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El formulario P11D es un formulario legal requerido por HM Revenue & Aduanas (HMRC) de empleadores con sede en el Reino Unido para detallar los equivalentes en efectivo de beneficios y gastos que han proporcionado durante el año fiscal a directores y empleados.

Su empresa se verá afectada por las reglas y regulaciones P11D si sus directores o empleados disfrutan del reembolso de gastos que no están cubiertos por una dispensa y / o beneficios en especie que se pagan directamente a ellos o a terceros, por ejemplo, por el empleo de cónyuges o hijos. Existen tres posibilidades diferentes para organizar dichos reembolsos o prestaciones en especie:

• Un contrato entre el empleado y el proveedor, por el que el empleador realiza un pago en nombre del empleado directamente al proveedor.
• Un contrato entre el empleado y el proveedor, por el que el empleador reembolsa al empleado.
• Un contrato con el empleador y el proveedor, y el empleador realiza un pago en nombre del empleado directamente al proveedor.

¿Cuándo se requiere un P11D?

Se requiere un P11D cuando se han realizado pagos de beneficios o gastos.

¿Qué tipo de gastos y beneficios están incluidos?

• Coches de empresa.
• Asignaciones de kilometraje y combustible para automóviles de empresa.
• Furgonetas de empresa para uso privado.
• Asignaciones de kilometraje y combustible para automóviles privados.
• Motocicletas para uso privado.
• Pagos por uso de teléfonos domésticos.
• Uso de teléfonos móviles y reembolsos.
• seguro médico Privado.Suscripciones y honorarios profesionales.
• Pagos de gastos no relacionados con tarjetas de crédito.
• Pagos de gastos con tarjeta de crédito.
• Alojamiento.
• Préstamos sin intereses y a bajo interés.Activos transferidos.
• Activos puestos a disposición del empleado.
• Trabajar desde casa.
• Cuidado de niños con apoyo del empleador.
• Otros beneficios o gastos, como gastos de guardería, gastos de cónyuge o pareja en viajes de negocios, taxis nocturnos, etc.

Si usted es director de una empresa y su empresa ha proporcionado beneficios o gastos a usted o a sus empleados, la ley le exige que proporcione detalles de estos beneficios a HMRC.

Cuando se proporciona cualquiera de estos beneficios en especie a un director o a un empleado durante el año fiscal, se debe presentar el formulario P11D para cada persona involucrada, así como un P11D(b) para describir las Contribuciones al Seguro Nacional de Clase 1A (NICs) que se adeudan en los pagos. Puede descargar el formulario P11D aquí. Puede descargar el formulario P11D (b) aquí.

Tenga cuidado con las reglas y regulaciones complejas y los próximos cambios

P11D las reglas y regulaciones son complejas, y para empeorar las cosas, las sanciones aplicadas por no presentar declaraciones a tiempo son cuantiosas. Es por esta razón que es bien vale la pena mantenerse al día con sus obligaciones, especialmente teniendo en cuenta la serie de cambios que entrarán en vigor tanto de este y el próximo año fiscal. Aquí tienes una visión general de los cambios que debes esperar en los próximos dos años:

• La introducción de la posibilidad de tratar con P11Ds a través de la nómina de sueldos.
• Cambios en las reglas de dispensa.
• La capacidad de informar de cambios de coche de empresa en línea.
• El tratamiento de beneficios triviales.La exención de reportar ciertos beneficios.

Plazos de presentación de P11D

En este momento, las situaciones particulares en las que se requiere un P11D son cuando se han proporcionado pagos de gastos, beneficios e instalaciones.

La información P11D se recopila hasta el final del año fiscal y los formularios completados deben enviarse a HMRC antes del 6 de julio del mismo año.

Las penalizaciones comenzarán a aplicarse si HMRC no recibe su formulario completo antes del 19 de julio.

Penalizaciones por presentación tardía

Cuando los P11D no se presentan a tiempo, se aplican penalizaciones por cada mes o parte del mes en que una declaración está pendiente y se calculan en £100 por 50 empleados por cada mes o parte del mes. Si su información P11D está vencida, inicialmente recibirá un recordatorio de HMRC antes de la fecha límite del 19 de julio, pero después de eso simplemente recibirá un aviso de multa cuando haya vencido el plazo de 4 meses, lo que significa que se enfrentará a una multa mínima de £400. Por lo tanto, el mensaje es claro; obtenga su información P11D a tiempo.

Lista de verificación P11D

Para completar un P11D, necesitará:

• Referencia de su empleador.
• El nombre de su empleado, Número de Seguro Nacional, fecha de nacimiento y sexo.
• Los detalles precisos del beneficio que se ha realizado, por ejemplo. el precio de lista de un automóvil de empresa, si eso es lo que se informa, o el equivalente total en efectivo del combustible para automóvil o los automóviles proporcionados o los préstamos proporcionados, etc.

Debe incluir el valor total de todos los gastos y beneficios proporcionados durante el año. A partir de entonces, debe ajustar este total para los gastos y beneficios que no atraen a las NIC de Clase 1A. Una vez que haya hecho esto, podrá calcular su Tarjeta NIC de Clase 1A e informarlos utilizando el formulario P11D(b).

Normalmente, los elementos P11D incluirán cosas como alojamiento, automóviles, furgonetas y combustible, préstamos sin intereses y a bajo interés, gastos de reubicación y pagos de asignación de kilometraje, así como pagos de pasajeros. Dicho esto, toda el área de P11D es un tema complejo e incluso se extiende a los beneficios y gastos que se han pagado a familiares y miembros del hogar de directores o empleados.

Hay una gran cantidad de cosas a tener en cuenta cuando compila la información P11D de un director o empleado y es por esta razón que HMRC tiene una guía completa de todo lo relacionado con P11D. La encontrará aquí y nuestra útil lista de verificación P11D accesible desde esta página se puede usar como recordatorio de los beneficios que podrían aplicarse. Esta página del sitio web de HMRC le permite descargar el Formulario P11D, así como proporcionar una guía completa y fácil de seguir sobre cómo completar los formularios asociados con este aspecto de su contabilidad. La guía también cubre lo que debe hacer si necesita reportar cualquier gasto que ya haya procesado a través de su nómina, y proporciona un resumen paso a paso de cómo puede reportar esta información en línea.

Gestión de los gastos y prestaciones a través de la nómina

Durante este año, se introducirá un plan que permitirá gestionar las prestaciones en especie a través de la nómina. Esto significa que las deducciones y reembolsos del impuesto sobre la renta por beneficios que los empleadores proporcionan a los empleados podrán llevarse a cabo a través de PAYE. Este sistema se denominará «payrolling». Aunque se prevé que este sistema de nómina de pagos se aplicará a todas las prestaciones en especie a su debido tiempo, debido a la complejidad de los pagos únicos o fluctuantes, cuando el sistema entre en funcionamiento por primera vez, se limitará a los automóviles de empresa, el combustible para automóviles, el seguro médico y, para empezar, las suscripciones. Cuando el sistema se consolide, se prevé que se incluirán otros beneficios.

Aprovechar la nómina significa que no solo se aliviará de gran parte de la carga de sus responsabilidades de P11D, sino que también podrá reducir sustancialmente el riesgo de enfrentar las fuertes sanciones asociadas con esta parte de su proceso de contabilidad. Si desea obtener más información sobre cómo pagar su P11D, ¿por qué no ponerse en contacto?

Dispensaciones

En ciertos casos, se puede conceder a los empleadores una Dispensa P11D. Esto permite a los empleadores beneficiarse de una dispensa de la obligación de presentar estas prestaciones en especie. Una vez que se ha concedido dicha dispensa, el empleador queda exento de informar de estos gastos y el empleado queda libre de tener que consignarlos en su declaración de impuestos personal y reclamar la deducción por gastos comerciales.

Cambios futuros

Ya ha habido algunas modernizaciones en el sistema P11D y en el futuro puede esperar un número significativo de cambios adicionales con respecto a los informes y la regulación de P11D.

Este es un resumen de algunas de las cosas más importantes que ya han sucedido, así como de las cosas que están en el horizonte P11D:

• Informar en línea de cambios de automóviles de empresa
  • HMRC ha lanzado un sistema que permitirá a los conductores de automóviles de empresa informar en línea de cambios en los beneficios de automóviles y combustible que afectarán a su código tributario. Esto significa que ya no habrá que esperar a que HMRC actualice los códigos fiscales para reflejar los cambios. Este nuevo sistema seguro entra en juego al mismo tiempo que el pago voluntario de prestaciones en especie, como las prestaciones para automóviles de empresa. Esta nómina significará que los cambios en los beneficios del automóvil de la empresa se tendrán en cuenta en tiempo real utilizando el código tributario correcto.
• Beneficios triviales
  • El impacto de la Ley de Finanzas de 2015 significará que habrá una nueva exención legal para los beneficios triviales a partir de 2015/16 y posteriores. En el pasado, los empleadores y el HMRC tenían que concertar acuerdos de concesión en relación con los pagos triviales. En una situación en la que los beneficios son proporcionados por o en nombre de un empleador a un empleado o a un miembro de la familia o el hogar del empleado, estos beneficios estarán exentos del impuesto sobre la renta y del seguro nacional si se cumplen todas las siguientes condiciones:
    • La prestación no es en efectivo ni un comprobante en efectivo, según se define en el artículo 75 de la ITEPA de 2003.
    • El costo de proporcionar el beneficio no excede de £50*.
    • La prestación no se proporciona junto con un acuerdo de sacrificio de sueldo u otra obligación contractual.
    • La prestación no es un reconocimiento de los servicios prestados en el curso del empleo del empleado o antes de este tipo de servicio.
• Exención de reportar ciertos beneficios
  • En una situación en la que se reembolsa un gasto deducible y en la que ese reembolso se realiza fuera de un acuerdo de sacrificio de salario y la cantidad es igual o inferior a la cantidad permitida de los ingresos del empleado, no habrá necesidad de informar.
  • Se harán otras exenciones para los pagos realizados por gastos que se resuelvan de una»manera aprobada». Los empleadores a menudo llaman a este tipo de acuerdo «tarifa a escala» o «pagos a tanto alzado». Una vez más, si estos pagos están fuera de un acuerdo de sacrificio de salario y se cumplen ciertas condiciones, entonces no habrá necesidad de informar.
  • Cuando el HMRC haya aprobado oficialmente una tarifa fija (actualmente denominada «tarifa de escala personalizada») como forma de reembolsar los gastos deducibles, una vez más no habrá necesidad de informar.
• Dispensaciones existentes
  • Cuando estas nuevas exenciones entren en juego en abril de 2016, en términos generales, los empleadores ya no se beneficiarán de las dispensaciones existentes. Sin embargo, para el período provisional comprendido entre ahora y el 5 de abril de 2016, se seguirán concediendo exenciones, pero se fijará que expirarán ese día. La única excepción a esto será cuando se haya acordado una tarifa de escala personalizada. En este caso, se emitirá un aviso para definir los términos de su uso, pero de cualquier manera, no será mayor de 5 años calendario a partir de su fecha de emisión.

Independientemente de si sus Pagos de Gastos y Beneficios son sencillos o si son complejos, debería poder encontrar todas las respuestas que necesita en la guía HMRC. Dicho esto, debido a la importancia de obtener información P11D absolutamente correcta, esto no es algo que deba dejar al azar. Si tiene alguna duda sobre lo que debe incluir en su propio P11D o en un P11D para uno de sus empleados, busque el consejo de su contador o infórmese sobre nuestros servicios P11D.

NOTAS:

* Si se proporcionan beneficios a más de una persona y se considera que no es práctico calcular el costo por persona, se debe suponer un promedio de £50.

* * Los ministros de religión permanecerán exentos del impuesto sobre la renta sobre algunos beneficios y gastos en los que ganen menos de £8,500 al año, pero los beneficios que se consideran gravables deberán ser reportados en P11D debido a la abolición de P9D. En una situación en la que un empleado de cuidado y apoyo reciba comida y alojamiento a través de su empleo, siempre que sea de una «escala razonable», también estarán exentos del impuesto sobre la renta. También se aplicará una nueva exención de las NIC, independientemente de que el trabajador esté empleado directamente o a través de una agencia.