberes y responsabilidades. Esto garantiza que esté preparado para responder preguntas e incluso tomar decisiones en el mejor interés del ejecutivo y de la empresa.
Sea confiable
Trabajar en estrecha colaboración con un ejecutivo de alto nivel significa que es probable que tenga acceso a información sensible y confidencial de forma regular. Esto podría incluir la información financiera de la empresa, cuestiones de recursos humanos, secretos comerciales, así como ser consciente de (y a menudo tener que resolver) crisis de naturaleza delicada.
Es de suma importancia que mantenga la confidencialidad y discreción por el bien del ejecutivo y de la organización. Perder la confianza del ejecutivo para el que trabajas hará que sea prácticamente imposible para ti hacer tu trabajo.
Ser un excelente comunicador
Un asesor constantemente trata con las personas. Desde el ejecutivo para el que trabajan, hasta otros miembros del equipo dentro de la empresa y clientes y partes interesadas fuera de la organización. Usted es un portavoz del ejecutivo y de la empresa y, por lo tanto, debe poseer grandes habilidades de comunicación, así como habilidades con las personas.
Poseer un conjunto de habilidades que incluye empatía e inteligencia emocional te ayudará a construir relaciones que se convertirán en cruciales para que hagas tu trabajo. Un buen EA está activo en LinkedIn, en Reuniones y ocupado durante eventos sociales, en redes con otros EA y contactos que serán útiles más adelante.
Ser un anticipador experto
Este es un plan complicado y normalmente viene con años de experiencia. Al usar su experiencia y poseer una comprensión de las situaciones potenciales y los hábitos y necesidades de su jefe, un gran asistente ejecutivo puede anticipar y superar los obstáculos antes de que ocurran.
Convertirse en un experto solucionador de problemas de este nivel no solo lo convertirá en un asistente personal invaluable, sino que también ayudará a que su trabajo se sienta mucho más fácil. Crisis tras crisis se puede evitar con un poco de planificación estratégica.
Sea un pensador de pies
Además de poder anticipar problemas, también necesita saber cómo resolverlos sobre la marcha. Como EA, te enfrentarás a innumerables situaciones que no necesariamente tienen soluciones de libros de texto a las que puedas referirte. Tendrá que pensar fuera de la caja y utilizar todas las herramientas a su disposición para llegar al fondo de un problema.
Con esto viene un cierto nivel de autonomía. Tendrá que sentirse cómodo tomando decisiones por sí mismo y hacer esas llamadas espontáneas en el momento adecuado. Por supuesto, es importante entender los límites de tu poder y encontrar el equilibrio adecuado entre ambos.
Sé un negociador agudo
Te sorprenderá lo útil que es esta habilidad en particular para un profesional administrativo. Los asesores expertos dedican mucho tiempo a tratar y comunicarse con proveedores y proveedores de servicios y necesitan saber cómo negociar para obtener los resultados necesarios para la empresa o el ejecutivo. Esto podría ser para las necesidades de viaje de un ejecutivo, encontrar una mesa en el restaurante adecuado para un almuerzo de negocios, obtener la mejor oferta en suministros de oficina o incluso obtener boletos o pases para eventos exclusivos.
El tiempo que habría invertido en redes entra en juego aquí, ya que los asesores electrónicos a menudo usan estos contactos para pedir favores y obtener información interna o recomendaciones.
Sé competente en el arte de la gestión de proyectos
Cuando lo piensas, un asistente ejecutivo es esencialmente un gerente de proyecto encargado de manejar un proyecto único pero altamente complejo. Las necesidades y requerimientos de un ejecutivo de alto nivel. Por lo tanto, un control firme de algunos de los conceptos y prácticas clave de la gestión de proyectos sería de gran ayuda.
A menudo se les encarga la coordinación de eventos, incluida la planificación de eventos de creación de equipos destinados a mejorar la cultura de la empresa. Ser un gran embajador de la empresa (ver punto 4) lo pondrá en una posición más fuerte para ejecutar tales tareas de la manera más eficiente y efectiva posible.
Ser analítico
Como ya hemos mencionado, el avance de la tecnología ha hecho que el papel de asistente ejecutivo sea menos administrativo y más estratégico o analítico. Cuanto más pensador analítico sea, mejor será su trabajo como asesor y más valioso será para los ejecutivos para los que trabaja.
Estará mejor equipado para hacer frente a situaciones delicadas y complejas. A medida que te enfrentas a tener que tomar una decisión tras otra, tu destreza analítica y la atención al detalle serán tu arma secreta. Esto será especialmente valorado por sus empleadores, ya que un asesor a menudo ocupará el papel de asesor no oficial y confidente.
Sea un líder y un jugador de equipo
Como la persona que trabaja en la proximidad más cercana a algunas de las personas clave de una organización, otros miembros del personal a menudo recurrirán a usted para obtener orientación y asesoramiento. Usted posee una visión y conocimiento de las necesidades y deseos de los ejecutivos y de lo que es mejor para la empresa. También tienes la llave de un tesoro de excelentes contactos y conexiones. De vez en cuando, se le pedirá que envíe mensajes al resto de la sociedad, en nombre de la c-suite equipo.
Esto te coloca en una posición de poder, pero también requiere que seas un jugador de equipo. Debe representar al ejecutivo, pero también debe ser alguien a quien la gente sienta que puede recurrir cuando surja la necesidad. La naturaleza de su trabajo significa que tendrá que colaborar con diferentes miembros del equipo en diferentes momentos dependiendo de la situación. Esto es particularmente cierto cuando necesita tomar la iniciativa en proyectos como organizar eventos de creación de equipos, supervisar trabajos de oficina o coordinar la logística de reuniones.
Prepárate para adaptarte
Como probablemente ya hayas deducido, un momento aburrido es una rareza y un lujo para un asistente ejecutivo. Surgen crisis, el teléfono siempre está sonando, los correos electrónicos inundan constantemente y, por supuesto, los ejecutivos requieren atención constante.
El cambio tiene que ser algo que abraces. Debe ser capaz de lidiar con un entorno en constante cambio, pero también evaluar constantemente sus propios procesos y encontrar formas de hacerlos más eficientes y efectivos.
Estar dispuesto a aprender
Cuando su día se mueve a cien millas por hora, encontrar formas de mejorar sus habilidades o incluso aprender otras nuevas puede parecer una tarea difícil. Dicho esto, esta es la mejor manera de avanzar en su carrera y agregar más valor a sí mismo como asistente ejecutivo.
Comience dedicando un poco de tiempo cada semana para mantenerse al día con las últimas noticias y tendencias dentro de su industria y esté atento a las herramientas que podrían ayudarlo a hacer su vida más fácil. Esto por sí solo te pondrá instantáneamente en una posición más fuerte como EA.
Los asistentes ejecutivos son esencialmente el equivalente humano de una navaja suiza para su organización. El conjunto de habilidades descrito en este artículo es bastante extenso y puede parecer un poco desalentador al principio, pero no dejes que te desanime. Si desea sobresalir como asistente ejecutivo, lo primero que debe poseer es la voluntad de asumir este papel intenso pero gratificante y de aprender sobre la marcha. Los errores son inevitables, pero tómalo todo con calma, aprende de ellos y estarás bien.