¿Cuáles Son los Métodos Utilizados para Cobrar las Cuentas Por Cobrar?
El proceso de cobro de cuentas por cobrar (A/R) parece bastante simple en papel. Usted proporciona servicios, envía una factura y cobra. ¿Verdad?
No tan rápido. El cobro de cuentas por cobrar puede tomar muchas formas, y muchas de ellas deben usarse en conjunto para obtener los mejores resultados. Mejoremos sus cobros de cuentas por cobrar profundizando en varios métodos.
Principales Métodos Utilizados Para Cobrar Cuentas Por Cobrar
Calcular el ARTE Con Informes de antigüedad de A/R
El primer paso es calcular el estado de pago actual de todos los informes de antigüedad de A/R de la empresa creando un informe de antigüedad de A/R. Este informe rastrea el estado de sus cuentas y ofrece información sobre su capacidad para recaudar fondos a tiempo con una métrica llamada facturación de cuentas por cobrar (ART).
Las altas tasas de arte significan que su empresa tiene procesos eficientes de colecciones de aire acondicionado que funcionan bien. Sus cuentas se «entregan» regularmente, lo que significa que tiene pocas facturas pendientes para cobrar.
Bajo ART significa que es probable que tenga un número considerable de facturas impagadas. Esto indica problemas subyacentes con los que tendrá que lidiar, pero no importa cómo se muevan los datos, es importante saber con qué está trabajando.
Ofrezca a Sus Clientes Planes de Pago flexibles
Cuando el ART es bajo, generalmente significa que los clientes no están pagando como deberían. Si bien esto no es culpa de su empresa, puede tomar medidas para remediar el problema ofreciendo diferentes condiciones de pago.
Puede parecer una concesión, pero es difícil encajar una base de clientes diversa en una política de pago única para todos. Cada cliente puede ser de un tipo de industria diferente, cada uno con su propia cultura y desafíos. Puede aumentar las probabilidades de recibir pagos desarrollando planes de pago personalizados para el mejor interés de todos.
En otra nota, asegúrese de hacer su parte en el proceso. Asegúrese de que todas las facturas enviadas sean claras y completas, sin que falten detalles. Si alguno de estos errores hace que el departamento de contabilidad de su cliente lo saque para una revisión adicional, ese retraso recae sobre usted.
Firmar un Contrato o Crear una Orden de Compra Inmediatamente
Los contratos son un elemento del proceso efectivo de cobro de cuentas por cobrar que a menudo se pasa por alto. Si es posible, haga que los clientes firmen un contrato de inmediato, mucho antes de que comience el trabajo. Esta es una manera fácil de garantizar la seguridad de los pagos y evitar los factores estresantes de trabajar con clientes morosos.
Otro método es crear y cerrar una orden de compra para garantizar que todos los detalles, incluidas las condiciones de pago, se acuerden entre las dos partes. Nunca debe suponer que su cliente recordará ningún detalle, depende de usted incluir la mayor cantidad de información detallada y precisa posible en la factura. Cuantos menos errores haya en sus facturas, menos tiempo pasará persiguiendo estos pagos.
Sea Rápido Al Recordar A Los Clientes Sobre los Pagos
Para la mayoría de las empresas, algunos pagos atrasados son inevitables. Esta es la razón por la que todas las empresas necesitan un proceso de dunning sólido para la eficiencia de las colecciones. Esta es una estrategia de alcance en la que trabajas en persona con clientes tardíos para comprender sus situaciones y desarrollar soluciones.
Idealmente, diseñará cada mensaje con cuidado y tendrá en cuenta la situación única de cada cliente. No recibir el pago oportuno por los servicios prestados es frustrante, pero un proceso de dunning estandarizado puede salvar las relaciones comerciales a largo plazo.
Automatización de A/R
Una de las mejores optimizaciones que puede realizar en su proceso de cobros de A/R es implementar una solución automatizada de cuentas por cobrar. Si nunca ha trabajado con un sistema como Gaviti, es posible que se sorprenda de las formas en que puede respaldar el cobro de cuentas por cobrar.
Las siguientes tareas (entre otras) son ideales para la automatización:
- Gestión de tareas del equipo de cobros
- Métricas de rendimiento en tiempo real equipadas con información procesable
- Procesos de divulgación por correo electrónico y Dunning
- Previsión de pagos
- Puntuación de riesgo
Cada uno de estos procesos puede estimular el rendimiento de las cobranzas a lo largo del tiempo y Software de gestión de A/R detrás de usted.
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Coordinación de Estrategias de A / R para Cobrar Cuentas por Cobrar
La mayoría de las empresas necesitarán aprovechar varias de estas estrategias para controlar sus procesos de cobros de A/R. Sin embargo, entre todas las estrategias, la automatización es la que tiene el mayor potencial de mejora a largo plazo. Si está interesado en un mejor rendimiento de A/R, un flujo de efectivo más sólido, reservas reducidas y menos cancelaciones, la automatización es su respuesta.
Póngase en contacto con nuestro equipo de Gaviti para obtener más información sobre nuestras soluciones y lo que la automatización aporta a su empresa.