Creación de una nueva lista de direcciones para Exchange Online (Office 365)
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Se planteó una pregunta en el grupo Exchange IT Pro de la red Office 365 de Microsoft:
» ¿Hay alguna forma de agregar carpetas al directorio en Outlook, por ejemplo, agregar una carpeta «personal» para que los usuarios hagan clic en ella y aparezca todo el personal? He añadido una foto. Gracias 🙂 Por cierto, estoy usando Office 365 Exchange En línea.»
La captura de pantalla adjunta mostraba la sección Personas de la aplicación Web de Outlook (OWA) y todas las indicaciones eran que la solicitud quería una forma de crear una nueva entrada de «Personal» debajo del árbol de «Directorio» en el lado izquierdo de la pantalla. De forma predeterminada, este árbol incluye entradas para «Todas las habitaciones», «Todos los usuarios», etc.
Mi respuesta fue que una nueva lista de direcciones serviría para el propósito, asumiendo que podría crear un filtro de destinatario para aislar los objetos habilitados para correo que quería mostrar cuando se accediera a la lista. Sin embargo, existen algunas diferencias en la creación de una lista de direcciones para Exchange Online que para Exchange 2013 (documentada en las páginas 345-349 en el capítulo 7 de «Microsoft Exchange 2013 de Adentro hacia afuera: Buzón de correo y Alta disponibilidad»), por lo que aquí hay una breve descripción de lo que se debe hacer.
En primer lugar, como todo lo demás en Exchange, RBAC controla el acceso a los cmdlets que controlan la capacidad de trabajar con listas de direcciones. Como sucede, el rol «Listas de direcciones» no está asignado a ningún grupo de roles administrativos, por lo que la primera tarea es asignar el rol a un grupo de roles adecuado. Siga estos pasos:
- Abra el Centro de Administración de Exchange (EAC) en Office 365
- Haga clic en «permisos»
- Haga clic en «roles de administrador»
- Seleccione el grupo de roles que desea modificar. Elegí «Administración de la organización», ya que es el grupo de roles habitual utilizado por los administradores de inquilinos. Haga clic en el icono del lápiz para editar el grupo de roles.
- Agregue el rol «Listas de direcciones» al conjunto de roles incluidos en el grupo y guarde.
Agregar el rol Listas de direcciones a la Administración de la organización
El siguiente paso requiere PowerShell porque EAC no incluye una opción que le permita crear una nueva lista de direcciones. Inicie PowerShell y conéctese a Office 365 (utilice estos comandos si aún no los tiene en su perfil de PowerShell). Cuando se conecta, RBAC cargará todos los cmdlets que se le permite ejecutar en la sesión de PowerShell, incluidos los cmdlets de Listas de direcciones.
A continuación, ejecute el cmdlet New-AddressList para crear la nueva lista. Debe proporcionar dos datos: el nombre de la lista de direcciones vista por los usuarios y el filtro de destinatarios utilizado por Exchange para extraer elementos del directorio para mostrarlos en la lista. El ejemplo que se muestra a continuación es un filtro muy simple que extrae buzones de correo de usuarios cuya propiedad » StateOrProvince «está establecida en «Ireland».»
New-AddressList –Name 'Ireland Users' –RecipientFilter {((RecipientType –eq 'UserMailbox') –and (StateOrProvince –eq 'Ireland'))}
Ejecución del cmdlet New-AddressList
Normalmente, después de crear una nueva lista de direcciones con Exchange 2010 o Exchange 2013 local, se ejecutará el cmdlet Update-AddressList para actualizar la lista. No tiene que hacer esto para Exchange Online (el cmdlet no está disponible para usted), posiblemente porque cualquier actividad de actualización que pueda absorber una gran cantidad de recursos del sistema se maneja entre bastidores.
De hecho, hay un giro en la forma en que Exchange Online maneja a los destinatarios preexistentes que deben incluirse en las listas de direcciones personalizadas. Básicamente, dado que Exchange Online no pone el cmdlet Update-AddressList a disposición de los administradores, no se evaluará la pertenencia a la lista de destinatarios preexistentes cuyas propiedades coincidan con la consulta de una nueva lista de direcciones. La evaluación solo se produce cuando se crea o actualiza un objeto destinatario, por lo que si crea una nueva lista de direcciones y ya existen destinatarios que deberían estar en la lista, debe actualizar esos destinatarios para «forzar» a Exchange Online a incluirlos en la lista. Para obtener más información, consulte la publicación de Greg Taylor en EHLO sobre el tema.
La nueva lista de direcciones aparece en OWA
Después de un par de minutos, debería poder ir a OWA, acceder a Personas y ver la nueva lista de direcciones en «Directorio», y mejor aún, si el filtro de destinatarios funciona y se ha rellenado la información correcta sobre los objetos que desea mostrar, verá una lista rellenada. El último punto es importante: las listas de direcciones solo pueden funcionar si pueden encontrar objetos de acuerdo con los criterios de filtro que especifique. Si a un objeto le falta algún valor, entonces no se encontrará. Por ejemplo, si un usuario no tiene «Ireland» en su propiedad StateOrProvince, no aparecerá en la vista» Ireland Users».
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